Assistant de direction - Direction commerciale F/H (3 mois)

MALAKOFF - HUMANIS; Paris; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Malakoff Humanis accueille un Assistant de direction - Direction commerciale F/H (3 mois) à Paris (9e). Vous organisez l'agenda, les réunions et la logistique, et faites le lien entre les équipes et la direction pour faciliter la transversalité.

Le candidat idéal possède au moins 3 ans d'expérience dans l'assistanat de direction commerciale, maîtrise le Pack Office (Excel, Outlook, Word, PowerPoint) et sait rester discret et proactif. Des connaissances PowerBI seraient un plus pour les rapports.

Qualifications

• Expérience confirmée d'au moins 3 ans dans l'assistantat de direction commerciale.
• Maitrise du Pack Office (Excel, Outlook, Word, PowerPoint).
• Discrétion, organisation et sens du service client requis.

Responsibilities

• Organiser l'agenda, planifier les réunions, les RDV et la logistique associée.
• Assurer l'intermédiaire entre les équipes et les directeurs et leurs clients internes/externes.
• Contribuer à l'organisation de séminaires et coordonner les prestataires.
• Suivre l'activité et les dossiers, compiler et transférer les documents.
• Gérer le flux documentaire, les notes de frais et les rapports.
• Diffuser l'information au sein de la direction et assurer le suivi des demandes clients.

Skills

Expérience administrative commerciale

Rigueur et organisation

Discrétion et confidentialité

Autonomie

Proactivité

Tools

Excel

Outlook

Word

PowerPoint

PowerBI

Job description

Assistant de direction - Direction commerciale F/H (3 mois)

75009 Paris - 9ème arrondissement Île-de-France

Malakoff Humanis est un groupe de protection sociale paritaire, mutualiste et à but non lucratif. Nous sommes ainsi dirigés par des représentants de nos clients. Nous n'avons pas d'actionnaires à rémunérer, l'ensemble de nos bénéfices est donc réinvesti au profit de nos clients, en services, en accompagnement social ou pour soutenir des causes d'intérêt général que nous défendons. Nous sommes un groupe solide financièrement, soucieux d'une gestion rigoureuse et attaché au principe de mutualisation. L'innovation est depuis toujours au coeur de notre action. Notre société Malakoff Humanis Innov', dotée d'un fonds de 150 millions d'euros, nous permet, à travers des investissements ou des prises de participations dans des start-ups, de proposer de nouveaux services à nos clients et de préparer l'avenir.

Quelles seront vos missions ?

• Organiser l'agenda, planifier, organiser les réunions, les RDV, les manifestations et les congés ; s'assurer de la prise en charge de l'ensemble des éléments afférents (transports, repas et tout élément logistique associé).
• Prendre en charge l'interlocution et l'interface entre les équipes et le/les directeur(s) et entre le/les directeur(s) et leurs clients (internes/externes) afin de faciliter la transversalité ; coordonner les interactions entre les différents directeurs et/ou la direction générale via le réseau des assistantes
• Contribuer à l'organisation des séminaires pour sa direction et assurer la coordination des différents prestataires pour cette occasion.

Prendre en charge le suivi de l'activité ou d'événements spécifiques du domaine en appui du ou des directeurs :

• Organiser la collecte d'informations nécessaires au bon suivi des dossiers ou à la préparation d'événements spécifiques ; s'assurer de la recevabilité des documents et dossiers reçus selon les normes et délais en vigueur afin de les compiler, de les transmettre aux concernés ou de traiter le 1er niveau de réponse
• Gérer et suivre les factures, les notes de frais et mettre à jour les outils de suivi, de reporting et les bases de données de la Direction en s'assurant de la cohérence d'ensemble des données et assurer un reporting de ces données auprès du directeur
• Anticiper les actions afin que l'ensemble des éléments nécessaires à un dossier soit bien disponible au moment attendu

Participer à la bonne mise en oeuvre des activités de la Direction :

• Participer à l'instruction, au suivi et à la préparation de dossiers et supports liés à l'activité (constitution, synthèse, maj. de fichier)
• Réaliser le suivi administratif des dossiers en cours
• Gérer le flux des documents, la gestion de la base documentaire du domaine et réalise les CR de réunions

Organiser et coordonner la diffusion de l'information liée à la Direction, en interne comme en externe, afin de garantir la satisfaction client et l'efficience opérationnelle :

• Accueillir en omnicanal et orienter les différents interlocuteurs et leurs demandes ; assurer le suivi des demandes jusqu'à leur résolution et en informer le commanditaire, et notamment dans les demandes émanant de la Direction, de responsables d'organismes partenaires, de clients ou des instances.

Où allez-vous travailler ?

Sur notre site situé au 21 Rue Laffitte, 75009 Paris

Ce poste est fait pour vous si...

• Vous disposez d'une expérience confirmée d'au moins 3 ans dans l'assistantat de direction commerciale.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens de l'organisation
• Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité
• Vous disposez d'un véritable sens de la discrétion et de la confidentialité, d'adaptabilité, polyvalence et réactivité
• Vous maitrisez les outils du Pack Office (Excel, Outlook, Word, Powerpoint. PowerBI serait un plus)
• Vous disposez d'une solide connaissance du secteur assurantiel. Une connaissance précise de l'assurance collective serait un plus.

Votre accompagnement en intégrant le groupe?:

En intégrant le groupe MALAKOFF HUMANIS, nous suivrez un plan d'accompagnement adapté lors de votre prise de poste.

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