Assistant Administratif et Pédagogique FH

Epitech; Nice; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution éducative à Nice recherche un(e) gestionnaire administratif(ve) pour gérer les appels, les contrats des intervenants pédagogiques et le suivi administratif des apprenants. Le candidat idéal doit avoir un Bac +2, une bonne maîtrise des outils bureautiques, et faire preuve d'organisation et de rigueur. Ce poste offre des avantages tels qu'une carte restaurant et des congés supplémentaires.

Prestations

Carte restaurant

5 semaines de congés

5 jours conventionnels

11 RTT/an

Participation

Qualifications

• Formation de niveau Bac +2.
• Bonne maîtrise des logiciels usuels tels que Word, Excel, PowerPoint.
• Sens relationnel développé, organisé(e) et rigoureux(se).

Responsabilités

• Gérer les appels téléphoniques et les visiteurs.
• Établir les contrats des intervenants pédagogiques.
• Suivre le bon déroulé des modules liés aux intervenants.

Connaissances

Maîtrise des logiciels usuels (Word, Excel, PowerPoint)

Sens relationnel développé

Organisation

Rigueur

À l'aise avec les chiffres

Formation

Bac +2

Description du poste

Description du poste

Sous l'autorité de la Direction du campus et de la hiérarchie telle qu'organisée, le/la salarié(e) aura pour missions principales :

• Réceptionner les appels téléphoniques et gérer le standard
• Accueillir les visiteurs et externes et répondre aux différentes interrogations des élèves, enseignants et tuteurs
• Établir les courriers (accueil, alertes, documents manquants, démission)
• Coordination des intervenants pédagogiques

Gestion des contrats et planning des intervenants pédagogiques

• Établir les contrats des intervenants pédagogiques (CDD FO)
• Constituer et transmettre les dossiers de demande d'autorisations à enseigner pour les intervenants au Rectorat
• Établir les plannings d'interventions des intervenants pédagogiques
• Suivre le bon déroulé puis valider les modules liés exclusivement à des intervenants pédagogiques externes (anglais, coaching, PCP, accompagnement à la recherche de contrats REX)

Gestion administrative et financière du campus

• Gérer les bons de commandes et les factures liées à la vie du campus (entretien, réparation)
• Gérer les bons de commandes et les factures liées aux intervenants pédagogiques
• Gestion des demandes d'achat et de la facturation
• Assurer les rentrées administratives : traiter les dossiers de inscriptions et les réinscriptions des apprenants et étudiants nécessaires à l'intégration dans le cursus
• Contractualisation des apprenants de la formation pro
• Suivi et collecte des documents administratifs nécessaires à l'intégration dans le cursus
• Traiter les demandes de bourses

Suivi des apprenants

• Gérer le suivi administratif et financier des apprenants et étudiants en formation et le suivi des impayés
• Echanges avec les référents financiers (convocations, comptes-rendus, entretiens)
• Suivi des étudiants
• Participer à la complétion des dossiers de financement des différents dispositifs mis en œuvre dans la formation conjointement avec l'équipe de développement / recrutement
• Assurer le suivi des apprenants auprès des organismes de financement : France Travail, EDOF, Transition pro…
• Assurer le référencement des formations notamment des formations continues (CARIF OREF)
• Tenir à jour les effectifs étudiants et apprenants et mise à jour de leurs informations personnelles sur les différents outils
• Qualifer et transmettre les enquêtes annuelles (auprès des entités de tutelles SIFA) et déclaration des effectifs (CVEC)
• Constituer et transmettre les dossiers de demande d'autorisations à enseigner pour les intervenants au Rectorat
• Participer à l'édition des cartes étudiantes et stagiaires de la formation professionnelle
• Suivre l’assiduité des élèves : émargement
• Reporting aux institutions (PE, CROUS, GEN, CPF, transition pro)
• Reporting au reste de l'équipe
• Rappel des apprenants en cas d'absences répétées ou prolongées
• Traitement des justificatifs d'absences et de retards
• Assurer le déclaratif des nouveaux salariés du campus auprès de la médecine du travail
• Edition et envoi des attestations liées à la vie du campus
• Edition et suivi des conventions de stage des apprenants
• Participer au lien avec les entreprises au travers du livret d'alternance des visites en entreprise et du suivi des évaluations en entreprise demandées par la formation
• Préparation et suivi des conseils de classe
• Assurer du respect des process liés à la qualité de formation QUALIOPI sur la partie administrative
• Planification des activités pédagogiques
• Participation à l'organisation et à l'animation de la vie pédagogique (événement, réunion)

Participation aux événements

• Participer aux actions de promotion (JPO, Concours, Salons, etc.)
• Participer aux événements pédagogiques (réunion de rentrée, réunions pédagogiques, etc.)

Profil recherché

H/F, formation de niveau Bac +2.

Bonne maîtrise des logiciels usuels (Word, Excel, PowerPoint) et des outils Internet.

Vous possédez un sens relationnel développé. Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et à l'aise avec les chiffres. Polyvalent(e) vous reportez efficacement à votre hiérarchie. Excellente présentation et expression demandées.

Avantages

• Carte restaurant
• 5 semaines de congés
• 5 jours conventionnels
• 11 RTT/an
• Participation

Intéressé(e) ? Merci de nous envoyer votre CV et lettre de motivation.

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