Assistant / Assistante de direction DDETS (H/F)

PREFECTURE DE DEPARTEMENT LOIRET; Orléans; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une direction départementale en France recherche un(e) Assistant(e) de direction pour contribuer à la gestion administrative et à la communication au sein de la DDETS. Le candidat doit avoir une expérience de 2 ans dans un rôle similaire et un Bac+2 en secrétariat. Salaire brut de 1980 euros mensuels, non négligeable selon le profil. Contrat CDD de 12 mois avec un temps plein de 35 heures par semaine.

Qualifications

• 2 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) de direction est indispensable.
• Avoir le goût du travail en équipe et un bon relationnel.
• Faire preuve de discrétion et d'une bonne organisation.

Responsabilités

• Anticipation et suivi des échéances et des dossiers.
• Réalisation et mise à jour de supports pour la DDETS.
• Organisation du recrutement et suivi des nouveaux arrivants.

Connaissances

Bureautique et outils collaboratifs

Techniques de secrétariat

Accueillir, orienter, renseigner un public

Appliquer un cadre juridique ou réglementaire

Gestion administrative du courrier

Mettre à jour un dossier, une base de données

Planification des tâches et gestion des priorités

Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier

Relayer de l'information

Formation

Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction

Description du poste

Offre n° 196KVQP
Assistant / Assistante de direction DDETS (H/F)

La direction départementale de l'emploi, du travail et des solidarités (DDETS) du Loiret est une direction départementale interministérielle, service déconcentré de l'État relevant du ministre de l'Intérieur. La DDETS se compose de 2 domaines : un domaine "travail et entreprises" et un domaine "insertion et solidarités". Vous serez rattaché à la direction et assurerez les missions suivantes :

Activités principales :

• Appui à la direction : anticipation et suivi des échéances, des dossiers et des notes notamment en lien avec la préfecture ; préparation et réalisation des dossiers et supports pour la direction ; gestion et suivi du courrier papier et électronique ; accueil et filtrage téléphonique et physique ; information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ; planification collective des agendas, des déplacements et des réunions ; préparation et organisation des réunions en interne et avec les partenaires extérieurs ; suivi attentif des dossiers signalés et du courrier réservé ; circulation de l'information entre la direction et les différents services ; mise en forme et valorisation des supports écrits ; gestion des frais de déplacement (CHORUS DT) ; préparation et mise à jour de la valise d'astreinte : actualisation des documents ; classement et archivage des documents de la direction.
• Communication : réalisation et mise à jour de supports pour la DDETS dont la rédaction de la gazette mensuelle de la DDETS ; participation à l'organisation d'évènements et manifestations ; référent communication de l'Etat auprès de la Préfecture (mise à jour site Intranet, Internet, ...)
• Ressources humaines : organisation, suivi et réponses pour les recrutements ; organisation et suivi de l'accueil des nouveaux arrivants ; organisation des entretiens professionnels (liste fiabilisée, élaboration du calendrier des dates d'entretien) ; suivi des instances du dialogue social en lien avec le référent de proximité du SGCD (vigilance sur les délais, rétroplanning, diffusion du relevé d'observations).
• Appui ponctuel aux services.

Profil recherché : Il est attendu de l'agent d'avoir le goût du travail en équipe, d'avoir un bon relationnel et un rôle de facilitateur avec les interlocuteurs internes et externes, le tout dans le respect de la déontologie et de la charte qualité. Le poste est à pourvoir dès maintenant.

Savoir-être : Faire preuve de discrétion ; Réactivité et esprit d'initiative ; Sens des relations humaines ; Sens de l'organisation ; Sens de l'analyse et de la synthèse.

Savoir-faire : Prendre des notes ; Utiliser les techniques de lecture rapide ; Diffuser une information, une publication ; Mettre en forme un document ; Organiser une réunion ; Discerner les urgences et les dossiers importants ; Classer et ordonner les documents et les dossiers (numérique et papier).

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaine Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1980.00 Euros sur 12.0 mois
• Négociable selon le profil

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) - EN TANT QU ASSISTANT/E DE DIRECTION Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction Cette formation est indispensable

Compétences

• Bureautique et outils collaboratifs Cette compétence est indispensable
• Techniques de secrétariat Cette compétence est indispensable
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
• Gestion administrative du courrier
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier
• Relayer de l'information

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale

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