Assistant Administratif - Plateformes Technologies H / F

INSTITUT PASTEUR; Levallois-Perret; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un centre de recherche en Île-de-France cherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir plusieurs équipes en gérant des tâches variées comme la gestion des plannings, la mise à jour de documents, et l'accueil des visiteurs. Le candidat idéal a un BTS Assistant manager ou un Bac +2 en gestion administrative, ainsi que des compétences avancées en outils informatiques. Ce poste offre un environnement de travail multiculturel avec des repas d'entreprise et des options de transport.

Prestations

Forfait mobilité douce

Remboursement des titres de transport à 75%

Cantine d'entreprise

Qualifications

• Formation de type BTS Assistant manager ou Bac +2 de type gestion administrative.
• Expérience réussie sur une fonction similaire.
• Capacité d'adaptation et de flexibilité.

Responsabilités

• Gérer les tâches administratives quotidiennes.
• Mettre à jour les pages web et organiser les réunions.
• Accueillir les visiteurs et nouveaux entrants.

Connaissances

Maîtrise des outils informatiques

Bonne communication écrite et orale

Capacité à travailler en équipe

Compétences en organisation et gestion du temps

Formation

BTS Assistant manager ou Bac +2 en gestion administrative

Outils

Word

Outlook

Excel

Teams

Concur

SAP

Description du poste

Rattaché à la Direction de la Technologie, l'assistant administratif assurera le support de plusieurs équipes, en particulier 4 plateformes technologiques du C2RT (Centre de Ressources et Recherches Technologiques) : PF3PR, PFBMI, PF Cristallographie et PFIA.

Activités :

• Accompagner les responsables dans leurs activités et gérer les tâches administratives du quotidien
• Etre le relais d'information au sein du service
• Gérer les plannings, le courrier, la messagerie et les appels téléphoniques
• Relire et mettre en forme des documents
• Mettre à jour les pages web
• Organiser les réunions
• Rédiger les compte rendus de réunion, suivre les actions à mener
• Organiser et gérer les missions et les déplacements
• Mettre à jour les listes de diffusion
• Gérer les notes de frais
• Participer à l'organisation d'évènements (séminaires, retraites, réunions annuelles, cours)
• Participer à l'instruction des dossiers RH (demande de recrutement, de stages)
• Prendre en charge l'accueil des visiteurs, des chercheurs, des nouveaux entrants (stagiaires, CDD, CDI), les accompagner dans leurs démarches administratives (visa, titre de séjour..), être un support à la bonne intégration des différentes nationalités étrangères accueillies
• Préparer et suivre le budget de l'entité et / ou des projets
• Passer des commandes, assurer le suivi
• Facturer des prestations de service
• Contribuer à la gestion documentaire dans la démarche qualité ISO 9001 (parcours d'intégration et d'habilitation pour chaque nouvel arrivant dans les entités certifiées)

Activités communes au Pôle administratif :

Participer aux actions transverses (organisation d'évènements par exemple, travail collectif sur le suivi des contributions des plateformes aux avancées de la recherche pasteurienne dans les publications)

Profil :

Formation de type BTS Assistant manager ou Bac +2 de type gestion administrative ou apparenté, vous avez une expérience réussie sur une fonction similaire

• Maîtrise des outils informatiques et de bureautique classique (Word, Outlook, Excel, Teams) et bonne capacité pour apprendre les outils internes (Concur, Easyfact, Endnote, SAP, Sharepoint, site web)
• Bonne communication écrite et orale (maîtrise de la prise de note et de l'orthographe).

Aptitudes personnelles :

• Capacité à travailler en équipe
• Sens du service, écoute active
• Capacité d'adaptation et de flexibilité
• Rigueur et réactivité
• Proactivité
• Compétences en organisation et gestion du temps (gestion des priorités).

Vos conditions et environnement de travail :

• Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
• Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
• Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités sur le campus)