ASSISTANT ADMINISTRATIV - PCO - 0.35 ETP H/F

APH DES VOSGES DU NORD; Ingwiller; Sur place; EUR 7 800 - 12 000; Temps partiel

Résumé du poste

APH des Vosges du Nord recherche un Assistant Administratif - H/F pour accompagner les équipes dans un cadre associatif et médico-social. Vous assurez l’accueil des usagers, la gestion administrative des dossiers et le suivi des données et tableaux de bord.

Le poste est à temps partiel (0,35 ETP) sur une CDD de 6 mois, avec une rémunération adaptée à l'expérience et reprise d'ancienneté selon CCN. Poste ouvert aux personnes en situation de handicap.

Qualifications

• Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle ou diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat.
• Diplôme requis et expérience dans le secteur médico-social appréciée.

Responsabilités

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, familles, partenaires et prestataires.
• Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers et rapports; suivre les dossiers des usagers.
• Saisir et actualiser des données dans les logiciels métiers; contribuer aux tableaux de bord et questionnaires de satisfaction.
• Participer à l'organisation des réunions et à la logistique associée.
• Contribuer à l'amélioration des prestations et à la qualité ISO 9001.

Connaissances

Accueil et information

Gestion administrative

Données et tableaux de bord

Soutien à la direction

Collaboration interne

Discrétion et confidentialité

Polyvalence et rigueur

Autonomie

Formation

Bac/professionnel secrétariat

BTS/DUT Assistanat

Description du poste

L'APH des Vosges du Nord est une Association à but non lucratif ouverte, dynamique et attachée au respect des valeurs éthiques de ses missions.

L'APH des Vosges du Nord est une Association qui promeut l'inclusion de personnes en situation de handicap au sein de notre société. Engagée aux côtés d'adultes, enfants et familles, nous oeuvrons chaque jour pour favoriser l'autodétermination, le bien-être et l'accès à la citoyenneté des personnes que nous accompagnons.

Ses structures et services se veulent ouverts pour permettre aux personnes accompagnées de prendre part à la vie de la société à travers l'accès aux droits, à l'enseignement, à la vie professionnelle, à la citoyenneté, à la culture et aux loisirs.

Ancrée sur le territoire des Vosges du Nord (Ingwiller, Saverne, Val de Moder, Wingen sur Moder) notre Association assure un accompagnement personnalisé au travers de diverses structures : DAME ( IME, SESSAD, UEMA, DAR) ; CAMSP ; PCO 7-12 ans ; EPDA; ESAT ; EANM Foyer d'hébergement et FAS Accueil de jour ; SAMSAH ; SAVS ; FAM - FAS avec hébergement Permanent et FAM Accueil de Jour.

Rejoindre l'APH des Vosges du Nord, c'est intégrer des équipes pluridisciplinaires dans un cadre structuré par une démarche qualité certifiée ISO 9001 et une évaluation externe HAS réussie sur l'ensemble des ESMS.

Rejoindre l'APH des Vosges du Nord, c'est intégrer une structure à taille humaine, où le travail d'équipe, la confiance et le sens donné à chaque action sont essentiels.

Nous croyons avant tout à la richesse des relations humaines. Chaque jour, nos professionnels accompagnent enfants et adultes avec attention, respect et engagement, afin de leur permettre de vivre pleinement leur parcours de vie.

Envie de donner du sens à votre engagement professionnel ?

L'APHVN propose un poste d'Assistant Administratif - H/F

Attention : le diplôme est requis ou 1ère expérience en cabinet medical ou médico social et secrétariat appréciée.

0.35 ETP - CDD de 6 mois - CAMSP/PCO - SAVERNE/INGWILLER

L'assistant administratif assure le soutien administratif et logistique des équipes. Il contribue au bon fonctionnement du service en veillant au respect des procédures et à la qualité de l'accueil.

Vos principales missions :

Accueil et information

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, familles, partenaires et prestataires
• Répondre aux demandes d'information, les transmettre, les orienter vers les bons interlocuteurs
• Gérer les rendez-vous et les plannings, les présences/absences des usagers dans les logiciels métiers

Gestion administrative

• Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers divers, comptes rendus, rapports
• Suivre et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers (DUI), les attestations règlementaires et diverses
• Gérer des admissions et sorties des usagers
• Assurer le classement, l'archivage et la tenue des dossiers

Suivi des données et tableaux de bord

• Chercher, saisir et/ou actualiser les données dans les logiciels métiers
• Participer à la constitution de statistiques, tableaux de bord, questionnaires de satisfaction et rapports

Soutien à la direction et aux équipes

• Participer à l'organisation des réunions et d'évènements spécifiques (convocations, ordres du jour, PV,...) ainsi que la logistique s'y rapportant
• Aider à la préparation des documents pour les instances (conseils de vie sociale, commissions)

Participer au dispositif institutionnel, en :

• Collaborer de manière constructive avec ses collègues, autres salariés de l'Association et partenaires extérieurs
• Contribuer à l'amélioration et au développement des prestations à destination des usagers
• Connaître et utiliser les documents de la démarche qualité et la certification ISO 9001

Compétences clefs

• Être un relai auprès des équipes
• Être discret et respecter la confidentialité
• Faire preuve de polyvalence, rigueur, organisation
• Savoir prioriser, maîtriser les délais
• Être autonome

Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle ou diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat.

Diplôme requis et expérience dans le secteur médico-social appréciée.

Conditions du poste à pourvoir :

CDD 0.35 ETP soit 12h15 - horaires à convenir

Durée : 6 mois

Rémunération selon expérience et reprise ancienneté aux conditions de la CCN 66 (IDCC 413 - brochure JO 3116).

A pourvoir dès que possible.

Poste ouvert aux candidats en situation de handicap.