Assistant Administratif et Documentaire Projets F/H

Fives; Givors; Sur place; EUR 23 000 - 29 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle Groupe

Tickets restaurants

Résumé du poste

Fives Solios recherche activement un Assistant Administratif et Documentaire Projets F/H pour renforcer ses équipes à Givors près de Lyon, en CDD. Vous assurez le support documentaire et administratif des projets et contribuez à la fluidité des dossiers fournisseurs.

Une première expérience industrielle est un atout; vous maîtrisez Excel et un ERP comme SAP, et vous savez travailler en équipe tout en restant autonome et proactif.

Qualifications

• Une première expérience dans un environnement industriel, en gestion documentaire ou en support administratif de projets constitue un atout.
• Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse.
• Connaissance d'un ERP, idéalement SAP.
• Bonne maîtrise du Pack Office, notamment Excel.

Responsabilités

• Préparer et suivre les remises documentaires fournisseurs.
• Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des documents.
• Gérer les workflows documentaires au sein de l'outil de gestion documentaire M-Files.
• Relancer les fournisseurs concernant les documents attendus.
• Assurer le suivi des validations et relancer les interlocuteurs internes lorsque nécessaire.
• Effectuer le suivi des dates de livraison des équipements et composants standards auprès des fournisseurs.
• Compiler et mettre à jour différents tableaux de suivi projets (pièces de rechange, huiles et graisses, plaques constructeur, etc.).
• Préparer les éléments nécessaires aux réunions avec les fournisseurs.
• Participer au suivi administratif des dossiers projets.
• Comparer différentes versions de documents afin d'identifier les écarts.
• Vérifier la bonne prise en compte des commentaires et demandes de modifications formulés par les équipes projets.
• Créer des articles dans SAP.
• Éditer et imprimer les étiquettes matériel.
• Réaliser diverses opérations administratives liées aux expéditions et au suivi des dossiers.

Connaissances

Rigueur et organisation

Gestion du temps et multitâches

Autonomie

Esprit d'équipe

Relationnel et communication

Outils

SAP

M-Files

Excel

Pack Office

Description du poste

Description du poste et Missions

Fives Solios recherche activement un Assistant Administratif et Documentaire Projets F/H pour renforcer ses équipes à Givors près de Lyon, en CDD.

Chez Fives, nous sommes toutes et tous portés par une vocation commune, celle de faire aimer l’industrie ! Ensemble, nous œuvrons au quotidien pour faire de l’industrie une réponse aux grands défis de notre temps : technologiques, environnementaux, sociétaux, économiques.

Comment ? En inventant et en concevant, depuis plus de 200 ans, les solutions et technologies qui améliorent concrètement et durablement le quotidien de chacun d’entre nous.

Filiale du groupe Fives dédiée à l’industrie de l’aluminium, Fives Solios est l’un des leaders mondiaux sur le marché des équipements destinés à la production d’aluminium primaire grâce à la mise en œuvre de technologies innovantes et respectueuses de l’environnement et de solutions digitales.

Vous aussi, faîtes aimer l’industrie !

Dans le cadre du renforcement et de la structuration de notre cellule Approvisionnement Projets, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Documentaire afin d'accompagner les équipes sur plusieurs projets en cours et à venir.

Véritable support des ingénieurs approvisionnement, vous contribuez à la fluidité du traitement des dossiers fournisseurs et au bon suivi des activités administratives et documentaires associées aux projets.

Vos missions

Au quotidien, vous intervenez sur différentes activités de support documentaire et administratif :

• Préparer et suivre les remises documentaires fournisseurs.
• Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des documents.
• Gérer les workflows documentaires au sein de l'outil de gestion documentaire M-Files.

• Relancer les fournisseurs concernant les documents attendus.
• Assurer le suivi des validations et relancer les interlocuteurs internes lorsque nécessaire.
• Effectuer le suivi des dates de livraison des équipements et composants standards auprès des fournisseurs.

• Compiler et mettre à jour différents tableaux de suivi projets (pièces de rechange, huiles et graisses, plaques constructeur, etc.).
• Préparer les éléments nécessaires aux réunions avec les fournisseurs.
• Participer au suivi administratif des dossiers projets.

• Comparer différentes versions de documents afin d'identifier les écarts.
• Vérifier la bonne prise en compte des commentaires et demandes de modifications formulés par les équipes projets.

• Créer des articles dans SAP.
• Éditer et imprimer les étiquettes matériel.
• Réaliser diverses opérations administratives liées aux expéditions et au suivi des dossiers.

Ce poste est à pourvoir dans le cadre d'un CDD de 4 mois, avec une perspective de renouvellement selon la charge d'activité et les projets à venir.

Votre profil

Une première expérience dans un environnement industriel, en gestion documentaire ou en support administratif de projets constitue un atout.

Vos atouts

• Votre rigueur et votre sens de l'organisation.
• Votre capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Votre autonomie et votre proactivité.
• Votre esprit d'équipe et votre sens du service.
• Votre aisance relationnelle et votre capacité à assurer des relances efficaces auprès d'interlocuteurs variés.

Compétences appréciées

• Bonne maîtrise du Pack Office, notamment Excel.
• Connaissance d'un ERP, idéalement SAP.
• Aisance avec les outils de gestion documentaire (M-Files ou équivalent).
• Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse.

Pourquoi nous rejoindre ?

En rejoignant Fives Solios, vous intégrerez une entreprise audacieuse et des équipes passionnées, à dimension internationale, qui vous donnera accès à de multiples opportunités d’évolution et de mobilité, et ce, dans de nombreux domaines.

Nous vous offrirons toute la place pour apprendre, grandir et vous épanouir, sur le plan professionnel, notamment grâce à nos programmes d’intégration et d’accompagnement, mais également sur le plan personnel. En effet, vous pourrez bénéficier de nombreux autres avantages tels que la mutuelle Groupe ou tickets restaurants.

Alors, rejoignez l’industrie qu’on aime !