Assistant de direction transversale H/F – CDI - CMPP/CAMSP/PDAP (91)

Fondation Olga Spitzer; Paris; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Congés trimestriels

Tickets restaurant

Mutuelle & Prévoyance

Plan de développement des compétences

Participation aux frais de transports

Oeuvres sociales (CSE)

Job summary

Fondation Olga Spitzer recrute un(e) assistant(e) de direction transversal pour ses CMPP, CAMSP et PDAP. Sous la directrice, vous assurez le fonctionnement administratif et organisationnel et coordonnez les secrétariats.

Vous pilotez le déploiement du logiciel d'activité, suivez l'activité et les tableaux de bord, et soutenez les équipes sur plusieurs sites dans le respect du secret professionnel.

Qualifications

• Docteurs deviennent non nécessaires mais exigence: diplôme BTS ou DUT pour le poste.
• Expérience min 5 ans dans un poste similaire est exigée.
• Connaissance des outils bureautiques et des outils collaboratifs indispensable.

Responsibilities

• Secrétariat de direction: centraliser les informations et faciliter leur circulation entre la direction, les équipes et les fonctions supports de la Fondation.
• Gérer le suivi administratif du personnel et les aspects RH (embauches, absences, formations, paie).
• Coordonner les secrétariats des établissements et accompagner les équipes sur plusieurs sites.
• Piloter le déploiement du logiciel d'activité et assurer le reporting et les tableaux de bord.

Skills

BTS ou DUT

Expérience 5+ ans

Coordination multi-sites

Maîtrise outils bureautiques

Esprit d'équipe

Discrétion et confidentialité

Education

BTS, DUT

Tools

Logiciel d'activité

Job description

La Fondation Olga SPITZER recrute un(e)

CDI TEMPS PLEIN

La Fondation Olga Spitzer recrute un·e assistant·e de direction pour ses établissements médico-sociaux : Centres médico-psycho-pédagogiques (CMPP), Centre d'action médico-sociale précoce (CAMSP) et Plateforme diagnostic autisme de proximité (PDAP).

Assistant.e de direction transversale – H/F

CDI TEMPS PLEIN

La Fondation Olga Spitzer recrute un·e assistant·e de direction pour ses établissements médico-sociaux : Centres médico-psycho-pédagogiques (CMPP), Centre d'action médico-sociale précoce (CAMSP) et Plateforme diagnostic autisme de proximité (PDAP). Aux côtés de la directrice, vous contribuez au bon fonctionnement des établissements et l'assistez dans l'exercice de ses missions administratives et organisationnelles. Vous assurez également la coordination transversale des secrétariats et pilotez, en lien avec la direction et les équipes, le déploiement du logiciel d'activité.

Missions Principales

• Secrétariat de direction :
• Centraliser les informations et faciliter leur circulation entre la direction, les équipes et les fonctions supports de la Fondation,
• Contribuer à la préparation des documents et dossiers institutionnels : suivi de l'activité, qualité, SSQVCT, logistique et assurer le suivi des décisions,
• Organiser les réunions et échéances institutionnelles.
• Gestion administrative du personnel :
• Participer au suivi administratif des ressources humaines, en lien avec les interlocuteurs concernés (salariés, référents et service RH, service paie) : préparation des embauches, suivi des absences, des formations, des éléments variables etc.,
• Suivre l'annualisation,
• Rédiger des courriers, compte-rendu etc.
• Coordination des secrétariats des établissements
• Accompagner les secrétaires dans leurs missions et l'appropriation des outils,
• Faciliter la coordination administrative des parcours des enfants : accueil, gestion des dossiers et suivi des informations,
• Participer à l'harmonisation des pratiques, des procédures et des outils administratifs, en tenant compte des spécificités de chaque établissement,
• Repérer les difficultés d'organisation et proposer des améliorations à la direction,
• Contribuer à la continuité du fonctionnement des secrétariats et à la qualité de l'accueil des familles.
• Déploiement du logiciel d'activité
• Organiser les étapes du déploiement et coordonner l'harmonisation des pratiques quant à l'utilisation du logiciel : paramétrages, formalisation des consignes d'utilisation et des procédures,
• Contribuer à la fiabilité des données d'activité et à la production de tableaux de bord utiles au pilotage des établissements et à l'élaboration des rapports d'activité annuel,
• Recueillir les besoins des utilisateurs et assurer l'interface avec le COPIL,
• Suivre les difficultés rencontrées et coordonner leur résolution,
• Participer à la formation des utilisateurs et accompagner la prise en main du logiciel.

Profil Recherché

• BTS, DUT,…
• Expérience exigée dans un poste similaire a minima 5 ans
• Une expérience en CAMSP, CMPP ou établissement médico-social constituerait également un atout
• Excellente Maîtrise des outils bureautiques ainsi que des outils collaboratifs
• Aisance avec les logiciels métiers et le suivi des données
• Bonne qualité relationnelle et capacité de travail en équipe
• Capacité à coordonner des interlocuteurs sur plusieurs sites
• Capacité d'observation, d'adaptation, d'organisation et de méthode
• Esprit d'initiative, autonomie et grande polyvalence
• Respect du secret professionnel, sens de la discrétion et de la confidentialité

Salaire & Avantages

• Rémunération : selon l'expérience et la grille conventionnelle (CCN 66)
• Avantages : Congés trimestriels, Congés supplémentaires, Compte Epargne Temps (CET), Tickets restaurant, Mutuelle & Prévoyance, Plan de développement des compétences, Participation aux frais de transports publics (50%), œuvres sociales (CSE)

Informations Complémentaires

• Date d'arrivée : dès que possible
• Lieu de travail : Essonne
• Déplacement à prévoir dans l'ensemble des établissements
• Priorité aux personnes en situation de handicap à compétences égales

Les informations recueillies par la Fondation OLGA SPITZER en tant que responsable de traitement font l'objet d'un traitement informatisé ou non-informatisé destiné à la gestion de votre candidature.

Les destinataires de vos données sont les personnes habilitées des ressources humaines, du poste à pourvoir et le cas échéant les cabinets de recrutement contractuellement liés.

Vos données sont conservées pendant deux ans à compter du dernier contact (candidat non retenu) ou votre période d'emploi, sans préjudice de dispositions législatives ou réglementaires propres à certaines catégories de données imposant une durée de conservation particulière ou la suppression.

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