Assistant de direction/Assistante de direction

Ville de Clichy-la-Garenne; Clichy; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une municipalité locale recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir la directrice des ressources humaines. Ce rôle inclut la gestion de l'agenda, la préparation des réunions, et la communication avec les différents services. Les candidats doivent faire preuve d'excellentes compétences organisationnelles et interpersonnelles. Ce poste offre un environnement dynamique et la possibilité de renforcer les opérations RH.

Qualifications

• Expérience en assistance administrative souhaitée.
• Excellentes compétences organisationnelles et de communication.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs tâches à la fois.

Responsabilités

• Gérer l'agenda de la directrice des ressources humaines.
• Préparer et constituer des dossiers pour les réunions.
• Rédiger les comptes-rendus de réunions et autres synthèses.
• Coordonner avec différents responsables de service.
• Accueillir les visiteurs et faire le relais avec l'accueil.

Connaissances

Gestion de l'agenda

Communication interpersonnelle

Organisation

Capacité à rédiger des comptes-rendus

Description du poste

Sous l'autorité de la Directrice des ressources humaines, l'assistant de direction assure l’assistance administrative, organisationnelle et opérationnelle de la Directrice. Il contribue au bon fonctionnement de la direction RH en facilitant la coordination, le suivi des dossiers stratégiques et la communication interne / externe.

À propos du rôle

Missions ou activités

• Gestion de l’agenda de la directrice des Ressources humaines et planification
• Gestion de l’agenda : inscription des réunions et RDV avec les agents, autres directions
• Préparation et constitution de dossiers en vue des réunions
• Coordination avec les différents responsables du service et autres directions
• Aide au Travail d’équipe
• Transversalité et communication avec les responsables de service
• Rédiger les compte-rendus de réunions CODIR RH et autres synthèses si nécessaires (entretiens, points sur dossiers)
• Distribution et affectation du courrier dans l’outil MAARCH
• Veiller aux échéances et faire des rappels
• Support téléphonique et relai pour la DRH
• Accueil des visiteurs et relai avec l’accueil du 51 rue Pierre
• Suivi i-parapheur
• Référent RGPD
• Référent cellule de signalement
• Préparation des réunions des instances du personnel et relations avec les organisations syndicales
• Répertorier les thèmes en vue des ordres du jour des réunions CST et F3SCT
• Préparer les convocations, supports de présentation, pièces à envoyer
• Préparer les comptes-rendus de réunions
• Gérer la logistique des réunions (préparation de salle, matériel etc)
• Préparation des réunions et différents supports
• Préparation et diffusion de notes, supports RH et formulaires (exemple : ordres de mission)
• Synthèse de certaines campagnes (exemple : CIA collectif)