Assistant administratif avec mission de coordination

Au fil de la Vie; Aspach; Hybride; EUR 27 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tickets Restaurants

Télétravail hebdomadaire

9 jours de congés trimestriels

Indemnité de coordination

Forfait mobilité douce

Complémentaire santé avantageuse

Locaux climatisés

Résumé du poste

Au fil de la Vie recherche un assistant administratif pour la Plateforme de Coordination et d’Orientation des troubles du neuro-développement du Haut-Rhin. CDI à temps plein à pourvoir en septembre 2026.

Vous accueillez les appels, coordonnez l’organisation administrative et participez à la gestion des parcours des enfants, tout en assurant le suivi des données et l’amélioration continue des processus.

Qualifications

• Bac+2 ou Bac+3 exigé (BTS, BUT ou Licence).
• Expérience confirmée souhaitée dans un poste administratif.
• Connaissance du fonctionnement médico-social et handicap/enfance serait un plus.
• Autonomie et sens de l’organisation requises.
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint) et collaboratifs.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les appels téléphoniques et informer sur le fonctionnement et les démarches.
• Coordonner l’organisation administrative et collaborer avec le secrétariat pour optimiser le fonctionnement.
• Gérer les parcours des enfants et participer à l’amélioration continue de l’activité administrative.
• Collecter et compiler les données pour les indicateurs et tableaux de bord.
• Animer les réunions du secrétariat et harmoniser les pratiques administratives.
• Apporter un soutien à la direction sur les projets et l’évolution des processus.

Connaissances

Autonomie

Travail en équipe

Coordination

Organisation

Relationnel

Adaptabilité

MS Office

Formation

BTS/BUT/Licence

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

La Plateforme de Coordination et d’Orientation des troubles du neuro-développement du Haut-Rhin, a pour mission principale le repérage précoce par la mise en place d’un parcours coordonné de bilans et interventions précoces pour les enfants (de 0 à 12 ans) susceptibles de présenter un trouble du neurodéveloppement. Pendant ce parcours, la Plateforme assume les missions suivantes :
- Accélérer l’accès à des bilans et interventions précoces, grâce à l’adressage vers des professionnels intervenant en libéral,
- Favoriser le diagnostic lorsque cela est cliniquement possible,
- Réduire le risque de sur-handicap.
La coordination s’effectue sur l’ensemble du territoire du Haut-Rhin en appui des familles et en partenariat avec l’ensemble des acteurs impliqués dans le parcours diagnostic (médecins, professionnels de la petite enfance, professionnels libéraux, structure sanitaire et médico-social, centres ressources, etc) et scolaires.

Description du poste

Sous la responsabilité fonctionnelle du médecin coordinateur de la PCO-TND68, sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de la PCO-TND68, et en lien avec les professionnels de l’équipe (référents de parcours, chargés de développement réseau, secrétariat), l’assistant administratif participe activement au fonctionnement global de la plateforme.

Il est chargé de :

• Accueillir et orienter les appels téléphoniques et informer les personnes appelantes sur le fonctionnement de la plateforme et les démarches administratives associées,
• Coordonner l’organisation administrative de la PCO-TND68 et contribuer à la dynamique de travail du secrétariat, en favorisant la coopération avec les différents professionnels de l’équipe et en développant une vision fine du fonctionnement global du service,
• Participer à la gestion administrative des parcours des enfants tout en contribuant à la structuration et à l’amélioration continue de l'activité administrative associée, notamment à travers :
  • le recueil et traitement des adressages vers la PCO-TND68,
  • la mise à jour de la file active,
  • le suivi des courriers et de la facturation CPAM,
  • la mise en œuvre administrative des réadressages,
  • la planification des synthèses,
  • l’envoi des synthèses à destination des parents et des professionnels de santé en lien avec le parcours de l’enfant,
  • la mise à jour des outils numériques d'adressage et de coordination du parcours (ViaTrajectoire, Parceo)
• Recueillir et compiler les données administratives nécessaires au suivi de l’activité et à la production des indicateurs et tableaux de bord,
• Animer les réunions du secrétariat et contribuer à l’harmonisation des pratiques administratives,
• Dans un contexte d’évolution rapide du secteur, apporter un appui à la direction dans la conduite de projets, l’amélioration des processus administratifs et l’adaptation de l’organisation du service en fonction des priorités identifiées.

Profil recherché

Les exigences comprennent :

• Bac +2 ou +3 exigé (BTS, BUT ou Licence) dans les domaines du secrétariat, de l’assistanat de direction, de la gestion administrative ou du support à l’action managériale.
• Expérience confirmée souhaitée
• Connaissance du fonctionnement médico-social et particulièrement du secteur handicap et enfance serait un plus
• Expérience au sein de plateformes départementales serait un plus
• Capacité d’autonomie, de travail en équipe et de coordination fonctionnelle
• Sens de l’organisation, du relationnel et capacité d’adaptation
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power point) et collaboratifs
• Permis B exigé

Conditions :

• CDI à temps plein à pourvoir en septembre 2026
• Possibilité de tickets Restaurants
• Planning de travail sur 4 jours et demi par semaine
• Possibilité de 1 jour de télétravail par semaine après 6 mois d’ancienneté
• 9 jours de congés trimestriels par an en complément des congés payés
• Salaire entre 27,4k€ et 42k€ selon profil et expérience en référence à la CCN 66
• Indemnité de coordination de 196,5€ brute
• Forfait mobilité douce : indemnité kilométrique pour les déplacements domicile-travail effectués avec un mode de transport non motorisé (accord d'entreprise).
• CSE actif et complémentaire santé avantageuse
• Locaux de travail agréables, récents et climatisés