Assistant de direction et vie institutionnelle (H/F)

UNIVERSITE D'AIX MARSEILLE; Marseille; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université renommée à Marseille recherche un(e) Assistant(e) de direction pour soutenir l'équipe de direction de la Fondation Amidex. Le candidat idéal aura une expérience de 2 ans, une formation Bac+2 et devra gérer les plannings et les événements en assurant une bonne communication interne. Ce poste implique une charge de travail de 35 heures par semaine et un contrat à durée déterminée de 24 mois.

Qualifications

• 2 ans d'expérience dans un rôle similaire est indispensable.

Responsabilités

• Préparer les calendriers et rétroplannings pour les instances de la Fondation.
• Piloter l'organisation des événements de la Fondation.
• Veiller à la circulation de l'information avec les parties prenantes.
• Assurer les missions de gestion financière relatives aux événements.

Connaissances

Gérer un planning

Organiser des déplacements professionnels

Piloter une activité

Planification des tâches et gestion des priorités

Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Assurer un accueil téléphonique

Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier

Relayer de l'information

Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Formation

Bac+2 ou équivalents

Description du poste

Offre n° 199NGKF
Assistant de direction et vie institutionnelle (H/F)

Acteur stratégique d'Aix-Marseille Université, la Fondation constitue un levier majeur de financements et d'accompagnement de projets scientifiques et académiques de grande ampleur, avec une ambition forte : contribuer à l'excellence et au rayonnement de la recherche et de la formation à l'échelle nationale et internationale. Dans un environnement en constante évolution, la Fondation doit : Articuler ses actions avec la stratégie globale d'Aix-Marseille Université et ses services ; Collaborer étroitement avec les unités de recherche, les composantes (UFR, écoles, instituts) et de nombreux partenaires (organismes de recherche, collectivités, acteurs économiques) ; Garantir la transparence, la qualité de gestion et l'évaluation de l'impact de ses dispositifs, notamment dans le cadre du programme France 2030. Rejoindre la Fondation Amidex, c'est participer à une mission à haute valeur ajoutée, au service de projets structurants pour le territoire et au cœur des grands enjeux scientifiques, économiques et sociétaux.

Vos missions Rattaché(e) aux co-directeurs et au Vice-Président délégué à la Fondation, vous jouerez un rôle clé dans le soutien et l'organisation administrative de la Fondation Amidex et de son équipe de direction. Vous contribuerez à la bonne gestion des moyens internes de la gouvernance de la Fondation. Vous serez en charge de : Préparer les calendriers et rétroplannings relatifs aux instances de la Fondation et assurer la réalisation de toutes les missions y afférent, en veillant au respect des procédures administratives (invitations calendaires, recensement des membres conviés, gestion des parapheurs, constitution des dossiers documentaires, consultation de la Présidence pour validation des supports, comptes-rendus de séance) ; Piloter, aux côtés de la chargée de communication et de l'équipe de direction, l'organisation : Des Boards Stratégiques de la Fondation et le déplacement des experts ; Des événements et conférences visant à promouvoir l'activité de la Fondation ; Constituer les dossiers pour, et organiser, les réunions de la Direction (Présidence, Gouvernance, Direction Générale des Services, directions et services centraux, unités de recherche et composantes du Site) ; Veiller à la circulation de l'information avec les parties prenantes de la Fondation ; Garantir la représentation de la Fondation par la Direction dans tout événement ou instance nécessitant sa visibilité ; Articuler l'activité de l'assistanat de direction avec les membres de la Fondation et les accompagner dans leur démarche administrative ; Contribuer à la démarche qualité de la Fondation, en assurant la conformité des dossiers d'ordre administratif et en co-définissant une méthodologie d'archivage numérique et matériel des éléments de preuve ; Assurer les missions de gestion financière relatives aux événements de la Fondation et aux déplacements de l'équipe de Direction et de la Vice-Présidence.

Type de contrat CDD - 24 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaine Travail en journée

• Salaire brut : Mensuel de 2308.0 Euros à 2564.0 Euros sur 12.0 mois

Déplacements : Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents

Compétences

• Gérer un planning Cette compétence est indispensable
• Organiser des déplacements professionnels Cette compétence est indispensable
• Piloter une activité Cette compétence est indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier
• Relayer de l'information
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Employeur

2000 à 4999 salariés

Avec ses 74 000 étudiants, 8 000 personnels, 130 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes de recherche, et un budget de 750M €uros, Aix-Marseille Université se positionne au premier rang des universités françaises et francophones. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France sont couverts. Aix-Marseille université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. Mme Emma VALENCIA