Assistant administratif PMI F/H

Yvelines; Versailles; Hybrid; EUR 20,000 - 25,000; Full time

Job summary

Le Département des Yvelines recherche un assistant administratif H/F pour le PMI de Plaisir. Vous assurez l’accueil des usagers et la gestion administrative des activités PMI, les plannings, l’archivage et le suivi des dossiers santé des enfants. Le poste est permanent et s’inscrit dans les missions publiques du département.

Expérience minimale de 2 ans et diplôme administratif exigés; une formation secrétariat médical serait un plus. Permis B souhaité et travail sur site.

Qualifications

• Titulaire d’un diplôme administratif. Une formation en secrétariat médical serait un plus.
• Minimum 2 ans d’expérience sur un poste administratif similaire.

Responsibilities

• Assurer l’accueil du public et la gestion administrative des activités PMI.
• Gérer les courriers et documents et l’archivage du centre PMI.
• Organiser les plannings des professionnels et les réunions.
• Renseigner les tableaux de suivi et gérer les dossiers santé des enfants.
• Prendre les rendez-vous et planifier les séances de BCG.
• Assurer l’accueil téléphonique et orienter les partenaires.
• Participer à la mise en œuvre des projets du centre PMI.

Skills

Ponctualité

Organisation

Rigueur

Education

Diplôme administratif

Tools

Word

Excel

PowerPoint

GRC

HORUS

Job description

Offre ouverte aux fonctionnaires et aux professionnels du secteur privé

Les missions en bref …

Les 24 centres de Protection Maternelle et Infantile PMI des Yvelines ont pour mission la protection et la promotion de la santé de l’enfant de 0 à 6 ans et de la famille dans le cadre d’activités qui combinent social, médical, et préventif.

Le Département des Yvelines recherche un assistant administratif H/F au sein de la PMI de Plaisir.Votre mission ? Assurer l’accueil du public et la gestion administrative des activités de protection maternelle et infantile.

Activités administratives

• Assurer le traitement des courriers et documents liés à l’activité du centre de PMI.
• Mise à disposition.
• Certificats divers.
• Organisation des plannings des professionnels du centre.
• Organisation et participation aux réunions.
• Renseigner les tableaux de suivi de l’activité.
• Gérer les documents administratifs liés à l’activité du centre en suivant les référentiels.
• Gestion de l’archivage.
• Participation aux commandes de petits matériels, papeterie, …
• Participer à la mise en œuvre des projets du centre de PMI.
• Gérer les dossiers de consultation pour les RDV médicaux, de puériculture, de vaccins et de Sage-femme.
• Prise de rendez-vous et planification des séances de BCG.
• Gestion des ateliers développés dans la PMI.
• Traitement des tâches Horus et GRC.
• Délivrance de carnets de santé.

Accueil téléphonique

• Assurer le relai de la plateforme téléphonique en cas de situations particulières.
• Renseignement et orientation des partenaires disposant de la ligne directe.
• Rappel des familles si nécessaire.
• Sur site : participation à d’accueil mutualisé.
• Dans les autres PMI: soutien ponctuel auprès des équipes.
• Gestion administrative des dossiers santé des enfants placés.

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

• Vous êtes titulaire d’un diplôme administratif. Une formation en secrétariat médical serait un plus.

Expérience :

• Vous bénéficiez de minimum 2 ans d’expérience sur un poste similaire.

Savoir-faire

• Connaissance des étapes du parcours santé/vaccination de l’enfant et de la mère
• Sens de la ponctualité indispensable pour ouvrir le centre de PMI le matin.
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (world, Excel, PPT, autres logiciels (GRC, HORUS) et connaissance du fonctionnement et la politique du Département en matière de PMI et de Protection de l’enfance
• Savoir réagir et désamorcer les éventuelles tensions exprimées par les visiteurs
• Capacité à se positionner comme personne ressource auprès des professionnels de santé
• Connaissance idéale de la politique du Département en matière de santé de la femme et de l’enfant

Savoir-être

• Goût pour le travail en équipe pluridisciplinaire.
• Aisance dans le contact des familles et des personnes
• Qualités relationnelles, sens de l’accueil et du contact
• Sens de l’organisation et rigueur
• Capacités de réactivité, d’initiative, sens des priorités et de l’urgence.
• Qualités rédactionnelles
• Sens naturel de l’écoute et de l’observation
• Capacité d’adaptation au changement et aux évolutions nécessaires des services
• Respect du secret médical

AUTRES INFORMATIONS :

Poste permanent de catégorie C de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)

Autres

• Permis de conduire B nécessaire

Choisir de travailler à nos côtés, c’est rejoindre une institution publique qui conjugue innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.

Au-delà du statut ou du diplôme, nous recherchons des personnes compétentes et déterminées, animées par l’esprit d’initiative et le sens de l’intérêt général. Car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses agents.

Parce que la diversité des parcours enrichit notre collectif, nous veillons à rendre notre processus de recrutement accessible à tous et à offrir à chacun un environnement de travail inclusif et adapté à ses besoins, avec l’appui de notre Mission Handicap.

Découvrez les étapes jusqu’à votre embauche et le parcours d’onboarding

Le Département des Yvelines, avec plus de 4000 collaborateurs, est un acteur majeur de proximité auprès des Yvelinois.Il s'engage chaque jour pour apporter une réponse aux enjeux territoriaux, dans de nombreux domaines, parmi lesquels l'action sociale, l'enfance, l'insertion, le développement et l'aménagement du territoire, l'éducation, la culture ou encore la jeunesse.Les missions assurées par le Département sont au cœur des préoccupations des yvelinois et contribuent à leur qualité de vie, au développement et rayonnement du territoire.En réponse à ces enjeux, le Département s'inscrit dans une réelle dynamique de modernisation qui s'illustre notamment à travers des projets ambitieux et innovants.