Agent de gestion administrative pour service vie scolaire

Ville de Saint-Chamond; Saint-Chamond; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un(e) gestionnaire pour s’occuper de la gestion des crédits alloués aux écoles et des inscriptions scolaires. Le candidat idéal doit connaître la fonction publique territoriale et avoir des compétences en comptabilité et gestion des marchés publics. Ce poste implique de travailler avec les familles et d'assurer une communication efficace avec les écoles. Une bonne maîtrise des outils bureautiques est également requise.

Qualifications

• Connaissance des règles comptables et des marchés publics.
• Capacité à gérer le temps et à s'organiser.
• Autonomie dans le travail tout en restant en équipe.

Responsabilités

• Gérer les crédits des écoles et suivre les dépenses.
• Assurer l'accueil des familles et gérer les inscriptions scolaires.
• Rédiger des courriers administratifs et suivre les activités.

Connaissances

Discrétion professionnelle

Rigueur comptable

Capacité à travailler en équipe

Maîtrise du logiciel CIVIL

Sens de l'organisation

Formation

Connaissance du statut de la fonction publique territoriale

Outils

Logiciel BASE ELEVES

Logiciel Concerto

Description du poste

Missions

Activité 1 : Gérer les crédits alloués aux écoles :

• Calculer, communiquer et gérer le montant de crédits affectés à chaque école y compris pour les écoles privées sous contrat de la ville
• Suivre l’affectation de crédits accordés sur des projets spécifiques (classes transplantées, dispositif « école et cinéma », spectacles jeunes publics…)
• Assurer la validation des commandes écoles
• Réaliser les bons de commandes pour le service et écoles
• Suivi des factures avec vérification du service fait, liquidation, rattachement et rapprochement comptable.
• Préparer, exécuter, contrôler l’exécution des marchés publics du service lié aux écoles (photocopieurs, transports, papeterie, manuels scolaires, restauration scolaire, compost…)
• Participer à la préparation budgétaire et rendre compte sur le suivi de l’état des crédits affectés au service aussi bien en fonctionnement qu’en investissement
• Renseigner les tableaux de bord de suivi d’activité
• Participer à la gestion budgétaire des projets et dispositifs spécifiques

Activité 2 : Gérer les inscriptions scolaires

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles
• Renseigner sur les modalités d’inscriptions scolaires et les dérogations
• Etudier les dossiers d’inscription scolaire afin de remettre aux familles un certificat d’inscription scolaire
• Être l’interlocutrice des directeurs d’école sur les capacités d’accueil de nouveaux élèves
• Préparer les commissions de dérogations dans le cadre de la sectorisation
• Gérer les dossiers pour l’accueil des enfants de 2 ans sur certains établissements.
• Gérer les réponses aux familles suite aux commissions scolaires
• Suivi des dérogations hors commune : dossier des demandes des familles, suivi des paiements (recettes et dépenses)

Activité 3 : Tâches administratives liées aux activités et à la transversalité dans le service :

• Rédiger des courriers et en assurer le suivi complet sur le logiciel métier.
• Préparer les actes administratifs liés aux missions du poste
• Fonctionner en binôme avec l’assistante administrative du service, sur les éléments de population scolaire.
• Être en capacité d’assurer des remplacements ou la gestion des urgences lors d’absences sur le poste d’assistante administrative
• Rendre compte de son activité et la partager au sein de l’équipe Vie Scolaire

Activités occasionnelles :

• Assurer des tâches polyvalentes occasionnelles, comme la gestion des pharmacies des écoles, l’affranchissement des écoles, la fourniture des registres scolaires, les élections des parents d’élèves
• Assurer en dépannage ponctuellement le poste d’accueil DPEVS

Principales relations hiérarchiques : Responsable du service Vie Scolaire

Principales relations fonctionnelles : Ecoles

Profil souhaité

Savoir :

• Connaitre le statut de la fonction publique territoriale
• Connaître les règles de fonctionnement d’une collectivité territoriale et les relations entre les différents acteurs institutionnels

Savoir-faire :

• Faire preuve de discrétion professionnelle
• Connaitre les règles comptables et des marchés publics.
• Maîtriser le logiciel CIVIL et les suites bureautiques
• Connaitre et s’adapter aux outils de travail des services support
• Sens de l’organisation du travail et de la gestion du temps
• Rigueur comptable et de travail
• Capacité à travailler en binôme et en transversalité
• Savoir travailler avec de l’autonomie au sein d’une équipe et savoir rendre compte de son activité
• Connaitre et maitriser les logiciel BASE ELEVES / Concerto
• Diriger et informer le public Retransmettre les bonnes informations aux agents de la direction

Savoir-être :

• Diplomatie, Patience,
• Sens des relations humaines
• Rigueur, sérieux et honnêteté
• Goût et aptitude pour les chiffres
• Discrétion professionnelle
• Goût et aptitude pour les relations humaines et l’accueil du public