Assistant administratif et d'accueil (H/F)

GIP- FORMATION CONTINUE ET INSERTION PR; Poitiers; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme de formation à Poitiers recherche un Assistant administratif et d'accueil pour gérer l'administration des contrats d'apprentissage et assurer un accueil de qualité. Le candidat devra posséder un diplôme bac+2 minimum et une expérience significative dans le domaine. Le poste en CDD annuel offre un salaire compétitif et des avantages tels que le télétravail et des congés généreux.

Prestations

Salaire en fonction de l'expérience

Prime mensuelle

Télétravail (1 à 2 jours/semaine)

Congés généreux

Participation au transport

Qualifications

• Expérience significative dans le domaine de l'administratif et du secrétariat.
• Connaissance de l'activité de formation en apprentissage appréciée.

Responsabilités

• Participer à la gestion administrative des contrats d'apprentissage.
• Gérer la facturation et le suivi budgétaire.
• Assurer l'accueil du CFA aux interlocuteurs.

Connaissances

Compétences en communication

Compétences en organisation

Formation

Diplôme bac+2 minimum

Outils

Excel

Description du poste

Offre n° 200JCVY Assistant administratif et d'accueil (H/F)

Ce poste est ouvert à toutes les candidatures, sans distinction, y compris aux personnes en situation de handicap. Travailler au sein des équipes du GIP FCIP, c'est contribuer à l'intérêt général (au service de la politique académique du rectorat de Poitiers) dans une organisation à taille humaine. Le poste est rattaché au pôle marchand, au sein de l'activité apprentissage (CFA académique). Il joue un rôle crucial d'interface entre le CFAA et ses interlocuteurs en veillant à assurer un environnement d'accueil conforme à la culture de la structure. 92 %* de nos salariés trouvent un sens à leur travail, 95 %* apprécient l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle (*baromètre climat social 2025).

Mission 1 : Participer à la gestion administrative

• Traiter les contrats d'apprentissage : préparation des éléments liés au dépôt des contrats auprès des différents financeurs
• Contrôler les pièces du dossier et le mettre en conformité le cas échéant
• Numériser et envoyer les pièces aux différents interlocuteurs
• Accompagner et suivre les apprentis
• Accompagner les entreprises dans la gestion des contrats d'apprentissage
• Saisir et mettre à jour les bases de données

Mission 2 : Participer à la gestion de la facturation et le suivi budgétaire

• Demander et suivre la facturation auprès des OPCO
• Saisir les dépenses et recettes sur le logiciel budgétaire
• Compléter les outils d'analyse et tableaux de bord (tableurs Excel)

Mission 3 : Réaliser l'accueil du CFA

• Gérer la ligne téléphonique et le mail générique du CFAA
• Assurer les contacts avec les interlocuteurs à la demande
• Répondre aux demandes internes et externes de premier niveau
• Orienter vers l'interlocuteur compétent pour les demandes de second niveau
• Traiter le courrier entrant et sortant, assurer sa distribution aux personnes concernées
• Participer à la logistique des réunions organisées par le CFAA le cas échéant

Profil recherché

• Un diplôme bac+2 minimum
• Une expérience significative dans le domaine de l'administratif et du secrétariat
• De solides compétences en communication et organisation
• Toute connaissance de l'activité (formation en apprentissage) sera fortement appréciée

Conditions du poste

• Catégorie B de droit public
• CDD annuel (année scolaire) renouvelable jusqu'à 5 fois avant CDI

Avantages

• Salaire en fonction de l'expérience (jusqu'à 1975€ brut / mois + prime mensuelle 200€)
• Prime de fin d'année (votée en CA)
• Télétravail ouvert (1 à 2 jours par semaine)
• 45 à 47 jours de congés (25 CA + 20 RTT + 2 jours de fractionnement)
• Supplément familial de traitement
• Jusqu'à 12 jours enfant malade
• Participation (75 %) à l'abonnement transport

Type de contrat

CDD annuel – 12 mois

Durée du travail : 36 h 30 h / semaine, Travail en journée

Information complémentaire sur le salaire

• Primes
• Ordinateur portable
• Salaire en fonction du diplôme

Informations complémentaires (qualifications, secteur)

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Employeur

GIP – FORMATION CONTINUE ET INSERTION PR

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