Asistente de Gerencia/Recepción con Experiencia en Sap Business One/ Excel intermedio

Duperu; Luri; On-site; EUR 5,300 - 8,300; Full time

Benefits offered by this job

Planilla directa con todos los benfici

Pagos quincenales

Job summary

DUPERU busca un Asistente Administrativo/Recepcionista para su sede de Lurín. Se valorará experiencia en recepción, gestión de compras y atención a proveedores y clientes.

La posición implica administrar agenda, coordinar reuniones, manejar caja chica y registrar movimientos en SAP Business One. Se ofrece oportunidad de desarrollo y estabilidad laboral.

Qualifications

• Egresado o bachiller en secretariado, administración o afines.
• Experiencia mínima de 1 año como asistente administrativo.
• Conocimientos en recepción, órdenes de compra y servicio, gestión de proveedores y caja chica.
• Nivel de redacción intermedio a avanzado y manejo de Office (Word, Excel).
• Conocimiento deseable de SAP Business One (HANA).
• Competencias: responsabilidad, puntualidad, trabajo en equipo, iniciativa y flexibilidad.

Responsibilities

• Atender llamadas y derivarlas al área correspondiente.
• Recibir, clasificar y entregar correspondencia.
• Gestionar la agenda de Gerencia: convocar reuniones y gestionar salas.
• Administrar salas de reuniones, apagar luces y AC cuando corresponda.
• Gestionar proveedores, cotizaciones y compras de suministros.
• Registrar órdenes en SAP B1 y coordinar con Contabilidad para pago.
• Manejar cajas chicas y rendir gastos ante Contabilidad y Auditoría.
• Comprar pasajes y reservas de hotel para Gerencia y colaboradores.
• Redactar documentos y trámites ante SUNARP/notarías con asesor legal.
• Archivar contratos de las empresas del grupo DUPERU.

Skills

Buena atención al cliente

Organización

Comunicación efectiva

Trabajo en equipo

Proactividad

Education

Secretariado/Administración - Egresado/Bachiller/Universitario

Tools

SAP Business One (HANA)

Office (Word/Excel)

Job description

Empresa reconocida en el rubro farmacéutico con años en el mercado se cuentra en la búsqueda de Asistente Administrativo/Recepcionista para la sede de Lurín.

REQUISITOS

• Egresado, bachiller técnico o universitario en secretariado, administración o afines.
• Experiencia comprobada en el cargo de asistente administrativo mínimo un año.
• Conocimientos administrativos: recepción, órdenes de compra y de servicio, gestión de proveedores, caja chica y rendición de gastos.
• Nivel de redacción intermedio a avanzado
• Manejo intermedio de Office, Word y Excel.
• Deseable conocimiento de SAP Business One (HANA).
• Competencias Generales: Responsabilidad, puntualidad, trabajo en equipo, iniciativa, proactividad, flexibilidad, adaptación al cambio, tolerancia a la presión.
• Competencias específicas: Proactividad, amabilidad, dinamismo, escucha activa, Resiliencia, negociación de conflictos, resolución de problemas, comunicación efectiva, análisis, organización y planificación, orientación al cliente, orientación de resultados, capacidad de aprendizaje.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

• Atender las llamadas telefónicas y derivarlas al área que corresponda.
• Recibir, clasificar y entregar la correspondencia a las áreas correspondientes.
• Atender al cliente interno y externo (proveedores, clientes, entidades, etc.) y derivar sus solicitudes (cotizaciones, reclamos, CV) al área responsable.
• Gestionar la agenda de Gerencia: convocar reuniones y comités, enviar las invitaciones y separar las salas.
• Administrar las salas de reuniones y velar por que las luces y el aire acondicionado de salas, oficinas y comedor queden apagados.
• Controlar las llaves de las salas de reuniones y de los armarios y cajoneras del personal.
• Solicitar cotizaciones de compras y servicios (economato, útiles de limpieza, mantenimiento del local) a no menos de dos proveedores.
• Gestionar el economato mensual de DUPERU y GEMUSELAB: enviar el formato de requerimiento a las áreas, consolidar los pedidos, presentar la proforma a Gerencia para su aprobación, realizar la compra y entregar a cada área con su conformidad.
• Comprar los insumos de consumo de la oficina: café y agua para Gerencia; café, té y azúcar para el comedor; artículos para los SS. HH. y agua de mesa.
• Supervisar el mantenimiento de la empresa: verificar el estado de las instalaciones (jardín y riego, cortinas, cámaras, cerco eléctrico, cableado, fumigación, etc.), cotizar los mantenimientos correctivos, coordinar con los proveedores y dar la conformidad del trabajo.
• Registrar en SAP Business One las órdenes de compra y de servicio de las empresas del grupo para las áreas que lo soliciten (RRHH, Auditoría, Marketing, Sistemas, etc.), enviarlas con su factura a Contabilidad y hacer seguimiento hasta su aprobación y pago.
• Gestionar ante Contabilidad el alta de proveedores nuevos (formulario y documentos del proveedor).
• Manejar tres cajas chicas (DUPERU, GEMUSELAB y BOTICA HUERTA GRANDE / INSTAFARMA): pagar y reembolsar los gastos autorizados (movilidad, courier, compras menores y gastos de Gerencia), registrarlos en RindeGastos y rendirlos con sus sustentos a Contabilidad y Auditoría según el cronograma de cierre mensual.
• Comprar pasajes aéreos y terrestres, nacionales e internacionales, y gestionar reservas de hotel para Gerencia, invitados y colaboradores de provincia.
• Redactar documentos, cartas, memorándums, etc.
• Solicitar vigencias de poder, copias literales y números de partida, y realizar trámites ante SUNARP y notarías (copias certificadas, legalizaciones, apostillado), en coordinación con el asesor legal.
• Archivar y custodiar los contratos de las empresas del grupo DUPERU.

BENEFICIOS

• - Planilla directa con todos los beneficios de ley
• - Pagos quicenales