Alternance - Assistant Coordination Studio Architecture H/F

Diptyque SAS; France; Sur place; EUR 13 000 - 18 000; Temps partiel

Résumé du poste

Diptyque SAS, basé à Paris, cherche un(e) alternant(e) au sein du département Architecture, rattaché(e) à la Coordinatrice du Studio Architecture, pour accompagner le développement et structurer les outils de suivi.

Vous assurerez le suivi opérationnel des projets, tiendrez les outils de pilotage à jour et participerez à l’optimisation des coûts et des délais, tout en développant des outils de reporting et de data pour améliorer la visibilité des activités.

Qualifications

• Maîtrise du pack Office (ou équivalent) et anglais écrit/oral exigée.
• Formation Bac+4/5 et première expérience en gestion de projet dans une équipe créative recommandées.

Responsabilités

• Assurer le suivi opérationnel des projets architecturaux en collaboration avec les équipes.
• Maintenir les outils de pilotage et les tableaux de bord à jour pour visibilité des plannings et priorités.
• Suivi des commandes, fournisseurs et logistique; développer et maintenir le suivi des commandes et des stocks.
• Suivi des livraisons, échéances et documentation associée en liaison avec les équipes logistiques.
• Contribuer à l’évaluation des partenaires et à l’optimisation des coûts.
• Participer à l’analyse des dépenses et à l’identification d’opportunités d’automatisation et d’amélioration.

Connaissances

Anglais (écrit et oral)

Pack Office

Formation

Bac+4/5 en Ecole de Commerce, Ingénieur, Gestion de projet ou équivalent

Description du poste

Born in exuberant, ebullient Saint Germain, Paris, in 1961, Diptyque is a creator of evocative perfumes for the self and the home, scented skincare products and desirable decorative objects. Striking a balance between reverie, nature and art, Diptyque extends an invitation to step inside a universe replete with creations that set the imagination free to wander.

Au sein du département Architecture et rattaché(e) à la Coordinatrice du Studio Architecture, vous accompagnerez le développement du département et de le Maison, et contribuerez à la structuration des outils de suivi, à l’amélioration des processus et au pilotage opérationnel de l’activité. Véritable support transverse de l'équipe, vous participerez à l’optimisation du suivi des projets, des budgets et des commandes, tout en développant des outils permettant d’améliorer la visibilité de l’activité et des données du studio.

Description de poste :

• Assurer le suivi opérationnel des projets architecturaux en collaboration avec les équipes internes et les partenaires externes.
• Maintenir les outils de pilotage à jour pour garantir une visibilité fiable des plannings et des priorités.
• Gestion des commandes, fournisseurs et logistique- Développer et maintenir un suivi des commandes par fournisseur, en assurant un renouvellement des stocks.
• Assurer le suivi des livraisons au global, des échéances et de la documentation associée en lien avec les équipes logistiques.
• Participer à l'évaluation des partenaires et à l'identification d'opportunités d'optimisation des coûts.
• Suivi budgétaire et facturation- Contribuer au suivi des dépenses des projets et à la mise à jour des outils de pilotage budgétaire.
• Assurer le suivi des factures fournisseurs jusqu'à la clôture des projets.
• Participer à l'analyse des dépenses et à l'identification de leviers d'optimisation.
• Data, reporting et planification- Consolider les plans annuels d'ouverture par marché et anticiper les dates de lancements de projets.
• Standardiser les outils de suivi de données de l'équipe.
• Participer à la création et à la maintenance du référentiel des boutiques et des archives projets.
• Développement d'outils et innovation- Concevoir et améliorer des outils facilitant le pilotage de l'activité et le partage d'informations.
• Identifier des opportunités d'automatisation pour simplifier les tâches récurrentes.
• Contribuer à la standardisation des processus, templates et bonnes pratiques de l'équipe.

Profil recherché :

• Issu(e) d’une formation Bac+4/5 en Ecole de Commerce, Ingénieur, Gestion de projet ou équivalent universitaire, vous justifiez d’une expérience de 1 année minimum (stage ou alternance), idéalement acquise dans un rôle de gestion au sein d’une équipe créative.

Aptitudes personnelles attendues sur le poste :

• Forte appétence pour les outils digitaux de suivi et l’automatisation (cas d’usage concrets, amélioration continue, esprit test & learn).
• Esprit entrepreneurial prononcé, volonté de participer à des projets responsabilisants.
• Excellentes capacités d'organisation, d'analyse et de priorisation.
• Capacité à travailler en autonomie
• Capacité à structurer et standardiser : templates, checklists, documentation simple et actionnable.
• Rigueur en suivi de données, autonomie et sens du détail : fiabilité des informations, contrôle des écarts (budget/délais), traçabilité des décisions.
• Adaptabilité et résolution de problèmes dans un contexte d’évolution constante : priorisation, réactivité, communication claire.
• Maitrise du pack Office (ou d’autres outils en fonction du poste) - [élément obligatoire]
• Maîtrise de l’anglais (écrit et oral) - [Élément obligatoire]

Alternance à pourvoir à partir de janvier 2027 pour une durée de 1 an. Diptyque is committed to diversity in all its forms and considers each application carefully. At Diptyque, we unleash your imagination and creativity and support your personal and professional development within a committed and talented team united in a shared adventure.