Assistant / Assistante de direction - Confirmé / Confirmée (H/F)

LA FEDERATION DES ENTREPRISES D'INSERTIO; Paris; Sur place; EUR 2 000 - 3 000; Plein temps

Résumé du poste

Une fédération d'entreprises d'insertion à Paris recherche un(e) Assistant(e) de direction confirmé(e). Vous serez responsable de l'administration générale, de la gestion comptable et de la communication au sein de l'équipe. Le poste requiert 5 ans d'expérience en gestion administrative et des compétences avérées en communication et outils numériques. Un contrat CDI est proposé avec un salaire brut de 2500 à 2800 euros.

Prestations

Titres restaurant

Complémentaire santé

CSE

39h avec RTT

Qualifications

• Expérience de 5 ans en administration ou gestion.
• Capacité à gérer des tâches variées et à travailler en équipe.
• Compétences en gestion administrative et financière.

Responsabilités

• Gestion de l'administration générale de l'établissement.
• Tenue du standard téléphonique et gestion des courriers.
• Saisie comptable et suivi des opérations financières.

Connaissances

Excellente expression écrite

Maîtrise de la suite Office

Aisance avec les outils numériques

Excellent relationnel

Autonomie

Rigueur

Formation

Diplôme de niveau équivalent

Outils

SAGE

WordPress

Canva

Description du poste

Assistant / Assistante de direction - Confirmé / Confirmée (H/F)

Assistant / Assistante de direction - Confirmé / Confirmée (H/F) 75 - PARIS 11

Offre n° 200CPBV Assistant / Assistante de direction - Confirmé / Confirmée (H/F)

Missions principales Sous la responsabilité du délégué régional, l'assistant-e de direction assure l'administration générale de l'établissement régional. Il-elle travaille en étroite collaboration avec l'ensemble de l'équipe de la fédération (régionale, siège et autres régions), les adhérents et les partenaires externes.

• Accueil: Tenue du standard téléphonique et gestion de la boîte mail générale (répartition des messages selon les besoins). Accueil physique lors des formations, rencontres ou événements organisés.
• Administration: Mise en œuvre de la dématérialisation des documents administratifs et comptables. Appui aux démarches administratives de l'association (ex. : BPF). Soutien à la mise en œuvre des événements (préparation des dossiers, inscriptions, relances, communications). Rédaction de courriers, mails et autres correspondances.
• Gestion comptable: Saisie comptable dans SAGE et interface avec le cabinet comptable. Rapprochements bancaires et suivi de la trésorerie. Établissement de la facturation, recouvrements si nécessaire. Règlement des fournisseurs. Suivi des opérations bancaires (virements salaires, adhésions, gestion du site bancaire, remises de chèques). Suivi des cotisations adhérents et reversements à la fédération nationale. Demandes de devis commerciaux.
• Gestion des ressources humaines: Préparation des éléments de paie, suivi des congés et absences. Gestion des titres-restaurant et des notes de frais.
• Communication: Participation à la réalisation et diffusion des supports de communication de l'établissement régional (newsletters, flyers). Coordination de l'observatoire national des entreprises d'insertion. Mise à jour du site internet de la fédération régionale. Création et diffusion de supports pour le GRAFIE (newsletters, communication web). Mise à jour du site internet du GRAFIE.
• Gestion administrative de l'organisme de formation: Suivi des inscriptions. Préparation et envoi des documents administratifs liés aux formations (devis, conventions, convocations, certificats). Facturation, encaissements, relances. Relations avec les formateur-rices, les OPCO, les stagiaires et les entreprises.

Profil recherché – Qualités et compétences

• Savoir-faire: Excellente expression écrite et capacité de correction orthographique. Maîtrise de la suite Office : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Publisher. Aisance dans la prise en main de nouveaux outils numériques (ex. : Mailjet, Wordpress, Drupal, Digiforma, SAGE, Canva, Airtable, Google Forms, LinkedIn, Silae, UpOne, Adobe).
• Savoir-être: Excellent relationnel. Esprit collaboratif, sens du collectif. Autonomie, réactivité, sens de l'initiative. Rigueur, organisation, gestion des priorités. Force de proposition et créativité.

Type de contrat CDI Contrat travail Durée du travail 39H/semaine Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2500.0 Euros à 2800.0 Euros sur 12.0 mois
• Titres restaurant / Prime de panier
• Complémentaire santé
• CSE
• 39h avec RTT

Déplacements Ponctuels

Profil souhaité

Expérience

• 5 An(s) Cette expérience est indispensable

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Cette compétence est indispensable
• Assurer un accueil téléphonique Cette compétence est indispensable
• Gestion administrative du courrier Cette compétence est indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de créativité, d'inventivité
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Activités des organisations professionnelles

Employeur

La fédération des entreprises d'insertion Ile-de-France a été créée en 1984 par les premiers chefs d'entreprises d'insertion, conscients de la nécessité de se regrouper pour affirmer la spécificité de leur action, mutualiser leurs efforts, et se doter d'une instance médiatrice qui les représente. Elle est composée d'entreprises d'insertion, de travail temporaire d'insertion et d'Entreprises d'Insertion par le Travail Indépendant conventionnées par l'État.