Assistant de direction

Association ARASS; Rennes; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association dans le secteur médico-social recherche un.e assistant.e de direction pour la direction générale à Rennes. Le candidat idéal aura un diplôme de secrétariat niveau 5 et 3 ans d'expérience. Les missions incluent l'accueil, la gestion d'agendas, et le suivi administratif. Avantages proposés : congés supplémentaires, mutuelle, et autres œuvres sociales.

Prestations

Congés supplémentaires (18 jours de congés trimestriels)

Mutuelle (participation employeur et CSE)

Œuvres sociales (chèques vacances)

Qualifications

• Expérience de 3 années en tant qu’assistant.e de direction de préférence au sein d’une structure multi-établissements.
• Permis B obligatoire, sachant conduire une boite manuelle.
• La connaissance du fonctionnement d’une association et du secteur social/médico-social est appréciée.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique du siège de la direction générale.
• Gestion du courrier entrée / sortie ainsi que de la boite mail du siège.
• Gestion de l’agenda et des rendez-vous du directeur général.
• Suivi administratif des arrivées et départs (documents RH, badges, matériels, etc.).
• Publication des offres d’emplois sur les plateformes internes et externes.
• Assurer la logistique des formations réalisées au siège.

Connaissances

Rigueur

Sens de l'organisation

Qualités relationnelles

Capacité à travailler en équipe

Discrétion

Formation

Diplôme de secrétariat de niveau 5

Outils

Word

Excel

Power-Point

Outlook

Description du poste

Depuis 1985, l’ARASS (Association pour la Réalisation d’Actions Sociales Spécialisées) est un acteur engagé qui intervient sur le champ de la protection de l’enfance et du secteur médico-social. Elle emploie plus de 500 professionnels qui s’investissent dans le cadre d’actions éducatives, pédagogiques et thérapeutiques auprès de plus de 2 300 enfants, adolescents, jeunes majeurs sur les départements de l’Ille et Vilaine (35), des Côtes d’Armor (22) et du Morbihan (56).

L’ARASS poursuit son développement et œuvre à la création de services innovants afin d’apporter des réponses en adéquation avec les besoins de prise en charge et d’accompagnement des enfants, des adolescents et des jeunes adultes sur la région Bretagne.

L’ARASS recrute un.e assistant.e de direction pour la direction générale

• Contrat à durée indéterminée
• 0,8 ETP
• À pourvoir dès que possible
• Rémunération selon la CCN 66, grille de technicien supérieur
• Poste basé à Rennes
• Avantages : congés supplémentaires (18 jours de congés trimestriels par an), mutuelle (participation employeur et CSE), œuvres sociales (chèques vacances)
• Sous l’autorité du Directeur Général, et avec un lien fonctionnel avec les membres de l’équipe de direction générale, il/elle aura pour missions principales sans que celles-ci ne soient exhaustives. En effet, les missions et tâches pourront être complétées au regard des besoins du service.

Missions

Auprès du siège

• Accueil physique et téléphonique du siège de la direction générale;

• Gestion du courrier entrée / sortie ainsi que de la boite mail du siège;

• Assurer la diffusion et l’affichage de l’information;

• Préparer l’arrivée des nouveaux collaborateurs au siège: bureau, ouverture des droits informatiques, matériel, …;

• Gestion du stock de fournitures et du matériel du siège ;

• Assurer la logistique des formations réalisées au siège (préparation accueil café, commande repas, …);

• Appui à l’organisation d’événements internes (séminaires, réunions d’équipe, vœux, etc.) ;

• Suivi des entretiens des véhicules de services du siège;

• Contribuer à la convivialité;

• Être l’interlocuteur privilégié dans les relations avec le syndic de copropriété;

• Piloter l’entretien des locaux avec le prestataire de ménage;

• Être en relation avec les assurances (contrat, déclaration de dégâts des eaux, …);

Auprès de l’association

• Apporter un soutien technique à l’ensemble des assistantes de direction (accompagnement à distance, réunions, …)

Auprès de l’équipe de direction générale

• Gestion de l’agenda et des rendez-vous du directeur général en priorité, ainsi que des membres de l’équipe de direction générale;

• Classement et archivage des documents;

• Préparation de la salle de réunion pour les séances du conseil d’administration, du bureau, du CODIR et des réunions institutionnelles (définies par la direction générale): réservation de la salle, préparation de l’accueil café, commande des repas, …

• Contribution à la préparation des assemblées générales et réunions stratégiques;

• Appui à la diffusion de l’information interne (notes, comptes rendus, affichages, intranet) ;

• Organisation logistique des déplacements (billets, hébergements, ordres de mission, notes de frais);

• Suivi des signatures, parapheurs et validations internes;

• Aide sur les tâches et dossiers en fonction des besoins des membres de l’équipe de direction générale;

• Assurer la logistique du forum annuel;

Auprès du service comptabilité finances

• Suivi des commandes et factures de la direction générale, en lien avec la comptabilité;

Auprès du service ressources humaines et relations sociales

• Suivi administratif des arrivées et départs (documents RH, badges, matériels, etc.);

• Publication des offres d’emplois sur les plateformes internes et externes;

Profil et compétences requis

Savoir-faire

• Gérer un agenda complexe, prioriser et anticiper les besoins de la direction.

• Rédiger, mettre en forme et relire des documents avec rigueur et qualité rédactionnelle.

• Assurer le traitement du courrier, des appels, de la messagerie et des commandes.

• Classer et archiver les documents (papier et numérique) de manière fiable et accessible.

• Tenir à jour des tableaux de suivi et des bases de données.

• Assurer l’accueil des visiteurs, partenaires et nouveaux collaborateurs.

• Travailler en appui transversal avec plusieurs interlocuteurs (direction, établissements, partenaires).

Savoir-être

• Rigueur, sens de l’organisation;

• Savoir prioriser;

• Qualités relationnelles;

• Capacité à travailler en équipe;

• Discrétion et confidentialité irréprochable, exemplarité, sens du service adaptabilité, Posture professionnelle en adéquation avec les valeurs fortes portées par l’association sur un plan humain et sociétal (Bienveillance, travail collaboratif, écoute, partage, …);

Expériences

• Expérience de 3 années en tant qu’assistant.e de direction de préférence au sein d’une structure multi-établissements;

• Diplôme de secrétariat de niveau 5 exigé;

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques indispensables: Word, Excel, Power-Point, Outlook;

• Capacité à utiliser des logiciels informatiques (gestion des congés, comptabilité, …);

• Permis B obligatoire, sachant conduire une boite manuelle;

• Excellent niveau d’orthographe.

• Notions de base en comptabilité et en gestion budgétaire (bons de commande, devis, factures…);

• La connaissance du fonctionnement d’une association et du secteur social/médico-social est appréciée.

Les candidatures (CV, lettre de motivation) doivent être adressées exclusivement par mail avant le 11 novembre 2025 à [e-mail]

Sous référence: ARASS-DG-CDI-AD-2025-11

Mr. le Directeur Général

ARASS – Direction Générale

2 rue Micheline Ostermeyer, 35000 RENNES

Processus de recrutement :

Les candidat.es dont le profil est en adéquation avec le poste seront contactés par téléphone en vue de :

• Un premier rendez-vous avec l’Adjoint du Directeur général et la responsable qualité et développement le jeudi 13 novembre,
• Un second entretien avec les membres de la direction générale dont le directeur général le 19 novembre.

Information aux candidat.es :

Sauf indication contraire de votre part, nous conserverons votre dossier de candidature pendant une durée maximale de 24 mois. À l’issue, vos données personnelles seront totalement supprimées de nos fichiers.