Assistant Administratif H / F

Saint Quentin en Yvelines Agglomération; Trappes; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale à Trappes recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer le secrétariat et le suivi administratif de la direction. Le candidat idéal doit avoir une formation Bac à Bac +2 et une expérience en collectivité. Ce poste requiert des compétences en communication, rigueur et organisation. La maîtrise des outils numériques et du pack office est indispensable.

Qualifications

• Formation niveau Bac à Bac +2 en assistanat administratif.
• Expérience similaire dans une collectivité territoriale appréciée.
• Connaissance de l'organisation du service public.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de la direction.
• Gestion des dossiers et correspondances.
• Assurer un contact de qualité avec les usagers.
• Gérer la documentation de la direction.

Connaissances

Rigueur

Qualités rédactionnelles

Capacité d'organisation

Disponibilité

Esprit d'équipe

Compétences numériques

Maîtrise du pack office

Formation

Bac à Bac +2 en assistanat administratif

Description du poste

Rattaché(e) à la responsable Assistance métier et relation usagers, vous êtes intégré(e) au sein d'une équipe de trois assistantes. Vous êtes en charge de l'accueil et du suivi administratif de la direction et assurez la circulation de l'information.

• Assurer le secrétariat de la direction
• Gestion des correspondances, suivi des dossiers instruits, rapports et courriers avec les opérationnels, rédaction de comptes rendus, tenue à jour du planning des manifestations
• Gestion des dossiers transversaux et PC entrant dans la direction
• Enregistrer, suivre et saisir les prescriptions des dossiers à instruire. Garantir un délai d'instruction au sein de la DEP et assurer le retour au service instructeur dans les délais impartis
• Assurer la qualité des interactions physiques et téléphoniques avec les usagers est essentiel, surtout pour le service Déchets, afin de fournir des informations claires et précises lors des appels
• Répondre et / ou assurer le suivi des sollicitations des usagers : création de cartes DECHETS, préparation des distributions de composteurs, attribution des demandes aux services concernés, orientation des signalements des usagers (Espaces verts, Propreté, Déchets)
• Avoir un rôle de support au fonctionnement de la DEP : gestion des fournitures, commande des documents personnalisés
• Gérer la documentation de la direction

Disposant d'une formation niveau Bac à Bac +2 en assistanat administratif, ainsi qu'une expérience similaire idéalement au sein d'une collectivité territoriale, vous en connaissez l'organisation et avez le sens du service public.

Doté(e) d'un excellent relationnel, vous disposez des aptitudes requises pour ce poste : rigueur, qualités rédactionnelles, capacité d'organisation, disponibilité et esprit d'équipe. Etre à l'aise avec les outils numériques et la maîtrise du pack office sont indispensables.

Ref : jf1apb3iu9