Assistant de direction (H / F)

JOBPUBLIC; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une intercommunalité dynamique à Paris recherche un assistant pour gérer diverses missions administratives. Le candidat idéal doit avoir un Bac +2, 1 à 3 ans d'expérience et une maîtrise du Pack Office. Des compétences en communication, rigueur et autonomie sont nécessaires. Ce poste offre un environnement de travail agréable et de nombreux avantages, dont la prise en charge partielle du pass Navigo.

Prestations

Travail de 40h/semaine avec 2 jours de RTT par mois

Environnement de travail agréable

Restauration inter-entreprise

Prise en charge de 75 % du pass Navigo

Accès au CNAS

Qualifications

• Diplôme d'assistant de direction ou équivalent.
• 1 à 3 ans d'expérience dans une fonction similaire.
• Motivation, rigueur et bonnes compétences organisationnelles.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique.
• Suivi du courrier et gestion de la communication.
• Mise à jour de bases de contacts et élaboration de tableaux de suivi.
• Suivi administratif et appui à l'organisation de réunions.
• Gestion de la commande publique et archivage de documents.
• Suivi des congés et des jours de télétravail.

Connaissances

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Techniques d’expression orale et écrite

Sens de l’organisation et autonomie

Organisation d’agenda

Maîtrise du Pack Office

Capacité à travailler en équipe

Rigueur et fiabilité

Formation

Bac +2 en assistanat de direction

Outils

Pack Office

Description du poste

Job Description

Créée le 1er janvier 2016, la Métropole du Grand Paris est une intercommunalité de 7,2 millions d’habitants qui regroupe 130 communes et 11 établissements publics territoriaux. Elle porte un projet métropolitain ambitieux, unique et nécessaire et déploie des actions d’envergure sur son territoire. Son intervention, est définie dans le cadre de l’exercice de ses cinq compétences : développement et aménagement économique, social et culturel ; protection et mise en valeur de l’environnement et du cadre de vie ; aménagement de l’espace métropolitain ; politique locale de l’habitat ; gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations.

Rejoindre la Métropole du Grand Paris, c’est intégrer une administration de mission innovante, dynamique et agile. Venez contribuer à la réalisation de projets métropolitains d’envergure au sein d’une collectivité en pleine croissance.

Ensemble, construisons une métropole à la hauteur des défis de demain !

Votre mission au quotidien :

La direction de la Cohérence Territoriale et de l’Information Géographique est composée de deux services, le service «Cohérence territoriale» et le service «Information géographique».

La direction pilote l'élaboration et le suivi des documents de planification métropolitains au premier rang desquels le schéma de cohérence territoriale (SCoT). Elle contribue à l'élaboration des documents de planification thématiques élaborés par la Métropole. Elle assure le suivi de l'élaboration des documents de planification portés par les autres collectivités territoriales (SDRIF, PLUi, etc.).

Elle est responsable de la production cartographique et du développement des usages de la carte par les directions métiers. Il sécurise les applications cartographiques et l’accès aux données, gère la base de données dédiée et contribue à la démarche «open data» de la Métropole.

Dans le cadre d'un remplacement congé maternité, vos principales missions seront les suivantes :

• Accueil physique et téléphonique ,
• Suivi du courrier arrivée et départ : rédaction de courriers type, suivi des courriers et parapheurs dans le circuit de validation, tableau de bord de suivi…,
• Création et mise à jour régulière de bases de contacts (communes, EPT, élus, PPA, contacts Urbanisme, etc.),
• Élaboration et mise à jour de tableaux de suivi pour l’ensemble de la direction,
• Suivi administratif (suivi des procédures, recueil des recommandés, etc.),
• Appui à l’ organisation de réunions pour les agents de la direction, appui à la préparation de présentations et visuels pour les réunions, constitution de dossiers de réunions et reprographie , participation aux réunions et rédaction des comptes rendus
• Rédaction, mise en forme et valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes-rendus, etc.)
• Suivi de la commande publique en articulation avec le Service Administratif et Financier (demande de devis, bons de commande, suivi des marchés et de la facturation)
• Classement et archivage de documents et des répertoires de travail (Sharepoint)
• Suivi des congés et jours de télétravail de la direction
• Astreintes du pool des assistantes opérationnelles lors des congés
• Commandes de fournitures auprès du service des moyens généraux

Vos compétences utiles :

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et du cadre particulier d’intervention de la Métropole
• Techniques d’expression orale et écrite
• Bon sens de l’organisation , esprit d’initiative et autonomie
• Organisation d’agenda , prise de rendez-vous
• Maîtrise de l’ensemble des outils du Pack Office
• Capacité à travailler en équipe
• Rigueur , fiabilité et discrétion

Conditions d’accès au poste :

• Niveau d’étude souhaité : Bac +2
• Formation requise : Assistanat de direction, assistant manager
• Années d’expérience (minimale) dans le poste visé ou équivalent : entre 1 et 3 ans sur des fonctions similaires
• Cadre de catégorie B, filière administrative et catégorie C, adjoint administratif

Informations contractuelles

Pourquoi nous?

Travailler à la Métropole du Grand Paris c’est ainsi bénéficier de nombreux avantages vous garantissant des conditions optimales pour accomplir vos missions :

• Rythme de travail de 40h / semaine permettant de générer 2 jours de RTT / mois
• Environnement de travail agréable et des locaux très bien équipés
• Restauration inter entreprise au sein du bâtiment et accès au restaurant municipal de la ville de Paris et celui de la Caisse des dépôts
• Prise en charge du pass Navigo 75 %
• CNAS (Comité National d’Action Sociale)

Pour aller plus loin :

Votre futur N+1 :

Corentin RAUX - Directeur de la Cohérence Territoriale et de l'Information Géographique

Corentin Raux | LinkedIn

Requirements

Diplôme préparé durant le contrat d'apprentissage : Licence ou Master spécialisé dans les domaines suivants : contrôle de gestion, finance, administration des collectivités.

Nous recherchons Un personne motivée, rigoureuse et organisée. Des connaissances des logiciels bureautiques. Goût du chiffre, de l’analyse et de la synthèse. Bonne communication. De la discrétion et de la neutralité.