Assistant / Assistante de direction (H/F)

CAF HAUTE GARONNE; Toulouse; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation publique à Toulouse recherche un(e) Assistant(e) de direction pour assister le sous-directeur et assurer le secrétariat. Le poste requiert 2 ans d'expérience en secrétariat de direction et une formation Bac+2. Les compétences incluent la maîtrise des outils bureautiques et un sens de l'organisation. Le contrat est un CDD de 6 mois à 39 heures par semaine, avec un salaire brut mensuel de 2206,72 €.

Prestations

Prime d'intéressement

Carte déjeuner (11,52 € par jour travaillé)

Forfait mobilités durables jusqu'à 600 €/an

Comité social d'entreprise : offres culturelles, sportives, loisirs

Qualifications

• 2 ans d'expérience en secrétariat de direction est indispensable.
• Autonomie et disponibilité sont requises.
• Connaissance de l'environnement de travail des organismes de Sécurité sociale est un atout.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat du sous-directeur Ressources et Transformations.
• Prendre en charge et optimiser les agendas.
• Rassembler des informations nécessaires à la prise de décision.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Office 365)

Techniques de secrétariat et d'assistanat

Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles

Aisance relationnelle

Sens de l'organisation et rigueur

Formation

Bac+2 ou équivalents – formation Secrétariat/Assistanat Direction

Outils

Office 365

Description du poste

Assistant / Assistante de direction (H/F) – 31 TOULOUSE

Acteur essentiel de la politique familiale et sociale en Haute-Garonne, la Caisse d'Allocations Familiales (CAF) est un organisme de droit privé chargé d'une mission de service public. Intégrée à la branche Famille du régime général de la Sécurité sociale, elle verse les prestations légales aux allocataires du département et soutient de nombreux partenaires (collectivités, associations, structures d'accueil, centres de loisirs,..), participant ainsi au développement d'équipements et de services pour les familles.

Vos missions

• Assurer le secrétariat du sous-directeur Ressources et Transformations, en l'assistant dans la gestion administrative de l'organisme.
• Prendre en charge et optimiser les agendas, préparer et organiser les réunions et les déplacements.
• Participer à la gestion des relations de l'équipe de Direction avec les différents services en interne et les partenaires en externe : réception, orientation, relation téléphonique...
• Prendre en charge la préparation et le suivi de dossiers spécifiques, particulièrement ceux en lien avec les ressources humaines (préparation des ordres du jour et des réunions du CSE, de la CSSCT, des réunions de négociation avec les délégués syndicaux...).
• Faire le lien avec les managers et équipes de la sous‑direction des Ressources et des Transformations dans la perspective de préparer le travail du sous‑directeur et de faciliter les réunions ou le suivi des dossiers des services.
• Appuyer le département des ressources humaines dans le suivi et la gestion de dossiers sensibles (prise de rendez‑vous avec des salariés, lien avec les IRP, veille documentaire et juridique pour la préparation de négociations de protocoles d'accord en lien avec le cadre légal et conventionnel en vigueur dans les organismes de sécurité sociale...).
• Rassembler les informations nécessaires à la prise de décision.
• Identifier, collecter et synthétiser les informations pertinentes, en veillant à les reformuler et à les diffuser de manière claire et adaptée.
• Prendre en charge la gestion de l'Intranet local concernant la publication et la mise à jour des documents relevant de la sous‑direction Ressources et Transformations.

Compétences clés

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Office 365)
• Techniques de secrétariat et d'assistanat
• Techniques de prise de notes rapides
• Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles
• Connaissance de l'environnement de travail et institutionnel des organismes de Sécurité sociale et spécifiquement des CAF (atout apprécié)
• Aisance relationnelle et rédactionnelle
• Sens de l'organisation et rigueur
• Autonomie et disponibilité
• Loyauté, sens de la discrétion et de la confidentialité

Conditions & Compensation

• Type de contrat : CDD – 6 mois
• Durée du travail : 39 heures/semaine, 20 jours RTT/an
• Salaire brut mensuel : 2 206,72 € sur 13 mois
• Prime d'intéressement
• Carte déjeuner (11,52 € par jour travaillé, pris en charge à 60 % par l'employeur)
• Prime crèche jusqu'aux 3 ans de l'enfant (assistante maternelle ou crèche)
• Forfait mobilités durables (vélo, covoiturage, EDPM) jusqu'à 600 €/an
• Prise en charge à 75 % des abonnements transports en commun et de services publics de location de vélos
• Accès sécurisé au parking vélo, aux commodités de confort (vestiaires, douches, casiers) et des ateliers divers (réparation et entretien annuel)
• Accès aux vélos de service pour vos déplacements professionnels, dans le cadre de la démarche employeur pro‑vélo
• Comité social d'entreprise : offres culturelles, sportives, loisirs, billetterie

Profil souhaité / Expérience

• 2 ans – secrétariat de direction (indispensable)
• Bac+2 ou équivalents – formation Secrétariat/Assistanat Direction (indispensable)

Compétences supplémentaires

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Distribution sociale de revenus
• Lieu de travail : Centre-ville de Toulouse