Assistant administratif - Orléans (7492) H/F

Département du Loiret; Orléans; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme public de la région recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer l'accueil et soutenir le Responsable Administratif dans ses tâches. Le candidat idéal doit posséder de solides compétences en secrétariat, une bonne maîtrise des outils bureautiques, et être capable de travailler en équipe. Ce poste offre l'opportunité de contribuer au bon fonctionnement d'une institution publique dynamique.

Qualifications

• Bonne maîtrise des outils bureautiques.
• Excellentes compétences en communication.
• Sens du travail en équipe et rigueur organisationnelle.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Réaliser des tâches de secrétariat pour le Responsable Administratif.
• Gérer les demandes de dépenses et suivre le budget.

Connaissances

Maîtrise des techniques de secrétariat

Bon relationnel

Rigueur

Capacité rédactionnelle

Aisance à l'oral

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Access

Outlook

Description du poste

Overview

Le département du Loiret est un territoire dynamique, situé à une heure de Paris, qui allie la force d'Orléans Métropole à une diversité de pays authentiques : Sologne, Beauce, Puisaye, Gâtinais. C'est une communauté de 670 000 Loirétains qui a trouvé son équilibre entre nature et culture, patrimoine et modernité, tradition et ouverture au monde. Elle accompagne les communes dans leurs projets, construit des solidarités territoriales et citoyennes (personnes âgées, usagers en voie d'insertion, enfants, famille), aménage des infrastructures et coordonne un tissu économique dense. Riche de ses ambitions, le Loiret est un territoire d'innovation. Education, routes, transports, économie, solidarité, développement durable et environnement, culture, sports... les compétences du Conseil départemental du Loiret sont variées et ses actions multiples. Il mène des actions dans de nombreux domaines afin de faire du Loiret un département de pointe.

Responsibilities

• Réaliser l'accueil physique et téléphonique
• Réception téléphonique et physique des usagers
• Prise et transmission des messages, apporter une réponse de premier niveau et orienter vers les services compétents le cas échéant
• Réaliser des tâches relatives au suivi du dossier des personnes accueillies
• Saisie dans informations dans les logiciels et dossiers
• Réaliser le suivi des effectifs et leur diffusion
• Contribuer au suivi des tableaux de bords
• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Assistance et secrétariat du Responsable Administratif
• Réaliser l'organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
• Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
• Traitement administratif des demandes, participation à la vie du service
• Archivage
• Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
• Réceptionner les demandes de dépenses, créer l'engagement financier via Sedit, éditer le bon de commande, saisie des factures et assurer le suivi budgétaire
• Gestion des participations financières aux frais de séjour des familles accueillies au centre parental
• Traitement des courriers arrivant par voie postale et via Maarch, dossiers, documents : enregistrement, tri, traitement, diffusion
• Réaliser un suivi des incidents liés aux téléphones (période GEC)
• Maîtrise des techniques de classement et d'archivage
• Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, Anis, Planiciel, Sedit...
• Capacité rédactionnelle
• Bon relationnel
• Bon communiquant
• Sens du travail en équipe
• Aisance à l'oral
• Rigueur, méthode et organisation
• Confidentialité