Assistant administratif H/F

ESAT Atelier des Talents; Morhange; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une structure d'insertion professionnelle à Morhange recherche un(e) chargé(e) d'accueil pour gérer l'accueil des personnes accompagnées et des visiteurs, ainsi que divers aspects administratifs. Le candidat idéal devra être titulaire d'un diplôme de niveau IV et justifier d'une expérience d'au moins 5 ans dans un poste similaire, en faisant preuve d'autonomie et de discrétion. Ce poste est proposé en CDI à temps plein.

Qualifications

• Minimum 5 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Maitrise des outils informatiques nécessaires.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des personnes et visiteurs.
• Gestion des parcours et compétences des personnes accompagnées.
• Gestion du courrier et des commandes fournisseurs.
• Suivi des rendez-vous à la médecine du travail.
• Support à la direction dans la démarche Qualité.

Connaissances

Capacité organisationnelle

Autonomie

Discrétion professionnelle

Formation

Diplôme de niveau IV (Baccalauréat)

Outils

WORD

EXCEL

OUTLOOK

Description du poste

Intégrer le CMSEA c’est avant tout participer à une mission de service public assurée auprès de près de 15 000 bénéficiaires par an et au travers de 4 secteurs d’activité ; la protection de l’enfance, le handicap, l’inclusion sociale et la prévention spécialisée.

Le CMSEA est aussi un acteur économique important du territoire, qui travaille en partenariat avec l’Etat, le Conseil Départemental de Moselle et les collectivités pour satisfaire aux besoins en dispositifs sociaux et médico-sociaux.

Rejoignez les 1200 collaborateurs du CMSEA et mettez votre talent au service de notre entreprise sociale et solidaire, reconnue sur le département depuis plus de 70 ans !

Le poste

Vous êtes le premier contact au sein de l'établissement et contribuez à son fonctionnement par des missions variées ;

Accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées et des visiteurs :

• Accueillir, renseigner et orienter le public sur place ou par téléphone;
• Recevoir, filtrer et orienter les appels;
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence;
• Recenser et saisir les données d’appel des personnes accompagnées quotidiennement;
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de l’établissement (connaître l'organigramme et les missions des différents services).

Gestion prévisionnelle des parcours et compétences des personnes accompagnées:

• Mettre en place des indicateurs de suivi: effectifs par secteur d’activité, pyramide des âges, taux d’absentéisme, taux de sortie,…;
• Analyser les indicateurs en lien avec les secteurs d’activité et le service socio-professionnel;
• Piloter et gérer le plan de développement des compétences des personnes accompagnées;
• Piloter la mise en place d’un catalogue de formation professionnelle en lien avec les équipes encadrantes;
• Participer à la mise en place d’outils communs avec les partenaires de l’établissement dans le cadre des parcours professionnels des personnes;

Moyens matériels de l’établissement :

• Gérer le calendrier de réservation et tenir le planning des salles;
• Gérer le calendrier de réservation des véhicules de service.

Courrier :

• Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
• Trier et transmettre le courrier aux interlocuteurs
• Mettre sous pli et affranchir

Médecine du travail :

• Gérer et suivre les rendez-vous à la médecine du travail des professionnels et personnes accompagnées;
• Gérer l’organisation des visites médicales au sein de l’établissement.
• Assurer le renouvellement des abonnements de transport des personnes accompagnées;
• Assurer les réservations et annulations de transport des personnes accompagnées;
• Gérer les défauts de transport;
• Effectuer un bilan des prestations de transport.

Commandes fournisseurset sinistres :

• Assurer les commandes fournisseurs;
• Réceptionner les commandes fournisseurs en lien avec les autres secteurs d’activité;
• Gérer les sinistres.

Autres missions liées au poste:

• Être le support de la direction dans la démarche Qualité de l’établissement: communication sur les projets en cours, animation de sensibilisation,…;
• Préparer des supports de communication, bilans, enquêtes;
• Assister aux réunions et établir les comptes-rendus;
• Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.

Profil recherché

Titulaire d’un diplôme de niveau IV (Baccalauréat) vous avez une expérience de 5 ans minimum et maitrisez l’outil informatique (utilisation de WORD, EXCEL et OUTLOOK). Vous faites preuve de capacité organisationnelles, d'autonomie dans votre travail et de discrétion professionnelle.

Poste à pourvoir en CDI temps plein à Morhange (avec déplacements réguliers à prévoir sur le site de Metz).