Assistant Archiviste

UNESCO; Paris; On-site; EUR 22,000 - 28,000; Part time

Job summary

UNESCO recherche un renfort temporaire pour l’unité Records Management à Paris, afin d’accompagner les procédures de check-out et d’assurer la gestion des archives lors des départs du personnel. Le poste implique un travail sur site et une collaboration étroite avec l’assistant Records Management.

Le candidat idéal possède une formation en archivistique ou Records Management et une expérience pertinente dans le transfert et le classement d’archives, avec de solides compétences informatiques et

Qualifications

• Formation ou diplôme en archivistique ou en Records Management.
• Bonnes compétences informatiques et maîtrise d’Excel.
• Rigueur et sens de l’organisation.

Responsibilities

• Accompagner les membres du personnel tout au long du processus de check-out.
• Valider les check-out dans le système et respecter les délais.
• Transférer, trier et classer des archives physiques.
• Organiser et ranger les archives dans les salles de conservation.

Skills

Communication

Rigueur

Organisation

Autonomie

Education

Archivistique / Records Management diplôme

Tools

Microsoft 365 (SharePoint, Power Apps)

Job description

DÉTAILS DU POSTE

Type de contrat : Contrat de service

Niveau : SC3

Unité : Bureau des solutions numériques pour les entreprises (DBS)

Lieu d'affectation : Paris

Lieu du travail : Sur site

Durée du contrat : 2 mois

Recrutement ouvert à : Candidats externes

Date limite de candidature (minuit, heure de UTC+2) : 30/10/2026

Valeurs fondamentales de l'UNESCO : Engagement envers L'Organisation, Integrité, Respect de la diversité et Professionnalisme

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

L’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO) est une agence spécialisée des Nations Unies qui contribue à la paix et à la sécurité en renforçant la coopération internationale dans les domaines de l’éducation, des sciences, de la culture et de la communication et de l’information.

Dans le cadre de son mandat, l’UNESCO produit et reçoit un volume important de documents et de données, qui constituent une ressource institutionnelle essentielle et peuvent avoir une valeur administrative, juridique et historique. Leur gestion, leur conservation et leur accès dans le temps font partie des responsabilités de l’Organisation.

L’unité Records Management accompagne les membres du personnel de l’UNESCO, au Siège et dans les Bureaux hors Siège, dans la gestion et la conservation de leurs documents, notamment dans le cadre de la procédure de départ (« check-out »).

Dans le cadre d’une augmentation temporaire du volume de check-out à traiter, l’unité souhaite recruter un renfort afin de garantir un accompagnement efficace et dans les délais des personnes concernées.

TÂCHES ET SERVICES PRINCIPAUX

Le présent contrat a pour objet d’apporter un renfort opérationnel ponctuel à l’unité Records Management , avec un focus particulier sur l’accompagnement des procédures de check-out .

La personne recrutée travaillera directement avec l’assistant Records Management et accompagnera les membres du personnel tout au long de leur procédure de départ.

Elle pourra également apporter un soutien ponctuel aux autres activités de Records Management et d’archivage, en fonction des besoins de l’unité.

• De l’accompagnement des membres du personnel tout au long du processus de check-out, conformément à la procédure en vigueur
  • Prendre contact avec les personnes concernées et leur rappeler les étapes du check-out pour les documents et les archives ;
• Répondre à leurs demandes et apporter un accompagnement individuel lorsque nécessaire ;
• Obtenir les éléments requis et valider le check-out dans les délais ;
• Tenir à jour un tableau de suivi sur l’état d’avancement des check-out
• Du soutien aux autres activités de Records Management et d’archivage, en fonction des besoins de l’unité
  • Transfert, tri et classement d’archives papier;
  • Organisation et rangement des archives dans les différentes salles de conservation;
  • Récolement des fonds conservés.

RÉSULTATS ATTENDUS

• Assurer un accompagnement adapté et dans les délais requis des membres du personnel tout au long de leur processus de check-out ;
• Veiller à la bonne réalisation et à la validation des check-out dans le système concerné ;
• Réaliser les autres tâches de Records Management qui lui seront confiées par l’unité.

DURÉE DU CONTRAT

Du 15 novembre 2026 au 15 janvier 2027.

COMPÉTENCES Fondamentales (F) et Managériales (M)

• Comunicación (B)
• Responsabilidad (B)
• Innovación (B)
• Intercambio de conocimientos y mejora continua (B)
• Planificación y organización (B)
• Intercambio de conocimientos y mejora continua (B)
• Trabajo en equipo (B)

Para información detallada, consulte el Marco de Competencias de la UNESCO .

QUALIFICATIONS REQUISES

FORMATION

Formation ou diplôme en archivistique ou en Records Management.

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

Au moins une expérience professionnelle pertinente dans le domaine des archives, notamment dans le transfert et le classement des archives.

APTITUDES ET COMPÉTENCES

• Bonnes compétences informatiques et maîtrise d’Excel
• Rigueur, sens de l’organisation et attention aux détails.
• Bonnes qualités relationnelles et capacités de communication ;
• Rigueur, sens de l’organisation et attention aux détails ;
• Capacité à travailler de manière autonome ;
• Capacité à effectuer occasionnellement des tâches physiques liées à la manipulation et au déplacement de boîtes et de documents d’archives.

LANGUES

Maîtriser l’anglais et le français, à l’oral comme à l’écrit, et être capable d’assurer l’accompagnement des membres du personnel dans les deux langues

QUALIFICATIONS SOUHAITEES

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

Expérience dans un environnement professionnel multilingue.

APTITUDES ET COMPÉTENCES

• Connaissance des applications Microsoft 365 (SharePoint, Power Apps, etc.).

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• L’UNESCO rappelle que la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité.
• L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement.
• Les personnes issues de groupes minoritaires et de groupes autochtones, ainsi que les personnes handicapées, sont également encouragées à postuler.
• Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité..
• L’âge statutaire de départ à la retraite à l’UNESCO est de 65 ans.
• L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement.