Assistant Administratif (H/F) - CLIMASET

Syclef; Aubagne; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets restaurant 10€

Prime de partage de la valeur

Prise de poste immédiate

Job summary

CLIMASET PACA, basé à Aubagne, recherche un Assistant administratif (H/F) pour assurer le bon fonctionnement des activités administratives et soutenir la qualité du service client et partenaires.

Rattaché au service administratif, vous contrôlez les heures, gérez le standard et traitez les demandes clients. CDI à temps plein, tickets resto de 10 € par jour, prime de partage de la valeur et prise de poste immédiate.

Qualifications

• Bac+2 (BTS/DUT ou équivalent) en gestion, assistanat ou comptabilité.
• Au moins 3 ans d'expérience sur un poste similaire.
• Rigueur, sens de l'organisation et réactivité.
• Bon relationnel et bonnes qualités rédactionnelles.
• Maîtrise des outils bureautiques et d'un ERP.

Responsibilities

• Contrôler les heures des salariés et assurer leur vérification dans l'ERP.
• Gérer le standard téléphonique.
• Recueillir les demandes clients, qualifier les besoins et planifier les interventions de dépannage.
• Gérer la boîte mail générale et dispatcher les demandes au fil de l'eau.
• Assurer le traitement du courrier entrant.
• Mise en place des dossiers d'appels d'offre.
• Effectuer le rapprochement des factures fournisseurs avec les bons de commande.
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
• Rédiger les devis.
• Facturation.
• Effectuer les relances de devis et de factures.
• Consulter les fournisseurs pour les achats courants (fournitures de bureau, pièces standards, etc.).
• Assurer le suivi administratif des intérimaires (contrats, relevés d'heures, facturation).
• Mettre à jour les données dans l'ERP (création des fiches clients, intégration des contrats d'entretien, etc.).
• Constituer et contrôler les dossiers administratifs des sous-traitants.

Skills

Rigueur

Organisation

Réactivité

Bon relationnel

Polyvalence

Education

Bac+2 en gestion/assistanat/comptabilité

Tools

Excel

ERP

Outils bureautiques

Job description

Depuis plus de 30 ans, CLIMASET est une référence sur le marché de la climatisation et du chauffage. Implanté en région Parisienne, Rhône-Alpes et Bouches du Rhône, le Groupe CLIMASET, est référent en termes de sérieux et de qualité dans l’étude, l’installation et la maintenance des équipements de CVC.

CLIMASET fait partie du GROUPE SYCLEF, dont l’activité est la réfrigération et le conditionnement d’air. SYCLEF rassemble aujourd’hui + de 70 sociétés et + de 4000 collaborateurs sur le territoire national et international.

Dans le cadre de son développement, la société CLIMASET PACA basée à Aubagne (département 13) recherche un Assistant administratif (H/F).

Votre quotidien à nos côtés :

Rattaché au service administratif, vous assurez le bon fonctionnement des activités administratives de l'entreprise et participez activement à la qualité du service apporté à nos clients et partenaires.

Vos missions

• Contrôler les heures des salariés et assurer leur vérification dans l'ERP.
• Gérer le standard téléphonique.
• Recueillir les demandes clients, qualifier les besoins et planifier les interventions de dépannage.
• Gérer la boîte mail générale et dispatcher les demandes au fil de l'eau.
• Assurer le traitement du courrier entrant.
• Mise en place des dossiers d'appels d'offre
• Effectuer le rapprochement des factures fournisseurs avec les bons de commande.
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
• Rédiger les devis.
• Facturation
• Effectuer les relances de devis et de factures.
• Consulter les fournisseurs pour les achats courants (fournitures de bureau, pièces standards, etc.).
• Assurer le suivi du parc automobile (entretiens, contrôles techniques, visites réglementaires).
• Gérer le suivi administratif des intérimaires (contrats, relevés d'heures, facturation).
• Mettre à jour les données dans l'ERP (création des fiches clients, intégration des contrats d'entretien, etc.).
• Constituer et contrôler les dossiers administratifs des sous-traitants.

Cette liste de missions n'est pas exhaustive et pourra évoluer selon les besoins de l'entreprise.

Votre profil :

Vous êtes la personne idéale si :

• Vous êtes titulaire d'un Bac +2 (BTS, DUT ou équivalent en gestion, assistanat ou comptabilité).
• Vous justifiez d'au moins 3 ans d'expérience sur un poste similaire.
• Vous êtes reconnu pour votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre réactivité.
• Vous possédez un excellent relationnel et de bonnes qualités rédactionnelles.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel, ainsi que les outils informatiques type ERP.

Pourquoi nous rejoindre ?

Nous rejoindre c’est intégrer une structure stable d’une quarantaine de collaborateurs reconnue pour son savoir-faire et son expertise. C’est une société proche de ses salariés et de ses clients.

Nous vous propose

• CDI à temps plein (35 heures)
• Tickets restaurant d'une valeur de 10 € par jour travaillé.
• Prime de partage de la valeur.
• Prise de poste immédiate

SO/IND