Assistant administratif Direction du Pôle Environnement et service...

COMMUNAUTÉ D'AGGLOMERATION DU PA...; Auvergne-Rhône-Alpes; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir le pôle environnement et le service GCEB. Vous serez responsable de l'assistance administrative et comptable, collaborant avec l'équipe pour garantir un fonctionnement efficace. Une expérience d’au moins 3 ans est requise, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils bureautiques. Ce poste se situe en Auvergne-Rhône-Alpes.

Qualifications

• Expérience d’au moins 3 années sur un poste d’assistante de direction ou administratif ou comptable.
• Bonne connaissance de la comptabilité publique et des marchés publics.
• Maîtrise avancée des logiciels de bureautique Office.

Responsabilités

• Assistance au pilotage administratif et comptable du pôle et du service GCEB.
• Animer et coordonner l'ensemble des tâches administratives et comptables.
• Gérer les engagements budgétaires et le suivi comptable.

Connaissances

Expérience d'au moins 3 années

Connaissance des collectivités territoriales

Maîtrise des logiciels de bureautique Office

Capacité à traiter des dossiers urgents

Dynamisme et autonomie

Outils

Office

Dotelec

eMagnus

Description du poste

Contexte du recrutement et définition de poste :

Collaborateur direct de la directrice du pôle environnement et de la responsable du service Grand cycle de l’eau et biodiversité (GCEB), l’assistant(e) administratif(ve) contribuera dans le cadre des tâches confiées à un fonctionnement fluide et efficace du pôle environnement et du service GCEB pour la réalisation des projets, par les missions principales suivantes :

• Assistance au pilotage administratif et comptable du pôle environnement et du service GCEB
• Organisation et réalisation des tâches administratives et comptables nécessaires au fonctionnement du pôle et du service GCEB

Un travail collaboratif est attendu avec l’assistante des autres services constituant le pôle environnement, à savoir «Eaux pluviales» (EP) et «Agriculture-Climat-Energie» (ACE), qu’il / elle devra être en capacité d’assister ou de remplacer au besoin.

Missions

Selon la répartition approximative du temps de travail : direction du pôle environnement (40%) et GCEB (60%).

Assistance au pilotage administratif et comptable du pôle et du service GCEB

• Animer et coordonner l'ensemble des tâches administratives et comptables du pôle et du service GCEB
• Mettre en place et optimiser les outils de gestion (tableaux de bord, procédures d’exécution, notes d’information, …)
• Assurer le suivi du budget des services et veiller au respect des procédures d’exécution des dépenses
• Réaliser des points de situations réguliers auprès du directeur de pôle et lors des réunions d’équipe
• Élaborer les rapports type bilan d’activité, bilan comptable,…
• Assister la directrice de pôle et la responsable du service GCEB dans l’organisation et le suivi des instances (commission environnement, comité de rivières, comités de pilotage,…) et rédiger puis transmettre les comptes-rendus
• Mettre à jour l’agenda de la Vice-Présidente et l’informer des délibérations du pôle
• Suivre l’agenda et seconder dans leurs activités, la directrice de pôle et la responsable du service GCEB

Organisation et réalisation des tâches administratives et comptables du pôle et du service GCEB

Tâches administratives principales :

• Accueil physique et téléphonique, réponse aux demandes courantes des interlocuteurs
• Rédiger et assurer le suivi des courriers, conventions, délibérations, décisions, comptes‑rendus, rapports administratifs et comptables
• Assister en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, de classement et de suivi de dossiers
• Réaliser des travaux de relecture et de mise en forme des documents
• Organiser au niveau administratif et logistique les réunions et les évènements
• Participer à la bonne gestion des données informatiques à l’échelle du pôle et du service GCEB
• Planifier en lien avec les équipes l’activité du service GCEB et du pôle

Tâches comptables principales :

• Réaliser les engagements budgétaires et le suivi comptable
• Réaliser et suivre l’exécution financière et administrative des marchés publics

Constituer et suivre, au niveau administratif, les dossiers de subvention du service GCEB, en collaboration étroite avec la responsable du service

Profil recherché :

• Expérience d’au moins 3 années sur un poste d’assistante de direction ou administratif ou comptable ;
• Très bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, notamment de la comptabilité publique et des marchés publics ;
• Maîtrise avancée des logiciels de bureautique Office(la maîtrise du logiciel Dotelec et du logiciel de comptabilité eMagnus est un plus) ;
• Savoir traiter les dossiers dans des délais restreints et prioriser les tâches à effectuer ;
• Savoir travailler en équipe, être dynamique, autonome et force de proposition.