Assistant administratif (H/F)

IFBM et Qualtech Groupe; Vandœuvre-lès-Nancy; Sur place; Confidentiel; Plein temps

Résumé du poste

Un laboratoire spécialisé est à la recherche d'un assistant administratif (H/F) pour gérer des missions dans un service logistique à Vandœuvre-lès-Nancy. Le rôle inclut la gestion des demandes clients, l'organisation des interventions, et la liaison avec les équipes logistiques. Les candidats doivent posséder un bon sens de l'organisation, une maîtrise des outils informatiques et un bon relationnel. Des avantages tels que des horaires flexibles et une prime de vacances sont offerts.

Prestations

Horaires flexibles

Prime de vacances

Mutuelle

PERCO

CSE

CET

Responsabilités

• Traiter les demandes des clients par mail et téléphone.
• Suivre les fins de contrats et intégrer de nouveaux contrats.
• Assurer la liaison avec les responsables logistiques régionaux.
• Préparer et organiser les interventions.
• Piloter la logistique des échantillons.
• Créer des fiches de sous-traitance et déclarer les anomalies.

Connaissances

Sens de l’organisation

Maitrise des outils informatiques (Excel)

Réactivité

Bon relationnel

Description du poste

Le Groupe QUALTECH - 5 sociétés, 7 sites et 350 salariés - est un regroupement de Laboratoires spécialisés dans les analyses de laboratoire (microbiologie, biologie moléculaire, chimie, extraction d’ADN, etc), le conseil, la recherche et la formation. Notre but est de garantir une expertise qualitative à nos clients en termes de contrôle, de qualité et de fiabilité dans le secteur de l’agro-alimentaire. Nos valeurs : performance, proximité, développement, éthique.
En rejoignant son laboratoire AGROBIO spécialisé en microbiologie, vous participez à son expertise dans le monde de la recherche et de l’analyse agro-alimentaire.

Vos missions

Nous recherchons un assistant administratif (H/F) pour occuper des missions administratives dans un service logistique.

Votre rôle :

Garantir la fluidité des processus — de la signature des contrats à la réalisation des prélèvements, en passant par la coordination des transporteurs et la gestion des anomalies — dans un contexte sécurité sanitaire. Grâce à votre rigueur, votre réactivité et votre sens de l’organisation, vous faites le lien entre la stratégie commerciale, les impératifs logistiques et la réalité du terrain.

Vos responsabilités :

• Être l’interface privilégiée des clients : traiter leurs demandes par mail et téléphone, les informer, les rassurer, et gérer les déclarations d’anomalies ou de retards.
• Collaborer étroitement avec les commerciaux : suivre les fins de contrats, intégrer les nouveaux contrats dans les bases clients, et paramétrer les outils de planification pour une mise en œuvre sans accroc.
• Assurer la liaison avec les responsables logistiques régionaux : prendre en compte leurs consignes (dates fixes, spécificités clients) et les traduire en actions concrètes pour les équipes terrain.
• Préparer et organiser les interventions : créer les dossiers d’intervention, gérer les bons pour accord, et envoyer les feuilles de route actualisées aux techniciens.
• Piloter la logistique des échantillons : missionner les transporteurs, suivre les collectes, et intervenir en cas de retard ou de problème.
• Garantir la traçabilité et la conformité : créer des fiches de sous-traitance, déclarer les anomalies, et s’assurer que chaque étape est documentée et suivie.

Pour découvrir notre entreprise en images, cliquez ici : https://www.youtube.com/watch?v=dXfIYlvRZNU&list=PLjBLskGYKh0M3-FfnVlwrLMqHmNx3DgFM&index=6

Prise de poste : dès que possible

Localisation : Vandœuvre-lès-Nancy avec des déplacements réguliers à Bar-le-Duc (véhicule de service fourni pour le trajet)

Vos compétences

• Sens de l’organisation et de la rigueur
• Bonne maitrise des outils informatiques (Excel)
• Réactivité et gestion des imprévus
• Bon relationnel (travail en équipe, contact avec les responsables régionaux, clients et préleveurs)

Avantages

Horaires flexibles, prime de vacances, mutuelle, PERCO, CSE, CET.

Processus de recrutement :

• Etude de candidature : CV + lettre de motivation
• Entretien téléphonique avec la chargée de recrutementEntretien physique à Vandoeuvre les Nancy avec l’assistante logistique régionale