ASSISTANT DE DIRECTION F/H

Ville de Nanterre; Nanterre; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restaurant d’entreprise

Mutuelle et prévoyance

Indemnité kilométrique vélo

Résumé du poste

Ville de Nanterre recherche un assistant de direction au sein de la Direction des Ressources Humaines. Vous assurez la circulation des informations, organisez les réunions et veillez à l’application des procédures internes.

Vous reportez au directeur et à la directrice adjointe, gérez l’agenda, les courriels et les dossiers, et vous participez à l’amélioration des processus RH tout en garantissant confidentialité et disponibilité.

Qualifications

• Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistante de direction.
• Connaissance du fonctionnement des instances délibératives communales et du dialogue social.
• Qualités d’écoute, adaptabilité et sens de l’organisation.
• Maîtrise des outils bureautiques et respect de la confidentialité.

Responsabilités

• Assurer la circulation et le traitement de l’information au sein de la DRH et du comité de direction.
• Réaliser et diffuser les comptes rendus des réunions et organiser les réunions et l’agenda du directeur et de la directrice adjointe.
• Gérer les appels téléphoniques et l’agenda, suivre les congés des managers et archiver les documents.
• Diffuser aux managers les informations nécessaires au bon fonctionnement de la DRH, suivre les procédures et les délais.
• Participer à des projets innovants d’une ville en transformation et concilier vie professionnelle et personnelle.

Connaissances

Secrétariat

Assistant/e de direction

Rédaction écrite

Organisation

Confidentialité

Outils

Suite bureautique

Description du poste

Avec 97 453 habitants au 1er janvier 2021, Nanterre est la sixième ville d'Ile-de-France. C'est aussi un important pôle d'emplois (95 319 salariés), d'équipements et une ville universitaire d’envergure.

La Direction des Ressources Humaines pilote une stratégie ambitieuse de transformation, au service des 2 500 agents permanents de la collectivité. Engagée dans la modernisation de ses pratiques, elle s’organise autour de cinq services :

• Formation et développement des compétences
• Accompagnement - Mobilité - Recrutement
• Gestion administrative du personnel
• Conditions et qualité de vie au travail
• Pilotage des ressources et SIRH

Vous rejoindrez une DRH en pleine évolution, au cœur des dynamiques de professionnalisation, et de digitalisation des processus.

Les enjeux et vos missions

• Rattaché au directeur des ressources humaines et à sa directrice adjointe, l’assistant(e) de direction est une fonction clé dans le fonctionnement d’une direction des ressources humaines de plus de 70 agents en phase de réorganisation et de montée en puissance
• Ce poste est tenu d’assurer au quotidien la circulation et le traitement de l’information au sein de la direction des ressources humaines et plus particulièrement au sein de son comité de direction et avec le secrétariat de la direction générale, les directions opérationnelles et les organisations syndicales
• Gestion des appels téléphoniques et de l\'agenda du directeur et directrice adjointe
• Organisation et planification des réunions et rendez-vous
• Organisation et participation aux réunions de direction, rédaction et diffusion des comptes-rendus
• Réalisation et mise en forme de documents : notes, courriers, e-mails
• Organisation du suivi, du classement et de l\'archivage des documents
• Diffusion aux managers des informations nécessaires au bon fonctionnement de la Direction
• Suivi des congés des managers de la direction

Instruction et suivi des dossiers spécifiques :

• Responsable de la cellule Accueil/courrier (2 agents) de la DRH
• Référent(e) courriers au niveau de la direction dans une démarche d’amélioration de la qualité du traitement des réponses aux usagers : suivi administratif des courrier via le logiciel de dématérialisation du courrier, veille au respect des procédures et délais de traitement du courrier de la direction
• Suivi du circuit des dossiers (procédures, délais), en particulier ceux soumis à validation des instances municipales
• Référent(e) Archives

Votre profil

• Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistante de direction
• Maîtrise des règles d’expression écrite et orale
• Connaissances du fonctionnement des instances délibératives communales et instances du dialogue social
• Qualités d’écoute
• Capacités d’adaptation et organisationnelles
• Sens aigu de l’organisation
• Maîtrise des outils bureautiques exigées
• Discrétion, disponibilité et respect de la confidentialité
• Connaissance de l'environnement territorial (organisation, fonctionnement, enjeux) et de la fonction publique territoriale (bases statutaires)
• Avoir la possibilité de prendre part aux projets innovants d’une ville en transformation et tenant compte des défis sociaux et écologiques
• Avoir accès à une organisation de travail en faveur de la conciliation d’une vie professionnelle et d’une vie personnelle
• Travailler au cœur d’une ville dynamique accessible en transports en commun (RER, bus)
• Accéder à une politique RH active source d’évolution professionnelle, de développement des compétences et de reconversion professionnelle
• Profiter d’une politique de rémunération et d’avantages sociaux attractifs : régime indemnitaire, accès au restaurant d’entreprise, participation à la mutuelle et à la prévoyance, indemnité kilométrique vélo, Comité national d\'action sociale etc…

Vous n\'êtes pas fonctionnaire de la fonction publique ? Vous pouvez tout de même candidater en tant que contractuel (contrat de 6 mois à 3 ans renouvelable).