Assistant de direction (H/F)

PREFABLOC; Petite-Île; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise spécialisée dans la fabrication en béton à La Réunion recherche un(e) Assistant(e) de direction. Vous optimiserez la gestion administrative du dirigeant, organiserez des événements et gérerez la communication interne et externe. Une expérience de 2 ans et un Bac+3/Bac+4 en gestion sont requis. Le poste implique des déplacements fréquents et une maîtrise de l'anglais.

Prestations

Titres restaurant

Prime de panier

Qualifications

• 2 ans d'expérience indispensable.
• Bonne maîtrise des outils numériques.
• Capacité à apprécier la gestion administrative.

Responsabilités

• Gérer l'agenda et le planning du dirigeant.
• Rédiger des comptes rendus et organiser des réunions.
• Gérer la correspondance et les documents importants.

Connaissances

Appliquer un cadre juridique ou réglementaire

Assurer un accueil téléphonique

Créer, organiser ou coordonner un évènement

Droit du travail

Gestion administrative du courrier

Gérer un planning

Planification des tâches et gestion des priorités

Relayer de l'information

Techniques de prise de notes

Utiliser les outils numériques

Maîtrise de la bureautique : pack Office

Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Définir une stratégie de communication

Mettre à jour un dossier, une base de données

Normes rédactionnelles

Organiser des déplacements professionnels

Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Anglais

Formation

Bac+3/Bac+4 en Gestion des entreprises

Description du poste

Offre n° 199KDQG - Assistant de direction (H/F)

Finalités du poste : L'assistant ou assistante de direction accompagne le dirigeant de l'entreprise afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il, elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder.

Missions principales

• Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil - Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et mail
• Accueil des rendez-vous
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant

• Réceptionner et trier et enregistrer le courrier pour l'ensemble des filiales du groupe
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.).
• Gérer les notes de frais.
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL.).

Communication

• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus.).
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

Missions transverses

• Assurer la gestion administrative et le suivi des contrats et des baux (assurances, leasing, téléphonie, internet, etc.)
• Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
• Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un budget, relance clients.).
• Suivre les procédures d'appels d'offres.

Le poste implique une certaine flexibilité dans l'organisation du travail afin de s'adapter aux priorités et au rythme du dirigeant. Le ou la titulaire pourra être amené(e) à effectuer des déplacements occasionnels, notamment lors de réunions, séminaires ou événements professionnels. (En France ou à l'étranger)

Type de contrat

• CDI
• Contrat travail
• Durée du travail 40H/semaine
• Travail en journée
• Conditions de travail Déplacements professionnels

Salaire

• Titres restaurant / Prime de panier
• Salaire défini en fonction de la grille de salaire BTP Réunion.

Déplacements

Fréquents

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+3, Bac+4 ou équivalents- Gestion des entreprises

Compétences

• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire Cette compétence est indispensable
• Assurer un accueil téléphonique Cette compétence est indispensable
• Créer, organiser ou coordonner un évènement Cette compétence est indispensable
• Droit du travail Cette compétence est indispensable
• Gestion administrative du courrier Cette compétence est indispensable
• Gérer un planning Cette compétence est indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable
• Relayer de l'information Cette compétence est indispensable
• Techniques de prise de notes Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
• Maîtrise de la bureautique : pack Office Cette compétence est indispensable
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Définir une stratégie de communication
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Normes rédactionnelles
• Organiser des déplacements professionnels
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
• Anglais Cette langue est indispensable

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Fabrication d'éléments en béton pour la construction

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