Assistant de direction / Assistante de direction

AW2 architecture & interiors; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence d'architecture et design à Paris recherche un(e) assistant(e) de direction pour organiser les déplacements, gérer des tâches administratives et assister à la gestion des candidatures. Le candidat idéal doit avoir au moins 5 ans d'expérience dans un domaine similaire, maîtriser le français et l'anglais, et faire preuve de rigueur et d'autonomie.

Qualifications

• 5 à 8 années d'expérience professionnelle dans un poste similaire.
• Idéalement dans un secteur en lien avec l'architecture, le design ou la culture.
• Autonomie dans la gestion de ses tâches.

Responsabilités

• Organiser tous les voyages des associés, directeurs et collaborateurs.
• Assister à la gestion administrative de l'agence.
• Prendre en charge le classement des candidatures.

Connaissances

Maîtrise de la langue française

Anglais courant

Rigueur

Organisation

Adaptabilité

Communication

Formation

Bac +2 ou équivalent

Outils

Pack Office

Description du poste

Dans le cadre d’un remplacement de poste, AW² cherche à recruter au sein de son équipe un(e) assistant(e) de direction qui évolue sous la supervision de la Direction RH, Direction financière & Direction générale. Disponible rapidement pour rejoindre l’équipe AW² à Paris.

• En charge de l’organisation de tous les voyages, en France et à l’étranger, des associés, des directeurs et des collaborateurs de l’agence, l’assistant(e) de direction identifie les besoins, coordonne les demandes en interne et en externe, assure le suivi des formalités administratives, des factures, des réservations (vols, trains, taxis, hôtels, etc.) et met à jour les agendas des personnes concernées par les déplacements.
• Il / Elle assure également une assistance à la gestion administrative de l’agence en général, et en particulier : collecte des factures fournisseurs, obtention des validations auprès des directeurs et préparation pour paiement, rapprochement bancaire pour les CB des Associés et des Directeurs.
• L’assistant(e) de direction prend également en charge le classement des candidatures, le traitement des réponses et de la base de données après l’étude des dossiers par la direction.
• Il / Elle assure la suppléance de l’assistante d’agence en journée et pendant les absences de cette dernière, tant pour l’accueil physique et téléphonique, que pour la logistique générale de l’agence (commandes & gestion fournisseurs agence, maintenance IT, maintenance agence…)

Profil recherché :

• Profil Bac +2 ou équivalent. 5 à 8 années d’expérience professionnelle dans un poste similaire. Idéalement dans un secteur en lien avec l’architecture, le design ou la culture.
• Parfaite maîtrise de la langue française.
• Anglais courant.
• Autre langue, un atout.
• Parfaite maîtrise du Pack Office. Tout autre logiciel est un atout.
• Grande rigueur dans l’exécution, capacité d’adaptation, flexibilité, communication aisée et synthétique.
• Fortes capacités d’organisation, d’anticipation et de réactivité.
• Autonome dans la gestion de ses tâches. Prise d’initiatives.
• Faire preuve d’un excellent relationnel pour travailler en équipe et assurer un bon contact avec les différents interlocuteurs internes et externes.
• Être en adéquation avec les valeurs de l’agence et de ses associés, à savoir le respect, la curiosité, la passion du projet et l’envie de se dépasser pour une agence en plein essor.

Seul-e-s les candidat-e-s correspondant au profil seront contacté-e-s par l’agence

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