Assistant Administratif Secteur Etat Civil

MAIRIE DE TREMBLAY EN FRANCE; Tremblay-en-France; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une mairie locale est à la recherche d'un administrateur pour le service Population. Vous serez responsable de l'accueil du public, de la gestion des dossiers d'identité et de l'état civil. Les candidats doivent posséder un Bac et une expérience similaire est souhaitée. La mairie offre un environnement dynamique et requiert des compétences en relationnel et en gestion du stress.

Qualifications

• Capacité à travailler en équipe et en transversalité.
• Bonne gestion de l'accueil des publics difficiles.
• Connaissance de la réglementation générale de l’État Civil.

Responsabilités

• Accueil du public et gestion administrative dans le service population.
• Gestion des dossiers de cartes d'identité et de passeports.
• Suivi des activités de l'état civil et des services population.

Connaissances

Sens du service public

Rigueur

Dynamisme

Bon relationnel

Gestion du stress

Formation

Bac

Expérience confirmée sur poste similaire

Outils

Mélodie

Adagio

Avenir

Pack Office

Citrix

Airs Courrier

Description du poste

À propos de nous

Tremblay-en‑France

Ville de 35 000 habitants, surclassée à la strate 40 000‑80 000 hab. au titre de la politique de la ville. Pôle de Développement de l’Aéroport Roissy Charles‑de‑Gaulle, avec de grands projets structurants, au cœur de la métropole du Grand Paris et du nouveau réseau Grand Paris Express. A 30 min du cœur de Paris par le RER B. Une ville attractive, citoyenne, écologique et solidaire, dont le dynamisme économique, associatif, sportif et culturel rayonne à l’échelle régionale.

Mission

Au sein du service Population, sous l’autorité de la cheffe de service Population, vous aurez pour principales missions d’effectuer l’accueil du public et la gestion administrative. À ce titre, vous intervenez sur les activités suivantes :

• Accueil et renseignements téléphoniques du public, prise de rendez‑vous, tenue de guichets (instruction des dossiers du service).
• Gestion et suivi des dossiers de cartes nationales d’identité et de passeports.
• Gestion et suivi des activités incombant au service en matière d’Etat Civil :
  • Avis de mention, reconnaissances, changements de nom, changements de prénoms, livrets de famille, préparation des documents à certifier et/ou à légaliser, réponses aux demandes d’acte d’état civil par courrier, par COMEDEC ou en ligne.
• Gestion et suivi des activités incombant au service population :
  • Inscriptions électorales, certificats de résidence, recensement militaire, attestations d’accueil, suivi et complétage des tableaux de bord.
• Polyvalence sur le secteur funéraire :
  • Dresser des actes de décès et transcriptions.
  • Rédaction des permis d’inhumer, d’exhumer, de dispersion.
  • Validation des bons de travaux.
  • Collaboration en transversalité avec le cimetière communal et intercommunal de Tremblay‑en‑France.
  • Recevoir les familles endeuillées et les pompes funèbres.
• Préparation et suivi des dossiers de mariage et de PACS :
  • Accueil et renseignements des futurs époux.
  • Vérification du dossier pour organisation éventuelle d’une audition, planification du mariage, établissement, transmission et affichage des actes.
  • Assistance aux élus lors de la célébration des mariages.
• Réalisation de tâches de gestion et de suivi administratif au sein du service ainsi que de tâches de secrétariat :
• Mise en signature de courriers départs et arrivés
• Réalisation de travaux de bureautique
• Tri / classement et archivage des documents et des actes administratifs
• Suivi et mise en forme des dossiers administratifs, exécution et suivi des procédures et des actes administratifs

Activités accessoires

• Participer aux cérémonies de mariage en assistant l’officier d’état civil dans leur tenue et leur organisation administrative et juridique.
• Permanences exceptionnelles au cimetière.
• pics d’activités aux élections (appel au volontariat).

Profil

Sens du service public indispensable.

Rigoureux(se), dynamique, souriant, vous avez le sens de l’organisation et savez faire preuve d’autonomie et de polycompétence.

Doté(e) d’un bon relationnel, vous savez travailler en équipe et en transversalité avec les services.

Bonne gestion du stress et de l’accueil de publics difficiles.

Compétences et formations requises

• Bac
• Expérience confirmée sur poste similaire souhaitée
• Connaissance des logiciels de l’état civil (Mélodie, Adagio et Avenir) et bureautiques (pack office, Citrix, Airs Courrier…)
• Connaissance de la réglementation générale de l’Etat Civil
• Connaissance du Code Civil et des procédures à la préparation des mariages
• Connaissance du statut de la fonction publique

Spécificités liées au poste

• Horaires de service fixés par la responsable hiérarchique en fonction des nécessités de service : 8h30‑12h / 13h‑17h
• Permanence par roulement les samedis matin de 8h30 à 12h et permanences les samedis après‑midi de 13h45 à 18h (au plus tard). Chaque permanence effectuée pour les samedis après‑midi est récupérée durant la semaine précédant celle‑ci.
• Tenue vestimentaire décente et correcte adaptée à l’accueil du public et à l’évènement auquel l’agent participe (mariages).
• Etre polyvalent (disposer des connaissances et des capacités suffisantes pour exercer à tout moment toutes les missions incombant au service)
• Chaque agent est titulaire d’un arrêté du maire portant délégation des fonctions d’officier d’état civil.

Cadre d’emploi : Filière administrative – Cat C – Cadre d’emplois des adjoints administratifs