Assistant de Direction H/F (H/F)

FOYER INTERNATIONAL D ACCUEIL DE PARIS; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un centre international d'hébergement à Paris recherche un Assistant de Direction pour fournir un soutien administratif au CODIR et à la fonction RH. Le candidat idéal doit avoir une formation Bac+2 ou équivalente, avec des compétences en gestion administrative et une bonne maîtrise des outils bureautiques. Ce poste est à temps partiel (34h/semaine) et propose un salaire brut mensuel de 31 400€ à 33 400€ en fonction de l'expérience.

Prestations

Primes

Intéressement / participation

Indemnité transports

CSE

Restauration

Qualifications

• Débutant accepté.
• Capacité à assurer la gestion administrative et financière d'une activité.
• Rigueur et précision dans la gestion des tâches.

Responsabilités

• Support administratif du CODIR – gestion du courrier et des appels.
• Organiser des réunions de travail et gérer les fournitures de bureau.
• Participer à la gestion administrative du personnel.

Connaissances

Gestion administrative et financière

Accueil téléphonique

Gestion administrative du courrier

Planification des tâches

Maîtrise des outils bureautiques

Capacité rédactionnelle

Formation

Bac+2 ou équivalents – BTS SAM / GPME

Bac+3, Bac+4 ou équivalents – DUT / Licence pro

Description du poste

Offre n° 199JCVF
Assistant de Direction H/F (H/F)

Le FIAP Paris, centre international d'hébergement et de séminaires, est un lieu atypique situé au cœur du 14e arrondissement. Il combine l'ambiance conviviale d'une auberge de jeunesse et le confort d'un hôtel. L'établissement dispose de 192 chambres, 26 salles de séminaires, ainsi qu'un espace de restauration tendance sur deux étages ouvert sur une terrasse végétalisée. Le FIAP accueille des groupes de jeunes du monde entier, mais aussi des entreprises et associations pour des séminaires, congrès ou formations.

Responsabilités

Sous la supervision de la Responsable administrative & RH, vos principales missions sont les suivantes :
1. Support administratif / secrétariat du CODIR – gestion du courrier, des appels téléphoniques et de l'accueil physique.
2. Organisation et préparation des réunions de travail (calendrier, réservation de salles, restauration, déplacement).
3. Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe.
4. Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, rapports, comptes rendus, rapport d'activités.) à partir des consignes données.
5. Rassembler et mettre à jour les tableaux de bord.
6. Gérer les fournitures de bureau (consommables et matériels courants : commande, inventaires et suivi budgétaire).
7. Rédiger les bons de commande et assurer le suivi des factures.
8. Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire (collecte, traitement, classement et mise à jour).
9. Appui transversal et projets – participer à la mise en œuvre et au suivi des dossiers et projets transversaux du CODIR, en autonomie – assurer la préparation et le suivi des dossiers, effectuer les relances nécessaires et le reporting régulier de l'avancement des activités.
10. Gestion administrative et institutionnelle de l'association (Bureau, CA, AG) – préparer et organiser les réunions du Conseil d'administration, du Bureau, et des Assemblées générales : convocations, dossiers, ordres du jour, logistique, rédaction et diffusion des procès‑verbaux.
11. Assurer le respect des délais, formalités et obligations légales et statutaires (déclarations, dépôts de documents, mise à jour et renouvellement des instances).
12. Assistance à la fonction RH – participer à la gestion administrative du personnel : dossiers salariés, absences, visites médicales, transmission des variables de paie.
13. Contribuer à l'organisation des recrutements et à l'intégration des nouveaux collaborateurs (convocations, contrats, accueil et accompagnement des nouveaux employés).
14. Contribuer à la diffusion des communications RH (notes, règlements, informations internes).
15. Gestion administrative de l'établissement bis – soutenir la direction générale en lien avec le deuxième site : gestion des contrats, demandes de travaux, suivi réglementaire, vérification et centralisation des factures liées au fonctionnement de l'établissement bis (loyers, charges, fournisseurs), préparation des factures et suivi en lien avec le service comptable, passage des commandes de fournitures et de prestations, suivi des livraisons, tenue du tableau des dépenses et des stocks, veille à la conformité réglementaire, préparation et suivi de dossiers en lien avec le directeur général, relances nécessaires et reporting régulier de l'avancement des activités.

Type de contrat

CDI – Temps partiel 34 h/semaine, travail en journée.

Salaire

• Salaire brut mensuel : 31 400€ à 33 400€ (sur 12 mois).
• Primes
• Intéressement / participation
• Indemnité transports
• CSE
• Restauration

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté
• Bac+2 ou équivalents – BTS SAM / GPME
• Bac+3, Bac+4 ou équivalents – DUT / Licence pro

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Bonne maîtrise des outils bureautiques
• Grande capacité rédactionnelle

Savoir‑être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve d'autonomie

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Hébergement touristique et autre hébergement de courte durée

Employeur

Le FIAP Paris est un Centre International de Séjour et de séminaires situé en plein cœur de Paris dans le 14ème arrondissement. Son objectif, tel qu'il a été imaginé et conçu à la fin de la Seconde Guerre mondiale, est de favoriser la rencontre et les échanges entre les jeunes et de lutter contre toutes les formes de discriminations.