Assistant Administratif Exploitation H/F

TSO Rail Limited; Bourgogne-Franche-Comté; On-site; EUR 24,000 - 36,000; Full time

Job summary

AGILIS, filiale du Groupe NGE, recherche un(e) assistant administratif pour l’agence de Dijon (21). Vous assurez l’accueil, le secrétariat et le suivi des documents, ainsi que la facturation en lien avec les équipes terrain.

Vous êtes titulaire d’un Bac+2 et justifiez d’au moins 3 ans d’expérience; vous maîtrisez Excel, Outlook et Word, et vous gérez les priorités dans un environnement dynamique, en équipe.

Qualifications

• Titulaire d’un Bac+2 ou justifiant d’une expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire.
• Bonnes connaissances en facturation et en gestion administrative.
• Maîtrise des outils du pack Office (Excel, Outlook, Word).

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique de l’agence et secrétariat courant.
• Gestion du classement, archivage et suivi des documents administratifs.
• Constitution et suivi des dossiers de facturation avec les équipes terrain.
• Contrôle des pièces administratives et préparation des projets de factures.
• Mise à jour des tableaux de bord et outils internes.
• Gestion des commandes fournisseurs et transporteurs partenaires.
• Suivi et archivage des bons de commande.
• Réalisation des pointages du personnel et du matériel.
• Suivi des locations externes et du personnel intérimaire.
• Formalisation du besoin en intérim avec les agences partenaires (Pilott).

Skills

Organisation

Rigueur

Autonomie

Education

Bac+2 ou expérience 3 ans

Tools

Excel

Outlook

Word

Job description

Participer à la construction et à la rénovation d'infrastructures au service des territoires. Rejoindre un Groupe en plein développement en France et à l'international (5 milliards d'euros de chiffre d'affaires). Intégrer une entreprise composée de près de 27 000 femmes et hommes réunis autour de 3 valeurs fortes : l'unité, la transparence et l'ambition. Accepter de vivre une expérience riche en rejoignant des équipes de passionnés.

Descriptif

Intégrer une filiale du Groupe NGE spécialisée en équipements de la route, aménagements urbains et aéroportuaires. Une entité qui offre une gamme complète de services allant de la conception à la réalisation et à l’entretien de travaux.

Créé en 2002, AGILIS est connue pour la dimension humaine de son management. Sa croissance et son dynamisme favorisent les évolutions internes et les opportunités professionnelles.

Vous intégrez l’agence de Dijon (21) qui intervient sur les activités de séparateurs de voies modulaires (SMV).

Placé sous la responsabilité du Chef de Secteur, vous assurez la gestion administrative complète de l’activité ainsi que le suivi administratif des chantiers.

Vos Missions

• Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que le secrétariat courant de l’agence.
• Gérer le classement, l’archivage et le suivi des documents administratifs.
• Constituer et suivre les dossiers de facturation en lien avec les équipes terrain.
• Contrôler les pièces administratives et préparer les projets de factures.
• Mettre à jour les tableaux de bord et outils interne.
• Gérer les commandes auprès des fournisseurs et transporteurs partenaires.
• Assurer le suivi et l’archivage des bons de commande.
• Réaliser les pointages du personnel et du matériel à partir des rapports de chantier.
• Suivre les locations externes et le personnel intérimaire.
• Formaliser et assurer le suivi des besoins en intérim en lien avec les agences partenaires. (Logiciel : Pilott)

Liste non exhaustive

Profil recherché

Vous êtes titulaire d’un Bac+2 ou justifiez d’une expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire.

Vous disposez de bonnes connaissances en facturation, idéalement dans les secteurs du transport et/ou du BTP, et maîtrisez les outils du pack office. (Excel, Outlook, Word etc.)

Vous êtes à l’aise avec la gestion administrative, tout en sachant gérer efficacement les priorités dans un environnement dynamique.

Organisé(e), rigoureux(se) et autonome, vous faites preuve de réactivité, d’un fort sens du service et appréciez le travail en équipe.

Ce poste est ouvert à toutes les candidatures, sans distinction, y compris aux personnes en situation de handicap.

Pourquoi nous rejoindre ?

En intégrant AGILIS, vous rejoignez un groupe indépendant :

• Innovant, responsable et solidaire
• Favorisant la dimension humaine
• Permettant de réelles évolutions de carrière (plus de 50 métiers à explorer)
• Engagé dans une démarche en faveur de la diversité et de l’inclusion (mixité, insertion, handicap,…)