Assistant administratif (H/F)

ESAT L ATELIER DES TALENTS; Morhange; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association d'aide par le travail à Morhange recrute un Assistant administratif (H/F). Vous serez le premier contact de l'établissement, gérant l'accueil, les appels et le suivi administratif. Le poste exige 5 ans d'expérience en secrétariat et un Bac minimum. Le contrat est en CDI à 35 heures par semaine, avec un salaire selon la convention collective. Postulez avant le 17/11/2025.

Qualifications

• 5 ans d'expérience impérative en secrétariat.
• Expérience indispensable en secrétariat.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes.
• Gérer les parcours et compétences des personnes accompagnées.
• Piloter la mise en place des formations.
• Gérer le courrier et les commandes fournisseurs.
• Organiser les transports et les visites médicales.

Connaissances

Logiciels métier (Planning First)

Maitrise de l'outil informatique

Accueillir, orienter, renseigner un public

Assurer la gestion administrative d'une activité

Classer des documents

Gestion administrative du courrier

Modalités d'accueil

B – Véhicule léger (permis indispensable)

Formation

Bac ou équivalent – Secrétariat assistanat

Description du poste

Offre n° 199YPWV Assistant administratif (H/F)

Premier contact avec l'établissement, le(la) secrétaire administrative est l'image de l'établissement. Il(Elle) assure la gestion des appels téléphoniques, l'accueil du public, la gestion du courrier, le suivi administratif et comptable courant (factures, présences, documents officiels), ainsi que le soutien à la direction et aux équipes encadrantes. Il(Elle) pilote le volet formation et gestion prévisionnelle des parcours et compétences des personnes accompagnées. Il(Elle) veille au bon fonctionnement administratif de l'établissement et assure un soutien logistique et organisationnel aux équipes. Il(Elle) participe à la coordination des activités de l'établissement avec polyvalence, rigueur et sens du service.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées et des visiteurs : Accueillir, renseigner et orienter le public sur place ou par téléphone ; Recevoir, filtrer et orienter les appels ; Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ; Recenser et saisir les données d'appel des personnes accompagnées quotidiennement ; Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de l'établissement (connaître l'organigramme et les missions des différents services).
• Gestion prévisionnelle des parcours et compétences des personnes accompagnées : Mettre en place des indicateurs de suivi (effectifs par secteur d'activité, pyramide des âges, taux d'absentéisme, taux de sortie), analyser les indicateurs en lien avec les secteurs d'activité et le service socio‑professionnel ; Piloter et gérer le plan de développement des compétences des personnes accompagnées ; Piloter la mise en place d'un catalogue de formation professionnelle en lien avec les équipes encadrantes ; Participer à la mise en place d'outils communs avec les partenaires de l'établissement dans le cadre des parcours professionnels des personnes.
• Gérer les moyens matériels de l'établissement : Gérer le calendrier de réservation et tenir le planning des salles ; Gérer le calendrier de réservation des véhicules de service.
• Gérer le courrier : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier ; Trier et transmettre le courrier aux interlocuteurs ; Mettre sous pli et affranchir.
• Gérer la médecine du travail : Gérer et suivre les rendez‑vous à la médecine du travail des professionnels et personnes accompagnées ; Gérer l'organisation des visites médicales au sein de l'établissement.
• Gérer les transports : Assurer le renouvellement des abonnements de transport des personnes accompagnées ; Assurer les réservations et annulations de transport des personnes accompagnées ; Gérer les défauts de transport ; Effectuer un bilan des prestations de transport.
• Gérer les commandes fournisseurs : Assurer les commandes fournisseurs ; Réceptionner les commandes fournisseurs en lien avec les autres secteurs d'activité.
• Autres missions liées au poste : Être le support de la direction dans la démarche Qualité de l'établissement ; communication sur les projets en cours, animation de sensibilisation ; Préparer des supports de communication, bilans, enquêtes ; Assister aux réunions et établir les comptes‑rendus ; Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.

Prise de poste à compter du 17/11/2025. Ce Poste est ouvert aux personnes bénéficiant d'une RQTH.

Type de contrat : CDI – Durée du travail : 35h/semaine – Travail en journée – Conditions de travail : Déplacements professionnels – Salaire : selon convention collective 1966.

Profil souhaité

Expérience

• 5 An(s) – impératif en secrétariat (expérience indispensable)
• Bac ou équivalent – Secrétariat assistanat (formation indispensable)

Compétences

• Logiciels métier (Planning First)
• Maitrise de l'outil informatique
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Classer des documents
• Gestion administrative du courrier
• Modalités d'accueil
• B – Véhicule léger (permis indispensable)

Savoir‑être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Aide par le travail

Intégrer notre association, c'est participer à une mission de service public en lien avec plus de 25 000 personnes qui bénéficient de son action et de son expérience au travers de ses 4 secteurs d'activité : la protection de l'enfance, le handicap, la prévention spécialisée et l'inclusion sociale.

Mme Sandrine PINTORE