ASSISTANT ADMINISTRATIF, PLANIFICATION & CFA (F/H)

UniLaSalle; Amiens; Sur place; EUR 25 000 - 27 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

6 semaines de congés payés

RTT: Environ 22 par an

Télétravail annuel: 20 à 34 jours

Restauration d’entreprise — prise en 4

Plan d’Epargne Entreprise

Retraite supplémentaire

Mutuelle prise en charge à 100%

Œuvres sociales du CSE

Parking salarié

Résumé du poste

UniLaSalle Amiens recherche un/une Assistant administratif, planification et CFA pour renforcer les services scolarité et CFA. Le poste est en CDD de remplacement à temps plein sur le campus d’Amiens (80).

Coordination et suivi administratif des activités d'apprentissage et missions transverses de gestion administrative, scolarité et planification des enseignements. Vous assurerez la qualité du service rendu aux apprenants, entreprises et équipes pédagogiques, et contribuerez à l'organisation

Qualifications

• Formation Bac +2 à Bac +5 en gestion, administration, assistanat de direction, management des organisations ou RH.
• Expérience dans l'enseignement supérieur ou un environnement administratif complexe appréciée.
• Connaissance des dispositifs d'apprentissage et du fonctionnement d'un CFA est un atout.
• Maîtrise des outils bureautiques, en particulier Excel et logiciels de gestion.

Responsabilités

• Coordination et suivi administratif des activités de l'apprentissage et du CFA.
• Gestion administrative des contrats d'apprentissage et des avenants.
• Organisation et suivi des campagnes de recrutement et sessions de sélection.
• Gestion du tutorat, des PFE et du reporting qualité CFA.
• Appui à la scolarité, à la planification et à l'organisation des enseignements.

Formation

Bac +2 à Bac +5 en gestion, administration, assistanat de direction, management des organisations, RH ou formation

Description du poste

À Amiens, Beauvais, Rennes et Rouen, UniLaSalle, établissement d’enseignement supérieur et de recherche, propose des formations d’ingénieurs post-bac en 5 ans, une formation vétérinaire post-bac en 6 ans (depuis septembre 2022), des bachelors ainsi que des masters dans les domaines de l’agriculture, de l’agroalimentaire, de l’alimentation-santé, de l’environnement, des géosciences, des énergies et du numérique.

Labellisé EESPIG (Établissement d'Enseignement Supérieur Privé d'Intérêt Général), UniLaSalle est membre de la Conférence des Grandes Écoles et ses formations d’ingénieur sont habilitées par la CTI (Commission des Titres d'Ingénieur). UniLaSalle fait partie du réseau d’enseignement mondial La Salle constitué de 72 universités et s’appuie sur 260 universités partenaires à l’étranger. L’Institut compte aujourd’hui 4 000 élèves, accompagnés par 632 salariés dont 180 enseignants chercheurs, 40 doctorants et 27 000 alumni.

Inauguré en 1995 sous le nom ESIEE Amiens, le campus est situé en bord de Somme et se distingue par son architecture originale. Depuis le 1er octobre 2020, il a rejoint le groupe UniLaSalle et compte 59 salariés.Il accueille environ 650 étudiants chaque année et les forme sur les thématiques de l’énergie et du numérique.

Dans le cadre d’un remplacement et afin de renforcer les services scolarité et CFA, nous recherchons un Assistant administratif, planification et CFA (F/H) en CDD temps plein à terme imprécis, pour le campus d'Amiens (80), poste à pourvoir dès que possible.

Au sein du Campus UniLaSalle Amiens, l'assistant administratif, planification et CFA (F/H) assure la coordination et le suivi administratif des activités de l'apprentissage et contribue, en complément, à des missions transversales de gestion administrative, de scolarité et de planification des enseignements.

Il/Elle participe à la qualité du service rendu aux apprenants, aux entreprises et aux équipes pédagogiques, tout en contribuant à la bonne organisation opérationnelle des formations.

Missions proposées :

Mission CFA et apprentissage (60%)

Gestion administrative des contrats d'apprentissage :

• Constitution et suivi des dossiers apprentis ;
• Gestion des contrats et avenants ;
• Suivi des ruptures de contrats ;
• Gestion des absences des apprentis ;
• Mise à jour des outils de suivi et tableaux de bord.

Relation entreprises et apprentis :

• Point de contact pour les entreprises et les apprentis ;
• Réponse aux questions relatives à l'alternance ;
• Accompagnement administratif des entreprises ;
• Suivi des tuteurs et maîtres d'apprentissage.

Recrutement et intégration des apprentis :

• Organisation et suivi des campagnes de recrutement ;
• Gestion des candidatures ;
• Organisation des sessions de sélection ;
• Participation aux rentrées et réunions d'information.

Gestion du tutorat :

• Affectation et suivi des tuteurs ;
• Préparation des documents de suivi ;
• Gestion administrative et financière du tutorat.
• Participation aux jurys.

Organisation des PFE :

• Planification des soutenances ;
• Gestion des convocations et documents d'évaluation ;
• Soutien logistique.

Reporting et qualité CFA :

• Production d'indicateurs ;
• Contribution aux enquêtes réglementaires ;
• Préparation des audits qualité.

Missions administratives transversales (40%)

Appui à la scolarité :

• Participation à la gestion administrative des étudiants ;
• Suivi et mise à jour des dossiers étudiants ;
• Préparation des jurys et commissions ;
• Gestion des inscriptions administratives et pédagogiques selon les besoins du service ;
• Contribution aux campagnes de rentrée et de diplomation.

Appui à la planification :

• Participation à l'élaboration des emplois du temps ;
• Réservation et optimisation des ressources pédagogiques (salles, laboratoires, équipements) ;
• Gestion des modifications de planning ;
• Interface avec les responsables pédagogiques et les enseignants ;
• Mise à jour des outils de planification.

Gestion administrative transversale :

• Production de tableaux de bord d'activité ;
• Mise à jour de bases de données ;
• Rédaction de comptes-rendus et procédures ;
• Participation à l'amélioration continue des processus administratifs ;
• Contribution ponctuelle aux projets de transformation du campus.

Soutien aux événements institutionnels :

• Participation aux JPO, salons et événements campus ;
• Appui logistique aux événements académiques ;
• Contribution aux opérations de communication administrative.

Profil :

Formation : Bac +2 à Bac +5 en gestion, administration, assistanat de direction, management des organisations, RH ou formation.

Expérience :

• Expérience dans l'enseignement supérieur, la formation ou un environnement administratif complexe appréciée ;
• Une expérience dans un CFA ou dans la gestion de la scolarité constitue un atout.

Compétences techniques :

• Connaissance des dispositifs d'apprentissage et du fonctionnement d'un CFA ;
• Maîtrise des outils bureautiques, en particulier Excel ;
• Maîtrise des logiciels de gestion administrative et de planification ;
• Capacité à produire des indicateurs de pilotage ;
• Gestion de bases de données.

Compétences comportementales :

• Sens élevé de l'organisation ;
• Gestion des priorités ;
• Rigueur administrative ;
• Qualités relationnelles ;
• Autonomie ;
• Polyvalence ;
• Esprit de service ;
• Travail en équipe.

Ce que nous proposons :

Ce poste est à pourvoir en CDD de remplacement à terme imprécis sur notre campus d’Amiens (80).

Rémunération brute annuelle entre 25,2k et 27k, à négocier selon profil.

Au-delà de la rémunération, nous proposons également :

• 6 semaines de congés payés
• RTT: Environ 22 par an
• 20 à 34 jours de télétravail annuel
• Politique de formation du personnel ambitieuse
• Restauration d’entreprise avec prise en charge partielle employeur (45%)
• Plan d’Epargne Entreprise
• Retraite supplémentaire
• Mutuelle prise en charge à 100% par l'employeur
• Œuvres sociales du CSE (Comité social et économique)
• Parking salarié