Assistant / Assistante de direction

EHPAD LES MYOSOTIS; Longjumeau; Sur place; EUR 20 088 - 26 784; Plein temps

Résumé du poste

L'EHPAD LES MYOSOTIS à Longjumeau recrute un(e) Assistant(e) de direction pour piloter l'activité administrative et le reporting à la direction déléguée.

Vous assurez le secrétariat, la préparation des courriers, le suivi des admissions, la facturation et le mandatement en lien avec le siège. Vous interagissez avec les résidents et les familles et organisez les commissions d'admission.

Qualifications

• Maîtrise des activités administratives et du reporting pour un établissement médico-social.
• Connaissance des procédures liées aux admissions et à la facturation.
• Capacité à travailler en lien avec le siège et les équipes pluridisciplinaires.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de la Direction : rédaction de comptes-rendus, préparation des courriers aux familles et fournisseurs.
• Reporting à la direction et interface avec le service siège pour facturation et mandatement.
• Gérer les dossiers administratifs et les admissions en lien avec le médecin coordonnateur et le cadre de santé.

Connaissances

Planification des tâches

Esprit d'équipe

Réactivité

Rigueur et précision

Connaissances informatiques

Formation

Bac+2 ou équivalents

Gestion hospitalière - BTS

Outils

Berger-Levrault/TITAN

Chorus

Horizontal Software

Office Suite (Word, Excel, PowerPoint)

Description du poste

Assistant / Assistante de direction 91 - LONGJUMEAU

Offre n° 211WSCK
Assistant / Assistante de direction

L'assistante(e) de direction est chargée de la conduite opérationnelle de l'établissementdans le domaine administratif, et assure le reporting régulier à la direction déléguée desite. Elle travaille en lien avec le service siège pour la facturation et le mandatement.- Suivre et mettre à jour la conformité des documents et activités en prévisiond'inspections inopinées de toute nature (IGAS, DDPP, ARS.),- Assurer le secrétariat de la Direction : rédaction de comptes-rendus, préparation descourriers aux familles et courriers aux fournisseurs à faire valider par la direction,- Reporting à la direction,- Etre l'interlocuteur privilégié des résidents et des familles sur les diversesquestions de la vie à l'EHPAD (en dehors du soin),- Identification et recensement des besoins et attentes des résidents et des familles- Prise de RDV pour les visites de préadmission (séjours permanents, temporaireset accueil de jour) et les admissions en lien avec le médecin coordonnateur, lacadre de santé et la psychologue- Gestion de la liste d'attente : préparation des courriers, relance des familles ayant déposéun dossier.préparation des courriers suite aux commissions d'admission- Préparation de la sortie des résidents en coordination avec l'IDEC et la lingère (remise deseffets personnels en cas de décès, liaison avec le nouvel établissement et suivi dutransport et effets personnels en cas de transfert définitif)- Réception et enregistrement des demandes d'admission dans le logiciel métier TITAN- Information (agents, résidents, familles) concernant les admissions, orientations, suivide dossiers.- Remise des dossiers d'accueil, plaquettes de l'EHPAD, plans d'accès.- Traitement des dossiers, documents : enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage- Gestion, traitement des données et informations concernant les dossiersadministratifs (recherche, recueil, analyse, priorisation, classement, suivi desdossiers de résidents)- Préparer les documents de la facturation, et assurer la transmission des informationsavec le service siège centralisé- Organiser l'admission administrative et de l'admission soignante et hôtelière encollaboration avec le cadre de santé ou IDEC,- Organiser les commissions d'admission,- Etablir les bons de commande,- Préparer les éléments pour le mandatement, et assurer la transmission des informationsavec le service siège centralisé- Gérer les stocks et les réserves administratives (commande Bruneau..)- S'assurer de la bonne préparation des réunions institutionnelles internes- Remplacer les agents de l'accueil en leur absence et en cas d'absence simultanée del'agent d'accueil et de l'aide au soin IDE- Aide à la rédaction du rapport annuel d'activités,- Répondre aux différentes enquêtes administratives, sous contrôle de la direction,- Participer à la réalisation d'enquête de satisfaction des usagers (résidents et familles) enlien avec le service Qualité,- Suivi des réclamations de 1er niveau (remarques, réclamations familles),- Connaissances en législation sociale, médico-sociale ou sanitaires appréciées,- Connaissances informatiques : logiciel Berger-Levrault/TITAN / Chorus / Horizontal SoftwareSuite office (Word, Excel, PowerPoint) appréciées

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Conditions de travail En contact avec du public
Salaire

• selon la convention de la fonction publique hospitalière

Profil souhaité

Expérience

• 12 Mois - En établissement pour personnes âgées Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Gestion hospitalière- BTS Gestion des administrations,...

Compétence

• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées

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