Assistant de direction transversale H/F – CDI - CMPP/CAMSP/PDAP (91)

Fondation Olga Spitzer; Boutigny-sur-Essonne; Remote; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Congés trimestriels

CET

Tickets restaurant

Mutuelle

Prévoyance

Plan de développement des compétences

Transports publics partiellement remBO

Job summary

Fondation Olga Spitzer recrute un(e) assistant(e) de direction pour ses établissements CMPP, CAMSP et PDAP. Vous travaillerez aux côtés de la directrice et assurerez le secrétariat de direction, la coordination transversale des secrétariats et le pilotage du déploiement du logiciel d’activité.

Vous participerez au suivi administratif du personnel, à l’élaboration des documents institutionnels et à l’harmonisation des pratiques entre les sites, tout en garantissant confidentialité et qualité de

Qualifications

• Expérience exigée dans un poste similaire, min. 5 ans.
• Maîtrise des outils bureautiques et outils collaboratifs.
• Aisance avec les logiciels métiers et le suivi des données.
• Bonne qualité relationnelle et travail en équipe.

Responsibilities

• Secrétariat de direction et centralisation des informations entre la direction, les équipes et les services supports.
• Préparer documents et dossiers institutionnels: activité, qualité, logistique, suivi des décisions.
• Organiser les réunions et échéances institutionnelles.
• Suivre le personnel: embauches, absences, formations et éléments variables.

Skills

Autonomie

Polyvalence

Organisation

Esprit d’initiative

Job description

Assistant de direction transversale H/F – CDI - CMPP/CAMSP/PDAP (91)

Assistant.e de direction transversale – H/F

La Fondation Olga Spitzer recrute un·e assistant·e de direction pour ses établissements médico-sociaux : Centres médico-psycho-pédagogiques (CMPP), Centre d’action médico-sociale précoce (CAMSP) et Plateforme diagnostic autisme de proximité (PDAP).

Aux côtés de la directrice, vous contribuez au bon fonctionnement des établissements et l’assistez dans l’exercice de ses missions administratives et organisationnelles. Vous assurez également la coordination transversale des secrétariats et pilotez, en lien avec la direction et les équipes, le déploiement du logiciel d’activité.

Missions principales :

• Secrétariat de direction:
• Centraliser les informations et faciliter leur circulation entre la direction, les équipes et les fonctions supports de la Fondation,
• Contribuer à la préparation des documents et dossiers institutionnels: suivi de l’activité, qualité, SSQVCT, logistique et assurer le suivi des décisions,
• Organiser les réunions et échéances institutionnelles.
• Gestion administrative du personnel:
• Participer au suivi administratif des ressources humaines, en lien avec les interlocuteurs concernés (salariés, référents et service RH, service paie): préparation des embauches, suivi des absences, des formations, des éléments variables etc.,
• Suivre l’annualisation,
• Rédiger des courriers, compte-rendu etc.
• Coordination des secrétariats des établissements
• Accompagner les secrétaires dans leurs missions et l’appropriation des outils,
• Faciliter la coordination administrative des parcours des enfants : accueil, gestion des dossiers et suivi des informations,
• Participer à l’harmonisation des pratiques, des procédures et des outils administratifs, en tenant compte des spécificités de chaque établissement,
• Repérer les difficultés d’organisation et proposer des améliorations à la direction,
• Contribuer à la continuité du fonctionnement des secrétariats et à la qualité de l’accueil des familles.
• Déploiement du logiciel d’activité
• Organiser les étapes du déploiement et coordonner l’harmonisation des pratiques quant à l’utilisation du logiciel : paramétrages, formalisation des consignes d’utilisation et des procédures,
• Contribuer à la fiabilité des données d’activité et à la production de tableaux de bord utiles au pilotage des établissements et à l’élaboration des rapports d’activité annuel,
• Recueillir les besoins des utilisateurs et assurer l’interface avec le COPIL,
• Suivre les difficultés rencontrées et coordonner leur résolution,
• Participer à la formation des utilisateurs et accompagner la prise en main du logiciel.

Profilrecherché :

• Expérience exigée dans un poste similaire a minima 5 ans
• Une expérience en CAMSP, CMPP ou établissement médico-social constituerait également un atout
• Excellente Maîtrise des outils bureautiques ainsi que des outils collaboratifs
• Aisance avec les logiciels métiers et le suivi des données
• Bonne qualité relationnelle et capacité de travail en équipe
• Capacité à coordonner des interlocuteurs sur plusieurs sites
• Capacité d’observation, d’adaptation, d’organisation et de méthode
• Esprit d’initiative, autonomie et grande polyvalence
• Respect du secret professionnel, sens de la discrétion et de la confidentialité

Salaire & Avantages :

• Rémunération : selon l’expérience et la grille conventionnelle (CCN 66)
• Avantages : Congés trimestriels, Congés supplémentaires, Compte Epargne Temps (CET), Tickets restaurant, Mutuelle & Prévoyance, Plan de développement des compétences, Participation aux frais de transports publics (50%), œuvres sociales (CSE)

Informations complémentaires :

• Date d’arrivée : dès que possible
• Déplacement à prévoir dans l’ensemble des établissements
• Priorité aux personnes en situation de handicap à compétences égales

Les informations recueillies par la Fondation OLGA SPITZER en tant que responsable de traitement font l’objet d’un traitement informatisé ou non-informatisé destiné à la gestion de votre candidature.

Les destinataires de vos données sont les personnes habilitées des ressources humaines, du poste à pourvoir et le cas échéant les cabinets de recrutement contractuellement liés.

Vos données sont conservées pendant deux ans à compter du dernier contact (candidat non retenu) ou votre période d'emploi, sans préjudice de dispositions législatives ou réglementaires propres à certaines catégories de données imposant une durée de conservation particulière ou la suppression.

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