Assistant de direction

enstaparis; France; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Transports – participation employeur

Forfait mobilité durable

Télétravail possible après accord du经理

Subvention restaurant administratif

Comité d’action sociale et salle de体育

Résumé du poste

ENSTA Brest recrute un(e) assistant(e) de direction du directeur général des services, rattaché à la DGS, pour un contrat à durée déterminée d’un an et un temps complet sur le campus de Brest.

Vous assurez l’organisation des réunions, la gestion de l’agenda, la rédaction de documents, le support logistique et l’accueil des interlocuteurs. Des possibilités d’aménagement et de télétravail existent selon accord du manager.

Qualifications

• La connaissance de l’enseignement supérieur et de la recherche serait un plus sur ce poste.
• Utilisation des logiciels bureautiques courants.
• Recueillir, traiter et transmettre des informations.
• Savoir anticiper, planifier les actions.

Responsabilités

• Gérer l’agenda du directeur général des services et anticiper les échéances, organiser les réunions et les déplacements.
• Rédiger et mettre en forme des documents, réceptionner, diffuser et archiver le courrier.
• Piloter le flux des documents électroniques et assurer leur traçabilité.
• Assurer le soutien logistique (réservation de locaux, achats).
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs internes et externes.

Connaissances

Gestion d’agenda

Rédaction & archivage

Organisation & planification

Outils

Logiciels bureautiques

Description du poste

Contexte

ENSTA, établissement d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère des Armées, développe des activités de formation, recherche et innovation dans les domaines de la défense et de la sécurité, des transports, de l énergie, des activités maritimes, du numérique et de la santé. L’école, présente sur deux campuses, à Paris-Saclay et à Brest, est membre de l’Institut Polytechnique de Paris. Classée dans le Top 10 des meilleures écoles d’ingénieurs en France, elle a pour mission la formation d’élèves ingénieurs civils et militaires, de cadres et docteurs pour les secteurs public et privé, et la recherche et l’innovation de haut niveau en relation étroite avec l’industrie des grands secteurs de souveraineté au sein de 6 unités de formation et de recherche (UFR).

Au sein de l’ENSTA, la direction générale des services (DGS) comprend six divisions, comptant environ 80 agents sur l’ensemble des deux campus: division des ressources humaines (DRH), division des affaires financières (DAF), division des affaires juridiques, des achats et des contrats (DAJ/AC), division de soutien et du patrimoine immobilier (DSPI – campus Paris-Saclay), division du patrimoine immobilier et du logement (DPL – campus de Brest), division des œuvres sociales et du logement (DEL – campus Paris-Saclay).

Membre du comité de direction de l’école, le directeur général des services pilote et coordonne l’activité de la DGS, en s appuyant sur deux directrices générales des services adjointes, une gestionnaire financière et budgétaire et un(e) assistant(e) de direction.

Dans ce cadre, l’ENSTA recrute l’assistant(e) de direction du directeur général des services, en fonction sur le campus de Brest.

Missions / Activités principales

Placé(e) sous l’autorité du directeur général des services, le/la titulaire du poste est chargé(e) de:

• Au profit du DGS, des DGS adjoints et des responsables de division de la DGS:
  1. Gérer l’agenda du directeur général des services et anticiper les échéances, assurer l’organisation et le suivi des réunions, organiser les déplacements (France, étranger) ainsi qu’apporter un appui aux directrices générales des services adjointes
  2. Rédiger et mettre en forme des documents, réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et en assurer son archivage
  3. Piloter le flux des documents électroniques à la signature du Directeur général des services qui assure les fonctions d’ordonnateur et de représentant du pouvoir adjudicateur par délégation de la directrice générale
  4. Assurer le soutien logistique (réservation de locaux, achat de fournitures) de l’activité du service
  5. Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (visiteurs)
• Apporter un appui ponctuel aux responsables des divisions de la DGS, notamment :
  1. Organiser des rendez-vous
  2. Effectuer des commandes de matériel ou fournitures de bureau

• Au profit de la direction générale, des services de la DGS et des autres directions et aux UFR de l’école:
  1. Assurer l’intérim de la cheffe de cabinet du Directeur général délégué durant ses congés
  2. Assurer l’intérim de la gestionnaire financière et budgétaire de la DGS, durant les congés, pour la gestion des commandes et des certifications de services faits
  3. Contribuer à toute activité de la DGS en fonction des priorités retenues
  4. Assurer un appui sur des missions administratives et de gestion financière aux autres directions et aux unités de formation et de recherche de l’école, selon le besoin

Missions / Activités annexes

• Contribuer à la démarche Qualité, notamment via la rédaction et la mise à jour des procédures, le renseignement et le suivi des indicateurs.
• Contribuer à la démarche RSE de l’Ecole dans le cadre de ses missions et de ses activités.

Postes ouverts aux candidats

• Le poste proposé est un contrat à durée déterminée de 1 an (des opportunités d’évolution sur d’autres postes au sein de l’établissement, en fonctions des besoins et des compétences démontrées seront possibles).

Date de prise de fonctions prévue : dès que possible

Rémunération

• Fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire, IFSE, CIA)
• Contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent

Lieu de travail

ENSTA Campus de Brest: 2 rue François Verny 29806 Brest Cedex 9

Le site est accessible en voiture (parking pour le personnel) ou en transports en commun. L’Ecole étant engagée dans une démarche RSE (DD-RS et employeur pro-vélo), elle encourage les mobilités douces par la mise en place de dispositif d’aide financière (FMD) et des infrastructures adaptées aux cyclistes.

Poste à temps complet (25 jours de congés annuels, 23 RTT annuels)

Avantages

• Transports (participation forfaitaire de l’employeur à hauteur de 75 %)
• Forfait mobilité durable (jusqu’à 300€/an)
• Possibilité de télétravail (après accord du manager et dépôt d’une demande)
• Subvention employeur au restaurant administratif
• Comité d’action sociale, avec notamment des événements et animations proposés au personnel, salle de sport sur adhésion
• Mutuelle (participation à hauteur de 50% de l’établissement)

Aménagement du poste de travail et recrutement inclusif

Tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.

ENSTA s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…) ont leur place dans notre processus de recrutement.

ENSTA est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris). Dans le cadre d’IP Paris, l’école participe aux activités des centres interdisciplinaires notamment du centre interdisciplinaire d'études pour la Défense et la Sécurité (CIEDS, soutenu par le ministère des armées et l’agence de l’innovation de défense (AID)). Elle est à l’origine de la création du Centre interdisciplinaire Mers & Océans, inauguré en janvier 2025. Des chercheurs de l’école travaillent également en collaboration dans le cadre d'études portées par les centres Hi-Paris, lauréat en 2024 IA Cluster, E4C ou E4H notamment.

ENSTA résulte de la fusion le 1er janvier 2025 d’ENSTA Paris et d’ENSTA Bretagne. Son siège est situé à Palaiseau (91), sur le campus de Paris-Saclay et elle a un autre campus à Brest. Elle met en place une nouvelle formation d’ingénieur unifiée sur les deux campus (Paris-Saclay et Brest) à la rentrée académique 2026/2027.

Rejoindre l'école, c'est intégrer un établissement engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'école mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

Connaissances

• La connaissance de l’enseignement supérieur et de la recherche serait un plus sur ce poste
• Savoir-faire:
• Utilisation des logiciels bureautiques courants
• Recueillir, traiter et transmettre des informations
• Savoir anticiper, planifier les actions.

Savoir être

• Sens de l’organisation, méthode, réactivité, polyvalence
• Capacité d’écoute, esprit d’analyse et de synthèse
• Qualités relationnelles, discrétion, sens de la confidentialité