Assistant administratif H / F

CY CERGY PARIS UNIVERSITE; Cergy; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université en Île-de-France cherche un gestionnaire administratif pour organiser la vie administrative de projets, gérer des budgets et planifier des déplacements. Le candidat idéal aura des compétences en gestion budgétaire et en communication, avec une capacité à s'adapter à différentes situations. Le poste est ouvert aux titulaires et contractuels, avec un télétravail possible après la période d'essai.

Prestations

Remboursement 75% des transports publics

Participation employeur à mutuelle

Accès aux offres culturelles et sportives

Qualifications

• Expérience dans la gestion administrative souhaitée.
• Aptitudes en communication essentielles.
• Capacité à respecter la confidentialité.

Responsabilités

• Organiser la vie administrative des projets.
• Gérer l’état budgétaire du PIA4.
• Planifier et gérer les déplacements et instances.

Connaissances

Connaissance de l'environnement institutionnel

Maîtrise de la gestion budgétaire

Maîtrise de l’expression écrite et orale

Connaissance en management d’équipe

Maîtrise générale des outils bureautiques et informatiques

Savoir s’organiser, anticiper et gérer les priorités

Description du poste

Gestion administrative

• Organiser la vie administrative des projets soutenus par des fonds octroyés par CYG auprès du Consortium : suivi des calendriers des projets, collecte de données dans le cadre des bilans annuels, rédaction et suivi des documents de décision
• Créer et tenir à jour la base de données des contacts CYG
• Organiser les instances de CYG (dont CoTechs, PréCOPILs, COPILs et séminaire-COPILs) : préparation et envoi des convocations, gestion de l'émargement, prise de note, compte rendu, envoi et suivi des décisions (avis et votes)
• Organiser des réunions et des groupes de travail / petit événementiel
• Rédiger des comptes-rendus et prendre des notes durant les réunions
• Réaliser des travaux préparatoires aux réunions (recherches d’informations, constitution de dossiers)

Gestion financière

• Tenir l’état budgétaire du PIA4 (octroi et consommation des crédits, masse salariale) et gérer l’interface budgétaire avec notamment la direction financière et le CSP dépenses de CY

Logistique

• Planifier et gérer les instances et les déplacements (missions, réunions, conférences, colloques)
• Gestion des prestataires (traiteur, etc)

Tâches complémentaires

• Mise en forme de documents : courriers, notes, dossiers, présentations
• Classement et archivage de dossiers : papier, numérique sur différents serveurs
• Contribution à la politique Transition et à la mise en œuvre du SD DDRSE de CY

Compétences et connaissances

• Connaissance de l'environnement institutionnel
• Maîtrise de la gestion budgétaire
• Maîtrise de l’expression écrite et orale
• Connaissance en management d’équipe
• Maîtrise générale des outils bureautiques et informatiques
• Normes rédactionnelles
• Techniques de gestion administrative
• Savoir s’organiser, anticiper et gérer les priorités
• Maîtriser les techniques de gestion budgétaire
• Concevoir des outils de suivi d’activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour
• Traiter et transmettre les décisions
• Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
• Savoir s’adapter à différents interlocuteurs et à différentes situations
• Respecter la confidentialité

Conditions de travail

• Poste ouvert aux agents titulaires (détachement / mutation) et aux agents contractuels (CDD de 12 mois renouvelable)
• A pourvoir à partir du 1er octobre 2025
• 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
• Poste basé sur le site de Cergy
• Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
• Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois
• Politique de formation interne développée
• Jusqu'à 2 jours de télétravail par semaine (après validation de la période d'essai)
• Offre sportive, culturelle et amicale du personnel (accès bibliothèque, conférences)

Rémunération :

• Selon expérience et grilles de la fonction publique d’État (catégorie B) : entre 1700€ et 1950€ nets par mois.