ASSISTANT DE DIRECTION VICE-PRESIDENCE (H / F)

DEPARTEMENT DE L'ESSONNE; Évry-Courcouronnes; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale située en Île-de-France recherche un(e) assistant(e) de direction pour la vice-présidence. Les missions incluent l'accueil physique et téléphonique, l'organisation des agendas des élus, et la rédaction de documents administratifs. Une expérience confirmée en assistanat de direction, idéalement au sein d'une collectivité, est requise. Ce poste offre des opportunités de développement au sein d'un écosystème dynamique et innovant.

Qualifications

• Expérience confirmée en qualité d'assistante de direction, de préférence en collectivité.
• Maîtrise parfaite des techniques de secrétariat.
• Capacité à gérer des situations urgentes avec discrétion.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Organiser et gérer les agendas des élus.
• Planifier et organiser des réunions.
• Rédiger et traiter des documents administratifs.
• Assurer une veille documentaire thématique.

Connaissances

Aisance rédactionnelle

Techniques de secrétariat

Outils bureautiques (Pack Office, Outlook)

Autonomie

Rigueur

Aisance relationnelle

Formation

BTS Assistanat de Direction

Description du poste

Les missions de l'assistant(e) de direction vice-présidence s'articulent en plusieurs axes :

Accueil physique et téléphonique :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner les visiteurs, réceptionner et orienter les appels téléphoniques
• Filtrer et transmettre les messages téléphoniques et mails

Organisation de la vie professionnelle de la Vice-Présidence :

• Organiser et gérer les agendas des élus (VP en charge des collèges et de la réussite éducative et Conseiller délégué en charge du tourisme)
• Traiter le courrier arrivé et départ
• Contrôler les parapheurs
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus

Organisation et planification de réunions :

• Planifier et organiser des réunions
• Organiser la logistique des réunions (réservations de salles, de matériel ; éditions, envois des invitations)
• Constituer, préparer les dossiers et les suivre administrativement à la demande des élus

Traitement de dossiers et saisie de document

• Rédiger, saisir, mettre en forme et éditer tous les types de documents administratifs
• Réceptionner et traiter les 'informations
• Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées
• Trier, classer et archiver des documents

Activités spécifiques :

• Suivre les rapports présentés en commission permanente et en assemblée départementale sur la délégation des élus
• Assurer une veille documentaire thématique (politiques publiques de la délégation des élus)

Issu(e) d'une formation de type BTS assistante de direction, vous disposez impérativement d'une expérience confirmée en qualité d'assistante de direction et idéalement acquise en collectivité ayant déjà travaillé directement auprès d'élus.

Doté(e) d'une aisance rédactionnelle, vous maîtrisez parfaitement les techniques de secrétariat ainsi que les outils bureautiques (Pack Office, Outlook).

Autonome et rigoureux(euse), vous faîtes preuve d'aisance relationnelle et savez-vous adapter à vos différents interlocuteurs. Vous faites preuve de discrétion professionnelle, de confidentialité et savez anticiper et identifier l'urgence.

L'exercice des activités du poste nécessite de la disponibilité quant aux horaires.

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