ASSISTANT ACCUEIL ET ADMINISTRATIF (H/F)

AIDE A DOMICILE DE L'AISNE SUD; Laon; Sur place; EUR 13 000 - 20 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

CSE

Complémentaire santé

% du SMIC en fonction de l'âge

Résumé du poste

AIDE A DOMICILE DE L'AISNE SUD recherche un employé qualifié pour assurer l’accueil des clients, la gestion des échanges téléphoniques et des courriers, ainsi que le suivi administratif et comptable des dossiers. Le poste implique des missions d’accueil physique, de classement, et de transmission des demandes au service concerné.

Profil débutant accepté avec rigueur, empathie et sens de l’organisation. Contrat en CDD de 12 mois ou en apprentissage, travail en journée, zone départementale.

Qualifications

• Orientation client et bonne élocution téléphonique exigées.
• Sens de l’organisation et rigueur dans le classement et l’archivage.

Responsabilités

• Réception et identification des appels, orientation vers le bon service.
• Accueil physique des clients et visiteurs, représentation de l’entreprise.
• Gestion de la messagerie et transmission des demandes au service compétent.
• Gestion des courriers et factures et transmission aux tiers payeurs.
• Réalisation des tâches administratives liées à la comptabilité et au recouvrement.

Connaissances

Classer des documents

Planifier des rendez-vous

Mettre à jour dossiers

Description du poste

1/Standard : SERVICES AUX USAGERS et AUX PERSONNELSRéception et identification des appels, analyse de la demande et orientation soit vers la bonne personne recherchée, soit vers un service compétent, utilisation de la messagerie de correspondance type , spécifique à l'entrepriseMise en relation et suivi fonctionnel de la prise en charge de l'appel (poste occupé, interlocuteur absent .)Traitement des demandes de renseignement téléphoniqueAccès à un fonds d'information sur les structures présentes dans le site, leurs missions et leur organisation (qui fait quoi ?), ainsi que sur les dossiers d'actualité et les grands évènements qui peuvent générer des afflux d'appels2/Accueil physique : Image de la société et de son organisationreprésenter physiquement une ou plusieurs organisationsinformer et orienter les clients ou les visiteurs, de manière permanente ou dans le cadre d'évènements donnésvaloriser l'image de ou des entreprises3/ Administratif :Gestion de la messagerie mails et transmission des demandes clients, prescripteurs, candidats etc. auprès du service compétentGestion des courriers « jours fériés » et transmission des retours clients aux RSTraitement des ordres de mission MutuellesEncaissements : chèques, relevé des virements, cesuTransmission des factures à certains tiers payeurs, PAP, RACGestion et tri des courriers / Mise sous pli des factures et des courriersImpression des quittances de loyer puis transmission par courrier ou par mailRecouvrement : exportation de la liste des recouvrements et gestion des impayés /appels et courriers de relanceClassement et archivage ComptabilitéTraitement des demandes stagiaires : découverte métier de l'accueil et intervenantes AVS, transmission aux responsables de secteurRecueil des enquêtes de satisfaction et transmission au service d'AnalyseAchats : vie du bénéficiaire, classeur et fiches de liaisonCommandes EPI/Commandes fournitures administrativesGestion des mandats pour prélèvement aux bénéficiairesAppel des mutuellesSavoir faire :Utiliser les consoles téléphoniques et autres systèmes liés (annuaires électroniques.)Faire preuve d'une écoute attentiveS'exprimer avec facilitéRespecter et mettre en œuvre les consignes reçuesFaire preuve de curiosité sur les différentes missions de l'organisation

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat apprentissage Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• CSE
• Complémentaire santé
• % du SMIC en fonction de l'age

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Aide à domicile

Employeur

50 à 99 salariés

Aide à Domicile, Hygiène et Assistance aux Personnes, définit déjà le c?ur de sa mission : permettre aux personnes fragilisées (handicapées, âgées, en perte d autonomie ou immobilisées temporairement) de vivre à leur domicile, dans les meilleures conditions de confort et de sécurité, grâce à un accompagnement professionnel personnalisé, respectant leur rythme de vie.Les prestations proposées par Adhap Services sont dédiées à l aide à domicile des personnes fragilisées.Mme BEATRICE STOURBE