Assistant de direction au sein du pôle administration générale (H/F)

COMM COM COEUR ASTARAC GASCOGNE; Mirande; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale en France recherche un(e) assistant(e) de direction pour gérer les assemblées et assurer le secrétariat. Le candidat doit démontrer une connaissance des collectivités et des compétences en rédaction d'actes administratifs. Une grande rigueur et réactivité sont attendues. Type de contrat: CDD de 12 mois avec des horaires irréguliers.

Qualifications

• Connaissance du cadre réglementaire des collectivités territoriales.
• Compétences en rédaction d'actes administratifs.
• Capacité à organiser des assemblées communautaires.

Responsabilités

• Préparer et organiser les instances délibératives.
• Assurer le standard téléphonique et le secrétariat.
• Gérer la circulation de l’information.

Connaissances

Connaissance des collectivités territoriales

Maîtrise des outils bureautiques

Sens de la confidentialité

Rigueur et capacité d'organisation

Qualités relationnelles

Formation

Bac ou équivalent

Bac+2 ou équivalent

Description du poste

Offre n° 198WZZY - Assistant de direction au sein du pôle administration générale (H/F)

Missions et activités principales:

• Préparer, organiser et assurer le suivi des instances délibératives (Conseil communautaire, bureau, commissions) sous la direction du DGS et garantir la régularité des actes (délibérations, arrêtés, décisions).
• Assurer le standard téléphonique et le secrétariat du Président et des élus.
• Organiser et suivre la circulation de l’information (courrier, parapheur, dossiers) et participer à l’accueil institutionnel.
• Gestion des assemblées: préparer les conseils communautaires (convocations, ordre du jour et note synthétique, logistique).
• Rédiger les délibérations, décisions et procès-verbaux; transmission au contrôle de légalité (préfecture via @ctes).
• Mise à jour du registre des délibérations et suivi des publications; secrétariat du Président et du DGS; gestion de l’agenda et organisation des rendez-vous.
• Préparation et suivi des dossiers des élus; rédaction de courriers et notes administratives; participation à l’organisation d’événements institutionnels (cérémonies, réceptions officielles).
• Gestion du courrier entrant (réception, enregistrement, ventilation, suivi) et diffusion des arrêtés; suivi des délais de traitement et relances auprès des services.
• Gestion des plannings d’occupation des équipements communautaires: suivi des demandes d’occupation, rédaction des conventions d’utilisations et alimentation du logiciel de réservation; transmission des informations aux services techniques et à la comptabilité.

Compétences requises

• Savoirs (connaissances): connaissance du cadre réglementaire des collectivités territoriales; réglementation relative aux actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions); maîtrise des outils bureautiques (dont @ctes).
• Savoir-faire (compétences techniques): rédiger et mettre en forme des actes administratifs; organiser et suivre les assemblées communautaires; gérer un secrétariat de direction (agenda, dossiers); prioriser et respecter des délais contraints.
• Savoir-être (compétences relationnelles): sens de la confidentialité et de la discrétion; rigueur et capacité d’organisation; réactivité et polyvalence; qualités relationnelles et sens du service public.

Conditions particulières

• Horaires liés aux assemblées (séances en soirée).
• Grande polyvalence (assemblées, secrétariat). Travail en lien étroit avec le DGS, les élus et l’ensemble des services.
• Type de contrat : CDD - 12 mois; Durée du travail 35H/semaine; Travail en journée; rythme irrégulier et pics d’activité.
• Salaire : Grille indiciaire FPT; Déplacements: Jamais.

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté
• Bac ou équivalent
• Bac+2 ou équivalents

Savoir-être professionnels

• Faire preuve d autonomy
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d\'activité : Administration publique générale

Employeur

10 à 19 salariés

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