Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

France Travail; Saint-Germain-de-la-Rivière; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une organisation de services sociaux recherche un Assistant administratif pour un CDD de 2 mois à Saint-Germain-de-la-Rivière. Vous serez en charge de l'accueil des usagers, de la gestion administrative des dossiers et de la rédaction de documents. Le candidat idéal a un an d'expérience dans un poste similaire et maîtrise les outils bureautiques. Le poste est à temps plein, 35 heures par semaine.

Qualifications

• 1 an d'expérience dans un poste similaire (service à la personne) est indispensable.
• Compétences en gestion administrative, classement de documents et planification.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires.
• Gestion administrative des dossiers usagers.
• Rédaction de courriers, mails, devis et contrats de prestations.

Connaissances

Gestion administrative du courrier

Classer des documents

Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Mettre à jour un dossier, une base de données

Formation

Employé qualifié

Outils

Word

Excel

Outlook

Teams

Apologic

Arcade

Description du poste

Offre n° 200HZCF

Assistant administratif / Assistante administrative (H/F) – 33 – ST GERMAIN DE LA RIVIÈRE

Responsabilités

• SAD (Service d’aide à domicile)
  • Accueil physique et téléphonique des usagers, intervenantes et partenaires.
  • Écoute et recueil des besoins.
  • Information sur les prestations et les modalités d’intervention (renseignements, inscriptions, suivi des dossiers, informations sur les modifications de planning, etc.).
  • Orientation vers le bon interlocuteur.
  • Traitement des mails arrivant sur la boîte mail du service.
  • Gestion administrative des dossiers usagers.
  • Ouverture, mise à jour et classement des dossiers usagers (papier et informatique).
  • Saisie et mise à jour des données dans les logiciels métier (Apologic, Arcade (DMP / DLU / PPA), PPAS).
  • Rédaction de courriers, mails, devis et contrats de prestations (DIPEC et avenants) soumise à validation des responsables de service.
  • Suivi, correction et validation des anomalies de pointage des agents de terrain.
  • Traitement et classement des feuilles de missions et feuilles de présence.
  • Lecture et classement des grilles de transmission rapportées par les agents opérationnels, lien avec les responsables de service.
  • Traitement du tableau « stock d’heure » M‑1 pour suivre les heures non réalisées par le service.
  • Planification et coordination des interventions.
  • Assurer la continuité de service en gérant les remplacements des agents et/ou bénéficiaires absents ou en réagissant face à un imprévu.
  • Prise en compte de l'annualisation du temps de travail des agents titulaires et des bases de contrat des agents contractuels.
  • Lien entre les bénéficiaires, les intervenantes et les responsables de service.
  • Participation à la vie du service, travail en équipe, points réguliers, réunions de service.
  • Contribution à l’amélioration des pratiques (propositions, signalement d’anomalies).
  • Archivage et classement des documents de service.
  • Participation aux temps de travail ou aux projets menés sur des sujets transversaux de la Maison des Services Communautaires.
• Portage de Repas à Domicile
  • Accueil physique et téléphonique des usagers.
  • Inscription, mise en place et suivi des commandes pour les bénéficiaires du service.
  • Échanges d'informations avec le prestataire de service et le service de livraison.
  • Rédiger les contrats de prestation et assurer le suivi.
• Transport à la Demande
  • Accueil physique et téléphonique des usagers.
  • Instruire les demandes d’inscription auprès de ce service et envoyer les courriers et cartes de transport.
  • Assurer les échanges d'informations et le traitement des réclamations avec les services de la Région.
• Compétences informatiques : logiciels bureautique (Word, Excel, Outlook, Teams) et logiciels métiers (ex : Apologic, Tag and play, Arcade, plateforme partenaire CARSAT, etc.).

Profil souhaité

• Expérience : 1 an dans un poste similaire (service à la personne) – indispensable.
• Compétences : Classer des documents, Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez‑vous, Mettre à jour un dossier, une base de données.
• Qualification : Employé qualifié.
• Secteur d’activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.

Conditions

• Type de contrat : CDD – 2 mois.
• Durée du travail : 35 h/semaine.
• Travail en journée.
• Salaire : TBI selon grade et indice + IFSE fixe mensuel.