Alternance - Assistant Coordination Studio Architecture H/F

Diptyque paris; Paris; Sur place; EUR 13 000 - 20 000; Temps partiel

Résumé du poste

Diptyque Paris recherche un(e) alternant(e) pour accompagner le développement du département Architecture et soutenir le pilotage opérationnel et budgétaire du Studio Architecture et de la Maison.

Vous participerez à la structuration des outils de suivi, à l'amélioration des processus et au déploiement d'outils permettant une meilleure visibilité des données du studio, avec une autonomie dans vos missions et une ouverture sur l'international.

Qualifications

• Formation Bac+4/5 en Commerce, Ingénierie ou Gestion de projet ou équivalent universitaire, avec 1 année d'expérience.
• Maîtrise du Pack Office et anglais écrit/oral.
• Intérêt pour les outils digitaux de suivi et l'automatisation.
• Capacité à structurer et standardiser : templates, checklists, documentation.

Responsabilités

• Assurer le suivi opérationnel des projets en collaboration avec les équipes internes et partenaires externes.
• Maintenir les outils de pilotage à jour pour garantir une visibilité fiable des plannings et priorités.
• Contribuer au suivi budgétaire et à la facturation des projets.
• Consolider les plans et anticiper les dates de lancement des projets par marché.
• Développer et améliorer des outils facilitant le pilotage et le partage d'informations.

Connaissances

Organisation et priorisation

Autonomie

Anglais

Pack Office

Outils digitaux

Formation

Bac+4/5 en Commerce, Ingénierie ou Gestion de projet

Outils

Pack Office

Outils digitaux

Description du poste

Au sein du département Architecture et rattaché(e) à la Coordinatrice du Studio Architecture, vous accompagnerez le développement du département et de le Maison, et contribuerez à la structuration des outils de suivi, à l'amélioration des processus et au pilotage opérationnel de l'activité.

Véritable support transverse de l'équipe, vous participerez à l'optimisation du suivi des projets, des budgets et des commandes, tout en développant des outils permettant d'améliorer la visibilité de l'activité et des données du studio.

Description de poste

Coordination opérationnelle

• Assurer le suivi opérationnel des projets architecturaux en collaboration avec les équipes internes et les partenaires externes.
• Maintenir les outils de pilotage à jour pour garantir une visibilité fiable des plannings et des priorités.

Gestion des commandes, fournisseurs et logistique

• Développer et maintenir un suivi des commandes par fournisseur, en assurant un renouvellement des stocks.
• Assurer le suivi des livraisons au global, des échéances et de la documentation associée en lien avec les équipes logistiques.
• Participer à l'évaluation des partenaires et à l'identification d'opportunités d'optimisation des coûts.

Suivi budgétaire et facturation

• Contribuer au suivi des dépenses des projets et à la mise à jour des outils de pilotage budgétaire.
• Assurer le suivi des factures fournisseurs jusqu'à la clôture des projets.
• Participer à l'analyse des dépenses et à l'identification de leviers d'optimisation.

Data, reporting et planification

• Consolider les plans annuels d'ouverture par marché et anticiper les dates de lancements de projets.
• Standardiser les outils de suivi de données de l'équipe.
• Participer à la création et à la maintenance du référentiel des boutiques et des archives projets.

Développement d'outils et innovation

• Concevoir et améliorer des outils facilitant le pilotage de l'activité et le partage d'informations.
• Identifier des opportunités d'automatisation pour simplifier les tâches récurrentes.
• Contribuer à la standardisation des processus, templates et bonnes pratiques de l'équipe.

Les missions ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en fonction des projets.

Profil recherché

Issu(e) d'une formation Bac+4/5 en Ecole de Commerce, Ingénieur, Gestion de projet ou équivalent universitaire, vous justifiez d'une expérience de 1 année minimum (stage ou alternance), idéalement acquise dans un rôle de gestion au sein d'une équipe créative.

• Aptitudes personnelles attendues sur le poste
• Forte appétence pour les outils digitaux de suivi et l'automatisation (cas d'usage concrets, amélioration continue, esprit test & learn).
• Esprit entrepreneurial prononcé, volonté de participer à des projets responsabilisants.
• Excellentes capacités d'organisation, d'analyse et de priorisation.
• Capacité à travailler en autonomie
• Capacité à structurer et standardiser : templates, checklists, documentation simple et actionnable.
• Rigueur en suivi de données, autonomie et sens du détail : fiabilité des informations, contrôle des écarts (budget/délais), traçabilité des décisions.
• Adaptabilité et résolution de problèmes dans un contexte d'évolution constante : priorisation, réactivité, communication claire.
• Maitrise du pack Office (ou d'autres outils en fonction du poste) - [élément obligatoire]
• Maîtrise de l'anglais (écrit et oral) - [Élément obligatoire]

Alternance à pourvoir à partir de janvier 2027 pour une durée de 1 an.