Assistant de direction en charge du Secrétariat Général (H / F)

Haut-Bugey Agglomération; Oyonnax; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir le Président et la direction générale. Les responsabilités incluent la gestion des plannings, l'organisation des déplacements et l'encadrement d'une équipe. Une formation minimale de niveau Bac dans le domaine du Droit est requise. Le poste est à temps complet avec des avantages tels que des titres restaurants et une adhésion au CNAS.

Prestations

Titres restaurants

Adhésion au CNAS

Participation mutuelle et prévoyance

Qualifications

• Formation souhaitée minimum Bac dans le domaine du Droit et de la gestion administrative.
• Maîtrise des outils bureautiques, gestion de plannings.
• Capacité d’analyse, de synthèse, d’écoute et de communication.

Responsabilités

• Assister le Président et la Direction générale sur l’ensemble des tâches.
• Gérer les plannings et organisation des rendez-vous.
• Organiser les déplacements du Président et de la direction.

Connaissances

Maitrise des outils bureautiques

Capacité à manager une équipe

Capacité d'analyse et de synthèse

Sens de l'organisation

Formation

Formation Bac dans le domaine du Droit et gestion administrative

Description du poste

Description du poste et missions principales

• Assister le Président, le Directeur de cabinet et la Direction générale sur l’ensemble des tâches.
• Gérer les plannings et organisation des rendez-vous (Tenir les agendas du Directeur Général, du Directeur du Cabinet et du Président)
• Assurer la diffusion et la circulation de l’information auprès des personnes concernées (Interne et externe)
• Organiser les déplacements du Président et de la direction
• Collaborer avec le directeur général, directeurs généraux adjoints, directeur de cabinet en lien avec le Président

Organisation et planification des réunions

• Préparation des projets d’ordre du jour notamment des instances en lien avec les autres agents du pôle.
• Rédaction des comptes rendus
• Préparation et centralisation des dossiers et support des réunions en lien avec le Président, le Directeur général et le Directeur du cabinet
• Anticiper les différents rendez‑vous et réunions prévus à l’agenda (Préparation des dossiers, contacts, …)
• Préparation, organisation et suivi des bureaux et conseils communautaires

Gestion du service

• Encadrer les agents (2 agents)
• Gérer diverses tâches administratives requises par le pôle
• Organiser les informations internes et externes parfois confidentielles liées au fonctionnement
• Suivi des dossiers ou d’événement spécifique (ponctuel)
• Être en Interface avec les directions, les services, élus, interlocuteurs, entreprises, partenaires extérieurs, particuliers, usagers
• Remplacer les agents en cas d’absence

Réalisation, contrôle et mise en forme de travaux de bureautique

• Rédiger les courriers, notes, comptes rendus, mails arrêtés et décisions du Président, délibérations concernant le pôle
• Contrôler les parapheurs avant présentation à la signature du Président et à la Direction générale
• Traiter et transmettre les décisions (Parapheurs des décisions du Président), notes de service,
• Traiter les courriers et les messages électroniques internes et externes
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
• Participer, rédiger et diffuser les relevés de décisions des Comités de Direction (hebdomadaire)

Missions complémentaires le cas échéant

• Accueil téléphonique et physique
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et électroniques
• Accueil physique pour les demandes en lien avec le Président et le Directeur de Cabinet

Profil

Qualifications requises :

• Formation souhaitée : Minimum Bac à dans le domaine du Droit et de la gestion administrative, fonctionnement des collectivités territoriales.

Savoirs :

• Maitrise des outils bureautiques, gestion de plannings,
• Fonctionnement du service public et institutionnel
• Capacité à manager une équipe, à travailler en transversalité
• Capacité d’analyse, de synthèse, d’écoute et de communication
• Sens de l’organisation et de la priorisation des actions

Qualités souhaitées :

• Disponibilité et sens du service public,
• Capacités rédactionnelles, esprit d’analyse et de synthèse,
• Capacités d’expertise, force de proposition,
• Capacité d’organisation, réactivité et sens de l’anticipation,
• Esprit d’initiative, autonomie, adaptabilité,
• Polyvalence, autonomie
• Rigueur administrative
• Discrétion professionnelle

Caractéristiques du poste :

• Recrutement par voie statutaire ou contractuelle,
• Emploi des Rédacteurs (B)
• Permis B indispensable
• Poste à temps complet
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + avantages (titres restaurants, adhésion au CNAS, participation mutuelle et prévoyance).

PRISE DE POSTE : 1er février 2026

DATE DE FIN DE CANDIDATURE : 30 / 11 / 2025