Assistant administratif de pôle (H/F)

GIP FORMATION ET CERTIFICATION POUR L'IN; Rodez; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un organisme de formation à Rodez recherche un Assistant administratif de pôle (H/F). Vous aurez pour mission d'organiser les séances de formation, assurer la gestion administrative et suivre les dossiers des stagiaires. Ce poste est en CDD de 9 mois, en temps partiel (24h/semaine). Le niveau Bac+2 est requis, les débutants sont acceptés. Une bonne réactivité et rigueur sont essentielles.

Qualifications

• Débutant accepté.
• Cette formation est indispensable.

Responsabilités

• Organiser la mise en œuvre matérielle des séances de formation.
• Assurer une veille pour garantir la disponibilité des ressources matérielles.
• Participer à la réservation des salles.
• Respecter les procédures administratives et financières.

Connaissances

Classer des documents

Gestion administrative du courrier

Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Mettre à jour un dossier, une base de données

Formation

Bac+2 ou équivalents

Description du poste

Offre n° 199HWJG
Assistant administratif de pôle (H/F)

Structuré autour de la démarche qualité à partir du référentiel EDUFORM et QUALIOPI au titre des actions de formation continue et actions de formation par apprentissage, le GRETA Midi Pyrénées Nord a intégré dans son fonctionnement une organisation solide, un service harmonisé et un esprit d’équipe solidaire et collaboratif, associant CFC, administratifs, formateurs et personnel de direction des établissements.Organiser la mise en œuvre matérielle des séances de formationAssurer une veille pour garantir la disponibilité des ressources matérielles nécessaires au bon déroulement des sessions de formation (devis/commande, fourniture)Participer à la réservation des sallesMettre en oeuvre et respecter les procédures administratives et financières en vigueur au sein du GRETA ainsi que les procédures adaptées à chacun des dispositifs et des financeursEditer, diffuser, classer, transmettre, rassembler et archiver l'ensemble des documents (dossier stagiaire, dossier de financement stagiaire, convocation, programme, feuille d’émergement, attestation de présence, bilan/évaluation, validation) nécessaire à la réalisation et au règlement des actions par les financeursRéaliser les saisies nécessaires au suivi des stagiaires, des actions et de l'activité du pôleAssurer l'indexation et l'archivage des supports de formationAssurer la réalisation des dossiers de rémunération des stagiaires à la déclaration de leur frais de déplacement (pour les financements qui le nécessitent)Préparer et saisir PROGRE les données permettant le suivi des stagiaire et de l'activité (fiche stagiaires, clients, conventions, inscriptions.) et éditer les différents documents (attestation, feuille d'émergements, contrat individuel de prestation, convention, tableau de suivi des inscriptions,.)Utiliser les interfaces informatiques des différents financeurs ou partenaire pour la saisie des données demandéesAssurer l'accueil des intervenants (orientation vers les lieux de réunion et formation, distribution des éventuels documents, équipement de la salle, organisation de leur hébergement et restauration) et éditer les dossiers inhérents à leurs frais de déplacementContribuer à l'organisation des jury (réception/transmission des mémoires, de courriel de convocation)Participer aux réunion, préparer et diffuser le compte-rendu, après validation, à qui de droitMettre en oeuvre le système d'archivageMaitriser les principes de la communication écrite et oraleParticiper à la mise en oeuvre de l'ensemble des procédures inhérentes aux dispositifsPréparer les documents pour les sessions de validations et examens dans le respect des règlements en vigueurFournir des informations fiables, adaptées et pertinentes dans le respect des procédures définiesRéaliser des mailings et phoning en lien avec l'assistant(e) commerciale et de communicationAssurer un 1er niveau d'informatique du public (objectif de l'action, tarif, calendriers, procédures de sélection, d'inscription).Assurer un rôle d'interface entre les stagiaires et le GRETA(orientation vers les lieux de réunion et de formation, distribution des éventuels documents préparés)QualitéRespecter la démarche qualité et les processus liées à l'activité du GIP FCIPContribuer à promouvoir une image positive du GRETA

Type de contrat CDD - 9 Mois
Contrat travail Durée du travail Temps partiel - 24H/semaineTravail en journée
Salaire

• Selon grilles

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté
• Bac+2 ou équivalents Cette formation est indispensable

Compétences

• Classer des documents
• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Employeur

GIP FORMATION ET CERTIFICATION POUR L'IN