ASSISTANT ADMINISTRATIF - COMMUNICATION F/H

Ville de Meudon; Meudon; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

La Ville de Meudon recherche un(e) coordinateur(trice) pour le service Identité visuelle et supports de communication. Vous serez responsable de la gestion administrative et budgétaire ainsi que de la planification des supports de communication.

Le poste exige une formation Bac à Bac +2/3, avec une expérience appréciée en collectivité. Une bonne maîtrise des outils bureautiques et un sens de l'organisation sont essentiels. Télétravail possible selon les conditions internes.

Qualifications

• Diplôme en gestion administrative, communication ou équivalent.
• Première expérience en collectivité territoriale ou communication appréciée.
• Sensibilité au graphisme et à la communication visuelle est un atout.

Responsabilités

• Gestion administrative et budgétaire des productions.
• Coordination de la production des supports de communication.
• Planification et diffusion des supports.
• Suivi et optimisation des outils de projet.

Connaissances

Organisation

Gestion administrative

Maitrise des outils bureautiques

Aisance relationnelle

Capacité de relecture

Formation

Formation Bac à Bac +2/3 en gestion administrative ou communication

Outils

Excel

Description du poste

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. La Direction de la communication et de la participation citoyenne accompagne les services municipaux et les élus dans la valorisation de l'action de la Ville auprès des habitants. Au sein du service Identité visuelle et supports de communication, vous contribuez à la production, au suivi et à la diffusion des supports de communication de la collectivité. Sous l'autorité de la Responsable du service Identité visuelle et supports de communication, vous assurez le suivi administratif, la coordination et la diffusion des supports de communication produits par la Ville. Véritable pivot organisationnel du service, vous veillez à la bonne circulation de l'information entre les différents interlocuteurs et garantissez la qualité, la conformité et le respect des délais de production.

Vos principales missions

• Gestion administrative et budgétaire des productions
  • Assurer le suivi des marchés de création graphique (115 K€), d'impression (200 K€) et de signalétique (70 K€)
  • Réaliser les demandes de devis, rédiger et suivre les bons de commande dans le respect des marchés publics
  • Contrôler les livraisons et le traitement des factures
  • Assurer le suivi budgétaire des opérations à travers la mise à jour des tableaux de bord
• Coordination de la production des supports
  • Centraliser les demandes de communication et vérifier leur complétude
  • Assurer le suivi des circuits de validation auprès des services, de la direction et des élus
  • Faire l'interface entre les services demandeurs, la graphiste et les prestataires
  • Suivre l'avancement des projets (print, affichage, supports divers) et veiller au respect des délais et à la conformité des livrables
• Planification et diffusion des supports
  • Élaborer et suivre le planning hebdomadaire d'affichage
  • Organiser la diffusion des supports de communication auprès des différents publics et partenaires
  • Coordonner les actions avec les équipes chargées de l'affichage, de la distribution et de la logistique
• Suivi et optimisation des outils
  • Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des projets, des diffusions et des stocks
  • Assurer la gestion des stocks de supports imprimés
  • Participer à l'amélioration continue des procédures et outils de suivi du service

Poste majoritairement sédentaire avec travail sur écran. Activité nécessitant rigueur, organisation et gestion simultanée de multiples demandes. Relations régulières avec les services municipaux, les élus et les prestataires externes. Télétravail possible selon les conditions prévues par le règlement interne.

Vous êtes titulaire d'une formation de niveau Bac à Bac +2/3 en gestion administrative, communication ou domaine équivalent. Vous justifiez idéalement d'une première expérience en collectivité territoriale ou dans un environnement lié à la communication. Une sensibilité au graphisme et à la communication visuelle constitue un atout.

Compétences attendues

• Excellente organisation, rigueur administrative et capacité à gérer les priorités
• Sens du détail, fiabilité et réactivité dans le suivi des dossiers et des productions
• Aisance relationnelle, sens de la coordination et capacité à travailler avec des interlocuteurs variés
• Esprit d'équipe et diplomatie dans les échanges avec les services et les prestataires
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et les outils de suivi
• Bonnes qualités rédactionnelles et capacité de relecture
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, des marchés publics et de la chaîne graphique appréciée