Agent d'accueil standardiste - H/F

ICANS | Institut de cancérologie Strasbourg Europe; Strasbourg; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un institut de santé à Strasbourg recherche un professionnel pour accueillir et orienter les usagers, répondre aux appels téléphoniques, et gérer des dossiers administratifs. Le candidat idéal possède un Bac pro métiers de l'accueil et une bonne maîtrise des outils bureautiques. Des compétences relationnelles sont essentielles pour ce poste de travail en équipe, avec des horaires flexibles incluant des week-ends.

Qualifications

• Expérience dans le secteur hospitalier serait un plus.
• Maitrise des outils bureautiques essentiels.
• Capacité à travailler sous pression avec discernement.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des usagers.
• Information et conseil aux patients et familles.
• Création et gestion des dossiers administratifs.

Connaissances

Accueil et orientation des personnes

Gestion du stress

Analyse des situations d'urgence

Discrétion

Maitrise des outils bureautiques

Travail en équipe

Formation

Bac pro métiers de l'accueil

Description du poste

Objectif général du poste

• Accueil physique des usagers : Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché
• Accueil téléphonique des usagers : Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et / ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature
• Traitement du courrier entrant et sortant
• Etre support dans le déploiement des actions de la Direction de la communication (Signalétique /accueil des participants /mise en place matériel /affichage)
• Participer aux admissions des patients (Renseigner sur les parcours patients et les modalités d’admission, création de dossiers administratifs patient en relai du service admissions/facturation & préparation des dossiers de pré-admission en hôpital de jour)

Responsabilités et missions

• Accueil des personnes (patients, usagers, familles, etc.)
• Accompagnement des personnes dans les locaux, lieux internes (services, lieux de prise en charge.) ou externes
• Contrôle d'identité des visiteurs (visiteurs médicaux, représentants commerciaux,...)
• Information et conseil à des tiers (agents, patients, familles, etc.)
• Création des dossiers administratifs et l’admission des patients non connus (en dehors des heures d’ouverture du service admissions facturation)
• Participer à l’admission des patients pris en charge en hôpital de jour oncologie (préparation des dossiers patients et validation des préadmissions)
• Participation à la gestion de la permanence des soins (Transferts des appels internes à destination des professionnels d’astreinte, Disposer des informations utiles à la gestion des appels : tableau de permanence des soins & répertoire en lien à jour à disposition immédiate)
• Participation à la bonne diffusion de l’information auprès des usagers (Diffusion auprès des professionnels, mise à jour de l’affichage institutionnel et événementiel, réassort des informations en libre-service dans le hall après définition des outils en accord avec le N+1)
• Apporte un soutien organisationnel et logistique aux initiatives de la Direction de la communication
• Tenue d’un suivi des clés de salles de réunions de l’établissement
• Mise à disposition de fauteuils roulants au bénéfice des usagers de l’établissement
• Tenue du document de recueil des transmissions
• Gestion quotidienne du parc de tablettes tactiles mis à disposition des patients (Gestion du planning de réservation, entretien hygiène des tablettes, mise à jour des applications et du système)
• Gestion accès lieu de recueillement / Espace des associations & tenue du registre
• Renseigner les patients sur les modalités de souscription à l’offre multimédia
• Accompagnement des volontaires en service civique en mission dans l’établissement
• Savoir renseigner sur les modalités d’accès à un interprète qu’il soit issu de ou professionnel
• Vérification de l’identité, des circulations/conditions de visite et d’accès et des personnes souhaitant être en contact avec des professionnels de l’établissement ou des patients

Liens hiérarchiques et fonctionnels / Relations extérieures

• Lien hiérarchique : Responsable accueil-standard & ERI | Direction de la communication
• Liens fonctionnels : Patients, usagers, familles, professionnels du Centre Paul Strauss, prestataires

Compétences

• Savoir-faire : Accueillir et orienter des personnes, des groupes, Gérer ses émotions, son stress Identifier / analyser des situations d'urgence et définir des actions Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.), en résumer les points-clés et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes Maitrise des outils bureautiques et les différents logiciels métiers propres à chacun des postes
• Savoir être : Avoir un bon relationnel Patience Discrétion
• Aptitudes : Rigueur Sens de l’organisation Polyvalence Travail en équipe

Formation Diplômes et expérience

• Bac pro métiers de l'accueil
• Une première expérience dans le secteur hospitalier serait un plus

Spécificités du poste

• Amplitude horaire : 7h – 20h en semaine : poste matin et poste soir en roulement
• Week-end et jour férié travaillés selon roulement

Statut et conditions de travail

Le poste est basé sur le site de l’ICANS - Institut de Cancérologie Strasbourg Europe