Assistant Administratif d'un centre de formation F/H

EDF; Les Avenières; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets restaurant

Mutuelle d’entreprise

Plan d’épargne groupe

Plan d’épargne retraite collectif

Compte épargne temps

Accord de participation et d’intéress

Accord de participation et d’intéresse

Job summary

IFOPSE, PME du Groupe EDF, recherche un Assistant Administratif pour le centre de formation des Avenières.

Rattaché au Responsable d’Exploitation, vous serez en charge de la planification, de la logistique des sessions et de l'administration des formations, en veillant à la satisfaction des stagiaires et au bon fonctionnement du centre.

Poste à pourvoir entre mars et avril 2027, contrat à temps plein, Centre de formation IFOPSE.

Qualifications

• Diplôme bac+2 comme indiqué (GPME/SAM) ou équivalent exigé.
• Expérience réussie en assistanat, coordination ou gestion administrative.
• Maîtrise des outils bureautiques et de logiciels métiers.

Responsibilities

• Élabore et suit la planification des formations avec l'équipe et le Responsable d’Exploitation.
• Organise l'hébergement, restauration, transports des stagiaires et déplacements.
• Gère les inscriptions, convocations, fiches d’émargement et attestations.
• Assure l'accueil, l’assistance administrative et le secrétariat du service.

Skills

Organisation

Gestion du temps

Autonomie

Relation client

Discrétion

Esprit d'équipe

Sens du service

Education

BTS GPME

BTS SAM

Secrétariat / gestion administrative équivalente

Tools

Excel

Word

Outlook

Logiciels métiers formation

Job description

IFOPSE, c’est une PME de 80 collaborateurs, 100% filiale du Groupe EDF, qui avance avec une idée simple : former, accompagner et conseiller pour prévenir les risques et protéger les personnes.

Depuis 40 ans, nous sommes spécialisés dans la prévention des risques Incendie, Explosion et Risque chimique, de la formation des premiers intervenants jusqu’à la gestion de crise.

Basée en Bretagne, à Nivillac (56), IFOPSE rayonne à l’échelle nationale grâce à plusieurs implantations :

• Les Avenières-Veyrins-Thuellin (Isère)
• Lyon
• Marseille

Nos centres de formation sont reconnus pour leurs installations de haute qualité, régulièrement saluées par nos clients.

Et ce n’est pas tout : notre service Études & Conseil, composé de 20 experts, ingénieurs et techniciens, accompagne depuis plus de 15 ans les entreprises pour définir et améliorer leurs stratégies de prévention et de protection contre l’incendie.

Fidèle à ses valeurs d’inclusion, d’équité et de respect, IFOPSE réaffirme son engagement en faveur de l’égalité professionnelle.

En tant qu’Assistant Administratif du centre de formation des Avenières, vous êtes rattaché(e) au Responsable d’Exploitation et vous assurez les missions suivantes :

Organisation et planification

• Élaborer la planification des formations sur les différents outils en lien avec l'équipe commerciale et le Responsable d’Exploitation.
• Coordonner les interventions et les sessions de formation.
• Gérer les accès aux sites clients pour les formations réalisées hors centre.

Gestion logistique

• Organiser l'hébergement, la restauration et les transports des stagiaires.
• Assurer la réservation des déplacements professionnels des collaborateurs.
• Suivre les prestations de nos fournisseurs et partenaires.
• Suivre les commandes fournisseurs et les bons de livraison.

Administration des formations

• Assurer la gestion administrative relatif aux sessions de formation et à la présence des stagiaires (convocations, fiches d’émargement, attestations, bilans…)
• Assurer le suivi administratif des sessions et des présences stagiaires.
• Garantir la fiabilité et la mise à jour des informations associées aux formations.

Accueil et accompagnement

• Gérer la prise en charge des stagiaires pour tous les aspects extra pédagogiques pendant leur présence au centre ;
• Répondre aux besoins logistiques et organisationnels.
• Assurer l'assistance administrative et le secrétariat du service.
• Appuyer le responsable d’exploitation sur les tâches diverses.

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac +2, de type BTS Gestion de la PME (GPME), BTS Support à l’Action Managériale (SAM) ou d’une formation équivalente en secrétariat, assistanat ou gestion administrative.

Vous disposez idéalement d'une expérience réussie dans une fonction d'assistanat, de coordination ou de gestion administrative, vous permettant d'aborder ce poste dans l'ensemble de ses dimensions organisationnelles, administratives et relationnelles.

Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques, notamment le Pack Office (Excel, Word, Outlook), et faites preuve d'aisance dans l'utilisation de logiciels métiers, de planification ou de gestion de la formation. Une expérience dans le domaine de la formation professionnelle ou de la gestion de planning constitue un atout apprécié.

Les qualités attendues pour ce poste sont, a minima :

• Un excellent sens de l'organisation et de la rigueur ;
• Une grande capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéances ;
• De l'autonomie, de la réactivité et un fort sens des priorités ;
• D'excellentes qualités relationnelles et un véritable sens du service ;
• Une capacité d'écoute et d'adaptation auprès d'interlocuteurs variés ;
• De la discrétion et le respect absolu de la confidentialité des informations traitées ;
• Un esprit d'équipe développé, associé à une capacité à travailler de manière autonome ;
• Une aptitude à être force de proposition dans l'amélioration des processus administratifs et organisationnels.

Vous appréciez les environnements dynamiques où polyvalence, réactivité et sens du collectif sont des facteurs clés de réussite.

Prise de poste entre Mars et Avril 2027.

IFOPSE propose un cadre social attractif incluant:

• Un accord de participation et un accord d’intéressement,
• Des tickets restaurant d’une valeur de 9 €, pris en charge à 60 % par l’entreprise,
• Une mutuelle d’entreprise avantageuse, financée à 75 % par IFOPSE.
• Un plan d’épargne groupe, et un plan d’épargne retraite collectif
• Un compte épargne temps