Assistant de Direction et Office Manager F/H

Ernst & Young Advisory Services Sdn Bhd; Rouen; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

RTT

Mutuelle avantageuse

Carte titre-restaurant

Remboursement transports 75%

Aide financière pour achat vélo

Entrée musée Louvre/Eugène-Delacroix

Accès Opéra de Paris

Job summary

EY Rouen recrute un Assistant(e) de Direction et Office Manager F/H en CDD pour janvier 2027 jusqu’à fin juillet 2027.

Vous assurerez le support de direction et la coordination opérationnelle du bureau, en lien avec les collaborateurs, notamment la gestion d’agenda, les déplacements, la préparation des réunions et le suivi administratif.

Profil Bac+2, expérience ≥3 ans, maîtrise de Microsoft 365 et anglais, sens de l’organisation, discrétion et sens du service.

Qualifications

• Formation Bac+2 minimum exigée.
• Maîtrise avancée de Microsoft 365 et outils de planning.
• Expérience ≥3 ans en assistanat de direction/office management.
• Anglais écrit et oral apprécié.

Responsibilities

• Gestion et priorisation de l'agenda de l'associé et organisation des rendez-vous.
• Organisation des déplacements et logistique associée.
• Préparation des réunions et supports; rédaction et mise en forme de documents.
• Gestion du fonctionnement quotidien du bureau et coordination avec les équipes.
• Suivi des notes de frais et dossiers administratifs.

Skills

Anglais (écrit et oral)

Anticipation et organisation

Discrétion & confidentialité

Travail en équipe

Education

Bac+2 minimum

Tools

Microsoft 365

Outils de planning

Rédaction de documents

Job description

Assistant de Direction et Office Manager F/H

Chez EY, nous sommes « All in » pour façonner votre avenir en toute confiance. Ensemble, nous orienterons votre carrière selon vos aspirations. Rejoignez EY et contribuez à construire un monde meilleur.

Notre opportunité

Nous recrutons un(e) Assistant(e) de Direction et Office Manager F/H en CDD pour notre bureau de Rouen. Le poste est à pourvoir à compter de début janvier 2027 et jusqu’à fin juillet 2027.

Ce que nous proposons

Rattaché(e) à l’associé responsable du bureau, vous assurez son support de direction et contribuez activement à la coordination opérationnelle du bureau de Rouen, en lien avec les collaborateurs

Dans un environnement stimulant et exigeant, et dans une logique de proactivité permanente, vous assurez notamment les missions suivantes :

• Gestion et priorisation de l’agenda de l’associé responsable du bureau, identification des conflits de planning et organisation des rendez-vous ;
• Organisation des déplacements et éléments logistiques associés ;
• Préparation des rendez-vous et réunions : collecte des contributions, consolidation des ordres du jour, préparation des supports.;
• Organisation des réunions internes ou clients et gestion logistique de certains événements ;
• Coordination du fonctionnement quotidien du bureau;
• Suivi administratif des lettres de mission, renouvellements de mandat, rapports et autres documents liés aux missions clients ;
• Préparation et suivi des circuits de signature électronique, des relances, des échéances et de l’archivage ;
• Rédaction, correction et mise en forme de documents, support administratif aux propositions de services et appels d’offres ;
• Coordination des arrivées et départs des collaborateurs et contribution à l’intégration des nouveaux arrivants ;
• Gestion du fonctionnement courant du bureau : accès, visiteurs, fournitures, commandes, fournisseurs, équipements et coordination avec les fonctions support ;
• Saisie et suivi des notes de frais de l’associé responsable du bureau ;
• Tous types de travaux liés à un assistanat de direction et à un office management de haut niveau.

Cette liste n’est pas exhaustive.

Ce que nous recherchons

De formation Bac+2 minimum, vous maîtrisez les fonctions avancées de Microsoft 365 et êtes à l’aise avec les outils numériques de planning, d’achats, de signature électronique et de suivi administratif.

Vous justifiez d’une expérience d’au moins 3 ans en assistanat de direction, idéalement complétée par une expérience en coordination de bureau ou en office management. Vous êtes habitué(e) aux processus d’une grande organisation et savez travailler avec des interlocuteurs variés.

Vous êtes à l’aise en anglais à l’écrit comme à l’oral.

Les principales qualités requises pour ce poste sont :

• La fiabilité, la proactivité et l’autonomie ;
• L’engagement, l’implication, la discrétion et le respect de la confidentialité ;
• Les qualités d’organisation et d’anticipation, ainsi qu’un excellent sens des priorités ;
• La rigueur documentaire et la capacité à assurer simultanément le suivi de plusieurs échéances ;
• L’agilité et la flexibilité ;
• L’aisance relationnelle, le sens du service et l’aptitude à travailler en équipe ;
• La capacité à coordonner de nombreux interlocuteurs internes et externes ;
• La capacité à identifier les risques ou les blocages et à alerter de manière appropriée.

Ce que nous vous offrons

• Le développement de vos compétences et des expériences uniques au sein d’un environnement de travail diversifié et inclusif.
• Un environnement de travail flexible #Smartworking@EY.
• L’opportunité de découvrir d’autres cultures en travaillant au contact d’équipes connectées à l’échelle mondiale et grâce à nos programmes de mobilité à l’international #Mobility4U.
• Un package complet: des RTT, une mutuelle avantageuse, une carte titre-restaurant, le remboursement de votre abonnement de transports en commun à hauteur de 75% ou une aide financière pour l’achat d’un vélo.
• De nombreux autres avantages : l’entrée gratuite aux musées du Louvre et Eugène-Delacroix, un accès privilégié à l’Opéra de Paris.

Le processus de recrutement est composé de 3 entretiens. Les entretiens, menés à distance et en présentiel, permettent d’échanger sur votre parcours, d’évaluer vos compétences et de répondre à vos questions

Dans le cadre de sa politique Inclusion, EY étudie, à compétences égales, toutes candidatures dont celles de personnes en situation de handicap.

EY s'engage à créer de la valeur pour ses clients, ses collaborateurs, la société et la planète, tout en renforçant la confiance dans les marchés financiers. Grâce à la data, à l'intelligence artificielle et aux technologies avancées, les équipes aident les clients façonner l’avenir avec confiance et à développer des solutions pour les enjeux d’aujourd'hui et de demain. Les équipes EY interviennent dans l’audit, le conseil, la fiscalité, la stratégie et les transactions. Fortes d'une expertise sectorielle, d'un réseau multidisciplinaire connecté à l'échelle mondiale et de partenaires d'écosystème diversifiés, les équipes EY interviennent dans plus de 150 pays et territoires.