Assistant administratif PMI F/H

Département d'Yvelines; Versailles; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Département d'Yvelines recherche une assistante administrative au sein de la direction Santé, dédiée à l’accueil et au secrétariat du centre PMI. Vous contribuerez au parcours de santé des enfants et au soutien des professionnels.

Vous assurez les rendez-vous, l’accueil téléphonique et la transmission des documents, avec une veille sur la salle d’attente et une participation active aux réunions d’équipe.

Qualifications

• Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac à Bac+2.
• Vous avez une première expérience dans le secrétariat médical ou dans l’accompagnement des jeunes.
• Vous avez connaissance du fonctionnement de la collectivité et de l’organisation des services du département (offre de service, droits et devoirs des usagers, etc.).
• Permis B obligatoire

Responsabilités

• Gérer les rendez-vous sur le système de GRC (Gestion de la Relation Client).
• Accueillir physiquement et par téléphone les usagers du centre de PMI et demander les documents nécessaires.
• Répondre à diverses demandes d’informations (mission PMI, carnets de santé, horaires, calendrier vaccinal).
• Orienter vers d’autres interlocuteurs ou partenaires si besoin.
• Assurer une veille de la salle d’attente et alerter les professionnels de santé en cas de nécessité.
• S’occuper de l’ouverture et la fermeture du centre en alternance avec l’assistant administratif binôme.
• Suivre et gérer des documents, tableaux de bord ou courriers liés à l’activité et l’archivage.
• Participer à la gestion des stocks de médicaments, vaccins et matériel médical.
• S’occuper des demandes d’interventions liées aux locaux et aux moyens généraux.
• Participer aux réunions d’équipe et à la mise en œuvre des projets du Pôle Santé.
• Gérer les plannings liés à l’activité des professionnels du centre et alerter en cas de risques d’absences

Connaissances

Accueil usagers

Gestion des rendez-vous

Secrétariat médical

Outlook

HORUS

Formation

Bac à Bac+2

Outils

GRC

HORUS

Outlook

Description du poste

Offre ouverte aux fonctionnaires et aux professionnels du secteur privé

Les missions en bref …

Positionnée au sein de la Direction Santé, l’assistante administrative appartient à un collectif de professionnels dédiés à l’accueil dans le centre de prévention et de santé. L’assistante administrative exerce ses missions sous l’autorité de la cadre de santé du territoire.

L’assistante administrative contribue au parcours de santé physique et psychique des enfants confiés.

Les missions de l’assistante administrative sont de:

ACCUEIL ET PRISE DE RENDEZ VOUS

• Gérer lesrendez-voussur le système de GRC (Gestion de la Relation Client)
• Accueillirphysiquement et par téléphone les usagers du centre de PMI (parents, future mère, enfants) et demander les documents nécessaires
• Répondreà de diversesdemandesd’informations (mission d’une PMI, demande de carnets de santé vierge, horaires, expliquer le calendrier vaccinal présent dans le carnet de santé…)
• Orientervers d’autres interlocuteurs ou partenaires si besoin
• Assurer uneveille de la salle d’attenteet réagir en alertant les professionnels de santé en cas de nécessité
• S’occuper de l’ouverture et la fermeturedu centre en alternance avec l’assisant administratif binôme
• Suivre et gérer des documents, tableaux de bord ou courriers liés à l’activité du centre ainsi que l’archivage : bilans de santé en école maternelle, carnets de santé, feuilles de soin
• Participer à lagestion des stocksde médicaments, vaccins, matériel médical : suivi, réception et contrôle des livraisons
• S’occuper des demandesd’interventionsliées auxlocauxet auxmoyens généraux(pannes, fuites,…)
• Participer auxréunions d’équipeet à la mise en œuvre desprojetsdu Pôle Santé
• Gérer les différentsplanningsliés à l’activité des professionnels du centre et alerter en cas de risques d’absences

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2
• Vous avez une première expérience dans le secrétariat médical ou dans l’accompagnement des jeunes
• Vous avez connaissance du fonctionnement de la collectivité et de l’organisation des services du département (offre de service, droits et devoirs des usagers, etc.)
• Permis B obligatoire

Savoir-faire

• Patience, savoir réagir et désamorcer les éventuelles tensions exprimées par les visiteurs
• Capacité à se positionner en tant que personne ressource auprès des professionnels de santé
• Sens de la ponctualité indispensable pour ouvrir le centre de protection maternelle et infantile le matin
• Connaissance idéale du fonctionnement et de la la politique du département en matière de santé de la femme et de l’enfant
• Aisance en informatique afin de s’adapter aux outils utilisés : Outlook, GRC, HORUS, …

Savoir-être

• Aptitude à accueillir tout public
• Gout pour le travail en équipe pluridisciplinaire
• Aisance dans le contact des familles et des personnes, bonnes qualités relationnelles, sens de l’accueil, du contact
• Respecter les obligations de confidentialité et de discrétion, le secret professionnel et médical
• Grand sens de l’organisation
• Capacités de réactivité
• Sens naturel de l’écoute et de l’observation
• Capacité d’adaptation au changement et aux évolutions nécessaires des services